Ertu að hefja viðskiptafræðiferil eða skráður þig í viðskiptaáætlun? Að þekkja mismunandi verkefnastjórnunaraðferðir getur gert ferð þína sléttari. Þessar aðferðir spara ekki aðeins tíma heldur auka einnig getu þína til að takast á við vinnuverkefni með góðum árangri. Í þessari handbók munum við kanna fjölbreyttar verkefnastjórnunaraðferðir, sem gerir þér kleift að velja þá sem hentar þér best.
Skilningur á aðferðafræði verkefnastjórnunar er mikilvægur fyrir þá sem stefna á feril í viðskiptafræði eða eru nú skráðir í viðskiptaáætlun. Þetta snýst um meira en bara að klára verkefni; það snýst um að gera það á skilvirkan hátt. Með því að læra þessar aðferðir spararðu ekki aðeins tíma heldur tryggirðu einnig að vinnutengd verkefni þín séu unnin á skilvirkan hátt. Við skulum kafa ofan í hinar ýmsu verkefnastjórnunaraðferðir til að aðstoða þig við að velja þann sem er í takt við óskir þínar og markmið.
Nauðsynlegir þættir verkefnastjórnunar
Verkefnastjórnun felur í sér fimm mikilvæga þætti sem stuðla að velgengni þess. Þessir lykilþættir tryggja að verkefni sé vel skipulagt, framkvæmt á skilvirkan hátt, fylgst vel með, áhættustýringu og samskiptum viðhaldið í gegn. Hér er sundurliðun á þessum mikilvægu þáttum:
1. Skipulag: Fyrsta skrefið í verkefnastjórnun er að búa til nákvæma áætlun. Þessi áætlun ætti að ná yfir umfang verkefnisins, markmið, tímalínur, fjármagn og fjárhagsáætlun. Það er mikilvægt að uppfæra og endurskoða áætlunina reglulega til að tryggja að verkefnið haldist á réttri leið.
2. Framkvæmd: Þegar áætlunin liggur fyrir felur næsti áfangi í sér að koma henni í framkvæmd. Verkefnastjórar þurfa að hafa umsjón með því að ljúka ýmsum verkefnum sem lýst er í áætluninni til að tryggja að verkefnið gangi eins og til er ætlast.
3. Eftirlit og eftirlit: Verkefnastjórar gegna mikilvægu hlutverki við að fylgjast með framvindu verkefnisins. Þeir þurfa að greina öll vandamál sem upp koma og gera nauðsynlegar breytingar til að halda öllu á réttri leið. Lykilárangur (KPIs) eru dýrmæt tæki til að fylgjast með og stjórna verkefninu.
4. Áhættustjórnun: Flest verkefni standa frammi fyrir óvissu og skilvirk verkefnastjórnun felur í sér að greina og draga úr áhættu. Með því að takast á við hugsanleg vandamál áður en þau stigmagnast geta verkefnastjórar staðið vörð um árangur verkefnisins.
5. Samskipti: Opin samskipti eru mikilvæg í gegnum verkefnið. Verkefnastjórar ættu að uppfæra hagsmunaaðila reglulega um framgang verkefnisins, stuðla að samvinnuumhverfi og tryggja að allir séu vel upplýstir.
Með því að einbeita sér að þessum fimm grundvallarþáttum auka verkefnastjórar líkurnar á að ljúka verkefnum með góðum árangri, ná markmiðum og uppfylla hagsmunaaðila.
Verkefnastjórnunaraðferðir
1. Fossaðferð
Margir nemendur og verkefnastjórar leitast við að fá einfalda, skref-fyrir-skref nálgun til að stjórna verkefnum sínum. Ef þú ert einhver sem hefur gaman af skýrum og beinum aðferðum gæti fossaaðferðafræðin verið það sem þú þarft. Hugtakið „foss“ sjálft gefur til kynna flæði ferlisins niður á við, þar sem hver áfangi er hafinn og lokið áður en haldið er áfram í næsta. Þessi nálgun er sérstaklega áhrifarík fyrir verkefni í framleiðslu og smíði. Það getur líka verið vel fyrir nemendur og vísindamenn að safna og greina gögn í fræðilegum tilgangi.
Fossaðferðafræðin er ein af aðferðafræði verkefnastjórnunar þar sem þú þarft að fylgja ákveðinni leið og tryggja að hverju stigi sé lokið áður en haldið er áfram á næsta. Þessi skipulagða uppbygging gerir það auðveldara að fylgjast með framförum og lágmarkar líkurnar á að hlutirnir verði of flóknir. Hvort sem þú ert að reisa byggingu eða stunda fræðilegar rannsóknir, þá veitir fossaaðferðafræðin kerfisbundna leið til að fara í gegnum verkefnið þitt, sem gerir það að frábæru vali fyrir þá sem kjósa einfalda og línulega verkefnastjórnunaraðferð.
Einnig lesið: 30 Tilvitnanir í örstjórnun og skýringar þeirra
2. Critical Path Method (CPM)
The Critical Path Method (CPM) er gagnlegt verkefnastjórnunartæki sem hjálpar stjórnendum að skilja og skipuleggja verkefni í verkefni. Það gerir þeim kleift að bera kennsl á öll verkefnin og finna út hversu sveigjanleg áætlunin er fyrir hvert og eitt. Með CPM búa stjórnendur til mikilvægu leiðina, sem er lengsta röð verkefna sem nauðsynleg eru til að ljúka verkefninu á réttum tíma.
Þessi aðferð er sérstaklega áhrifarík fyrir smærri og meðalstór verkefni. Það einfaldar ferlið við að skipuleggja og skipuleggja verkefni, sem gefur skýran vegvísi fyrir tímalínu verkefnisins. Með því að einbeita sér að mikilvægu leiðinni geta stjórnendur forgangsraðað verkefnum og tryggt að verkefnið haldist á áætlun.
Í meginatriðum, aðferðin við mikilvæga leið hagræðir verkefnastjórnun með því að bjóða upp á einfalda nálgun við verkskipulag og tímasetningu. Það er dýrmætt tæki til að tryggja skilvirka og tímanlega verklok, sérstaklega í samhengi við smærri og meðalstór verkefni.
3. Agile aðferðafræði
Í teymisvinnu er lipur aðferðafræðin gagnleg leið til að ná meginmarkmiðum verkefnis. Agile leggur áherslu á að vinna saman, vera sveigjanlegur og tryggja að viðskiptavinurinn sé ánægður. Þetta hjálpar til við að breyta áætlunum og verða betri á mismunandi stigum. Venjulega skiptir fólk sem fylgir þessari aðferð verkefninu í smærri hluta sem kallast sprettir. Þeir nota síðan stöðuga endurgjöf til að gera vöruna betri.
Lipur er eins og gagnlegur leiðarvísir fyrir teymi. Það sýnir þeim hvernig á að vinna vel saman og vera tilbúin fyrir breytingar. Ímyndaðu þér að þú sért á ferðalagi og í stað þess að skipuleggja alla ferðina í einu, skipuleggur þú hana smátt og smátt. Þannig geturðu breytt áætlunum þínum auðveldlega ef eitthvað óvænt gerist.
Með lipurð geta lið verið skapandi og gert hlutina betri skref fyrir skref. Þetta er eins og að byggja púsluspil. Þú byrjar á litlum bitum, setur þá saman og fljótlega hefurðu heildarmyndina. Snögg aðferðin er eins og að setja púsl verkefnisins saman, eitt stykki í einu, til að tryggja að allt passi rétt.
4. Aðferðafræði Scrum
Scrum aðferðin er leið til að stjórna verkefnum sem fylgir nokkrum af lykilhugmyndum liprar nálgna. Svipað og lipur aðferðin leggur Scrum mikla áherslu á teymisvinnu og samvinnu. Rétt eins og í lipurð skiptir fólk sem notar Scrum niður mismunandi verkefni í verkefni í smærri, viðráðanlegri hluta. Hins vegar er Scrum hannað fyrir smærri teymi, venjulega sem samanstendur af allt að tíu meðlimum.
Í Scrum skipuleggja þessi teymi stutta fundi, þekkta sem scrum fundi, annað hvort daglega eða vikulega til að meta hversu vel þeim gengur í starfi sínu. Þessir fundir hjálpa liðsmönnum að vera á sömu síðu og takast á við allar áskoranir sem þeir gætu verið frammi fyrir. Með því að tileinka sér Scrum aðferðafræðina miða teymi að því að bæta samskipti, auka sveigjanleika og skila árangri verkefna á skilvirkan hátt.
5. Kanban aðferðafræði
Kanban aðferðafræðin er fullkomið fyrir verkefni sem þurfa skýra mynd. Með þessari aðferð geta verkefnastjórar séð öll verkefni verkefnisins og skipulagt hvernig vinnan á að flæða. Þeir nota spjöld eða límmiða til að fylgjast með framvindu hvers áfanga. Sjónræn nálgun Kanban er frábær til að losna við vandamál eða sóun á viðleitni í verkefninu.
Í stað flókins ferlis heldur Kanban hlutunum á hreinu. Þetta er eins og að hafa töflu með spilum fyrir hvert verkefni og þú getur hreyft þau til að sýna hvar hlutirnir eru. Þannig vita allir í teyminu hvað þarf að gera og hvað er þegar búið. Það er einföld en öflug leið til að stjórna verkefnum og tryggja að allt gangi snurðulaust fyrir sig.
6. PRINCE2 aðferðafræði
PRINCE2 aðferðafræðin er gagnlegt tæki til að stjórna verkefnum þar sem hver áfangi þarf samþykki áður en haldið er áfram í næsta. Notendur þessarar aðferðar skipta verkefninu niður í þrep og gæti þurft samþykki fyrir hvert stig áður en lengra er haldið. Áður en byrjað er á næsta áfanga er haft samráð við hagsmunaaðila og fengið samþykki þeirra.
Í einfaldari skilmálum er PRINCE2 leið til að skipuleggja og stjórna verkefnum skref fyrir skref. Ímyndaðu þér að byggja hús - þú myndir ekki byrja að setja upp veggi áður en þú ert viss um að grunnurinn sé traustur, ekki satt? PRINCE2 fylgir svipaðri rökfræði fyrir hvaða verkefni sem er. Það skiptir öllu verkefninu niður í smærri hluta, tryggir að allt sé samþykkt og gott að fara áður en lengra er haldið. Þetta hjálpar til við að halda hlutunum skipulögðum og tryggir að allir sem taka þátt, eins og þeir sem fjármagna verkefnið og þeir sem vinna verkið, séu sammála um hvert skref.
Svo, ef þú vilt skýra og skipulagða leið til að stjórna verkefnum þínum, þá er PRINCE2 frábær kostur meðal annarra verkefnastjórnunaraðferða. Þetta er eins og að vera með vegvísi – þú veist hvert þú ert að fara og þú tryggir að allir séu um borð áður en þú ferð á næsta stopp.
Einnig lesið: 100 Dæmi um jákvæða eiginleika
Mismunandi gerðir verkefnastjórnunarstíla
Verkefnastjórnun felur í sér mismunandi nálganir til að takast á við verkefni á áhrifaríkan hátt og ná markmiðum. Hér eru fjórar tegundir verkefnastjórnunar:
Hefðbundin verkefnastjórnun
Hefðbundin verkefnastjórnun er gamaldags leið til að vinna að verkefnum. Í þessari aðferð eru verkefni unnin hvert á eftir öðru í ákveðinni röð. Það er svipað og að fylgja skrefum í uppskrift. Fólk notar þessa aðferð til að ganga úr skugga um að hverju verkefni sé lokið áður en byrjað er á því næsta. Þetta er eins og að byggja hús þar sem þú leggur grunninn áður en þú setur upp veggina.
Þessi nálgun leggur mikla áherslu á að skipuleggja og halda skrár. Það þýðir að allt þarf að vera vandlega ígrundað og skrifað niður áður en byrjað er. Þetta getur takmarkað verkefnið því það þarf að halda sig við áætlunina, jafnvel þótt hlutirnir breytist.
Á heildina litið snýst hefðbundin verkefnastjórnun um að gera hlutina í ákveðinni röð og ganga úr skugga um að allt sé skipulagt og skjalfest áður en byrjað er.
Agile Project Management
Agile verkefnastjórnun er leið til að vinna saman að verkefnum. Það hjálpar til við að skapa liðsanda við stjórnun verkefna. Í stað þess að gera allt í einu, skiptir Agile upp verkefnum í smærri hluta. Þessir smærri hlutar eru síðan gefnir mismunandi liðsmönnum til að vinna með. Þetta gerir það auðveldara að takast á við og klára verkefnin.
Í hefðbundinni verkefnastjórnun er allt skipulagt í upphafi og áætluninni fylgt eftir skref fyrir skref. En í Agile getur áætlunin breyst þegar líður á verkefnið. Það gerir ráð fyrir sveigjanleika og aðlögun miðað við það sem er að gerast á meðan á verkefninu stendur.
Agile er eins og að byggja með legókubbum. Hver liðsmaður fær ákveðinn Lego-hlut (verkefni) og saman byggja þeir verkefnið. Ef þeir þurfa að breyta einhverju geta þeir auðveldlega endurraðað Lego bitunum. Þannig getur teymið aðlagað sig og gert umbætur í gegnum verkefnið. Agile er sveigjanlegri og samvinnuþýðari leið til að stjórna verkefnum.
Lærðu verkefnastjórnun
Í heimi sléttrar verkefnastjórnunar er meginmarkmiðið að skera úr óþarfa skrefum og auka framleiðni. Þessi nálgun felur í sér að nota gögn til að taka snjallar ákvarðanir og alltaf að finna leiðir til að gera ferla sléttari, lágmarka sóun og spara peninga.
Lean verkefnastjórnun snýst allt um að gera hlutina á sem hagkvæmastan hátt. Stjórnendur í þessu kerfi vinna hörðum höndum að því að fjarlægja óþarfa hluta verkefnis sem ekki bæta virði. Þeir nota gögn til að leiðbeina vali sínu og eru alltaf að leita leiða til að gera hlutina einfaldari og minna sóun.
Stöðugar umbætur eru lykilatriði í lean verkefnastjórnun. Í stað þess að halda sig við sömu gömlu vinnubrögðin eru stjórnendur alltaf að leita að betri aðferðum. Með því að einbeita sér að skilvirkni og draga úr sóun hjálpar slétt verkefnastjórnun teymum að vinna snjallara, ekki erfiðara. Niðurstaðan er straumlínulagað ferli sem gerir verkið hraðar og með minna fjármagni.
Hybrid verkefnastjórnun
Hybrid verkefnastjórnun er aðferð sem tekur bestu þættina úr ýmsum aðferðum og setur þá saman til að gera persónulega nálgun. Fólk sem notar þessa aðferð getur blandað skref-fyrir-skref leið fosssins við hópvinnuáherslu lipurs til að mæta sérstökum þörfum.
Í einföldu máli er blendingur verkefnastjórnun eins og að búa til sérstaka uppskrift með því að velja bragðbesta hráefnið úr mismunandi réttum. Ímyndaðu þér að búa til köku þar sem þú velur bestu hlutana úr súkkulaðiuppskrift og sameinar þá dýrindis þætti vanilluuppskriftar. Á sama hátt sameinar blendingur verkefnastjórnun styrkleika mismunandi verkefnastjórnunarstíla til að gera einstaka og árangursríka nálgun.
Til dæmis tekur það skipulagt og skipulagt eðli fossaaðferðarinnar og blandar því saman við sveigjanleika og samvinnu liprar nálgunar. Þannig geta lið unnið vel saman og fylgt skýrri áætlun á sama tíma. Hybrid verkefnastjórnun snýst allt um að finna réttu blönduna til að ná árangri á þann hátt sem hentar sérstökum kröfum verkefnisins.
Einnig lesið: 6 Dæmi um aldurshyggju
Verkefnastjórnun lífsferilslíkön
Verkefnastjórnun felst í því að nota mismunandi aðferðir til að leiðbeina verkefni frá upphafi þess til þess að því lýkur. Það eru fimm helstu líkön sem hægt er að nota í þessum tilgangi. Í fyrri hlutum þessarar greinar könnuðum við fyrstu tvö líkönin: fosslíkanið og lipurt líkanið. Nú skulum við kafa ofan í þær þrjár gerðir sem eftir eru:
- V-gerð: Þetta líkan er afbrigði af fosslíkaninu. Það fylgir skref-fyrir-skref nálgun við að klára verkefni en kynnir prófunarfasa eftir hvert verkefni áður en haldið er áfram í það næsta. Þetta tryggir að hver íhluti sé vandlega prófaður áður en lengra er haldið.
- Spiral líkan: Með því að sameina þætti bæði foss- og lipurlíkansins gerir spírallíkanið stjórnendum kleift að skipta verkefninu niður í smærri verkefni sem fylgja ákveðinni röð. Þessi endurtekna nálgun gerir ráð fyrir sveigjanleika og leiðréttingum eftir þörfum í gegnum líftíma verkefnisins.
- Hybrid líkan: Blendingslíkanið veitir sveigjanleika með því að leyfa stjórnendum að sérsníða nálgun sína að einstökum kröfum verkefnisins. Þegar um er að ræða háblendingslíkanið er hægt að fella þætti úr öllum öðrum gerðum inn til að mæta sérstökum verkþörfum á áhrifaríkan hátt.
Verkefnastjórnunarferð
Hvert verkefni fer í gegnum ferðalag sem felur í sér fjögur megin skref áður en það er tilbúið fyrir eigendur eða hagsmunaaðila. Við skulum kanna hvert skref:
1. Að hefja verkefnið: Fyrsti áfanginn er kallaður upphafsfasinn. Þar byrjar verkefnið, hugmyndin er að mótast. Á þessu stigi eru markmið verkefnisins, umfang og takmarkanir skilgreindar.
2. Áætlun um árangur: Næst kemur skipulagsáfanginn. Hér er umfang og fjárhagsáætlun verkefnisins vandlega rakin. Hugsaðu um það sem að búa til vegvísi fyrir verkefnið til að fylgja. Þetta skref tryggir að allir viti hvað þarf að gera og hvað það mun kosta.
3. Að koma hlutum í verk: Framkvæmdarfasinn er þar sem raunveruleg vinna á sér stað. Þetta er þegar áætlanir frá fyrri áföngum eru settar í framkvæmd. Þetta er eins og byggingartími húsbyggingar – smiðirnir byrja að byggja eftir áformum arkitektsins.
4. Að pakka því upp: Síðasti áfanginn er lokunarfasinn. Þetta er þegar lokið verkefni er afhent hagsmunaaðilum. Þetta er eins og að klára bók og láta einhvern annan lesa hana – verkefninu er lokið og nú er komið að því að aðrir njóti góðs af erfiðinu.
Skildu eftir skilaboð