کیا آپ مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگ ریکارڈ کرنے میں مشکلات کا شکار ہیں؟ یہاں مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگ ریکارڈ کرنے کے بارے میں ایک گائیڈ ہے۔
پچھلے کچھ سالوں میں، ٹیلی کانفرنسنگ مستقبل کے تصور سے حقیقت میں بدل گئی ہے۔ تعلیمی ادارے اور کاروبار وبائی مرض سے بچنے کے لیے ویڈیو کانفرنسنگ ایپلی کیشنز جیسے مائیکروسافٹ ٹیمز، زوم اور گوگل میٹ پر انحصار کرتے ہیں۔
وبائی امراض کے بعد، تعلیمی ادارے اور کاروباری مالکان اب بھی اہم ملاقاتوں کے لیے ویڈیو کانفرنسنگ ایپلی کیشنز پر انحصار کرتے ہیں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں ایک قابل اعتماد ٹول ہے جو فاصلے کے لحاظ سے الگ ہونے والے لوگوں کو جوڑتا ہے۔ میسجنگ ایپلی کیشن ویڈیو کالز، چیٹ، اور فائل شیئرنگ جیسے دیگر ٹولز جیسی خصوصیات کے ساتھ آتی ہے۔
اگر آپ میٹنگ کی کارکردگی کو بہتر بنانا چاہتے ہیں، تو Microsoft ٹیمیں آپ کی میٹنگ کو ریکارڈ کر سکتی ہیں۔ یہ اس وقت مددگار ثابت ہوتا ہے جب آپ اس بات کا جائزہ لینا چاہتے ہیں کہ میٹنگ میں کیا بات چیت ہوئی ہے یا ان لوگوں کی مدد کرنا چاہتے ہیں جو میٹنگ میں شرکت نہیں کر سکتے اور انہیں بحث کے موضوع کو جلدی سے سمجھنے دیں۔
آئیے یہ سمجھنے میں آپ کی مدد کریں کہ ٹیمز پر میٹنگ کی ریکارڈنگ کیسے کام کرتی ہے اور میٹنگ میں اس کا استعمال کیسے شروع کیا جائے۔
مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگ کون ریکارڈ کر سکتا ہے؟
اگر آپ درج ذیل تقاضوں کو پورا کرتے ہیں، تو آپ مائیکروسافٹ ٹیموں پر ریکارڈ شدہ میٹنگز استعمال کر سکتے ہیں:
آپ یا تو میٹنگ کے آرگنائزر ہیں یا میٹنگ آرگنائزر کی تنظیم کے ممبر ہیں۔ دیگر تنظیموں کے بیرونی شرکاء ٹیموں پر میٹنگز ریکارڈ نہیں کر سکتے۔
آپ کے پاس لائسنسوں میں سے کوئی بھی ہے جو ذیل میں درج ہے:
Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business, یا Business Essentials.
یہ اہم ہیں کیونکہ مفت صارفین مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگز ریکارڈ نہیں کر سکتے۔
اس میٹنگ کا ریکارڈ آپشن آپ کے IT ایڈمنسٹریٹر نے فعال کیا ہے۔
جب آپ مندرجہ بالا شرائط کو پورا کرتے ہیں، تو آپ Microsoft ٹیموں میں ریکارڈنگ شروع یا روک سکتے ہیں۔
کون دیکھ سکتا ہے کہ ریکارڈنگ مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگ چل رہی ہے؟
جب آپ مائیکروسافٹ ٹیمز پر میٹنگ ریکارڈ کرنا شروع کرتے ہیں، تو میٹنگ کے تمام شرکاء کو ایک اطلاع موصول ہوگی جس میں بتایا جائے گا کہ ان کے ردعمل کو ریکارڈ اور نقل کیا جا رہا ہے۔
شرکاء اس اطلاع کو اپنے استعمال کردہ کسی بھی ڈیوائس پر دیکھ سکیں گے، بشمول Microsoft Teams ڈیسک ٹاپ کلائنٹ، Android اور iOS پر Microsoft Teams ایپ، اور Microsoft Teams ویب ایپ۔
یہاں تک کہ وہ شرکاء جو میٹنگ میں ڈائل کرکے میٹنگ میں شامل ہوئے تھے وہ میٹنگ کے ریکارڈ ہونے پر اطلاع سن سکتے ہیں۔
ان کی گفتگو کو ریکارڈ اور نقل کرنا شروع کرنے سے پہلے، میٹنگ میں شامل ہر فرد کی رضامندی حاصل کرنا یقینی بنائیں۔ کچھ جگہوں کے لیے آپ سے میٹنگ ریکارڈ کرنے سے پہلے قانونی طور پر ہر کسی سے اجازت لینے کی ضرورت ہوتی ہے۔
بھی پڑھیں: گوگل کلاس روم میں گوگل میٹ کا استعمال کیسے کریں۔
ذہن میں رکھنے کی چیزیں آپ Microsoft ٹیموں پر میٹنگ ریکارڈ کرتے ہیں۔
ریکارڈنگ شروع کرنے سے پہلے نوٹ کرنے کی چیزیں
اس سے پہلے کہ آپ اس میٹنگ کو ریکارڈ کرنا شروع کریں جس میں آپ شرکت کر رہے ہیں، درج ذیل کو سمجھنا ضروری ہے:
- آپ کی ریکارڈ کردہ تمام میٹنگز آپ کی تنظیم کے OneDrive اور SharePoint پر بھیجی جائیں گی تاکہ آپ انہیں اپنی پوری تنظیم میں محفوظ طریقے سے شیئر کر سکیں۔
- منتظم یا شریک ایک ہی میٹنگ کو متعدد بار ریکارڈ نہیں کر سکتا۔ اس کا مطلب ہے کہ ایک ہی میٹنگ کے دو افراد میٹنگ کو ریکارڈ نہیں کر سکتے۔ ریکارڈنگ ختم ہونے کے بعد، ریکارڈ شدہ فائل کو کانفرنس کے تمام شرکاء کے استعمال کے لیے کلاؤڈ پر بھیج دیا جائے گا۔
- جب آپ میٹنگ ریکارڈ کرنا شروع کرتے ہیں، اگر آپ کی تنظیم کا IT منتظم اس کی اجازت دیتا ہے، تو ریئل ٹائم ٹرانسکرپشن بھی خود بخود فعال ہو جائے گا۔ آپ میٹنگ کے دوران اور بعد میں نقل دیکھ سکتے ہیں۔
- اگر آپ اس چینل کے رکن ہیں جہاں میٹنگ ریکارڈ کی گئی تھی، تو یہ ہمیشہ میٹنگ چیٹ یا چینل کی گفتگو میں نظر آئے گا۔
- پہلے سے طے شدہ طور پر، میٹنگ میں شامل تمام شرکاء براہ راست ریکارڈنگ تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔
- بیرونی شرکاء اور مہمان میٹنگ کی ریکارڈنگ تک رسائی حاصل نہیں کر سکیں گے جب تک کہ اس کا اشتراک ان کے ساتھ نہ کیا جائے۔
- ریکارڈنگ شروع ہونے پر، اگر ریکارڈنگ شروع کرنے والے شخص نے ریکارڈنگ سیشن ختم کر دیا ہے یا میٹنگ میں شامل ہر شخص چلا گیا ہے، تو ریکارڈنگ بند ہو جائے گی۔
- یہاں تک کہ اگر وہ شخص جس نے ریکارڈنگ شروع کی ہے وہ میٹنگ چھوڑ چکا ہے، میٹنگ کی ریکارڈنگ جاری رہے گی۔
- ریکارڈنگ 4 گھنٹے تک چل سکتی ہے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ اگر آپ ایک طویل میٹنگ میں ہیں، تو آپ کو 4 گھنٹے کے اندر مباحثہ مکمل کرنا چاہیے یا ایک نئی ریکارڈنگ دوبارہ بنانی چاہیے۔
- جب آپ ریکارڈنگ شروع کرتے ہیں اور کوئی میٹنگ چھوڑنا بھول جاتا ہے، تو ریکارڈنگ 4 گھنٹے بعد بند ہو جائے گی۔
- اگر کانفرنس کے میزبان کے پاس ریکارڈنگ کی ایک مخصوص پالیسی ہے، تو ریکارڈنگ کی پالیسی کو اس شخص کی پالیسی کے مطابق ایڈجسٹ کیا جائے گا، چاہے وہ مختلف تنظیموں سے ہی کیوں نہ ہوں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگ کیسے ریکارڈ کریں۔
مائیکروسافٹ ٹیموں پر میٹنگ کی ریکارڈنگ کیسے شروع کی جائے۔
مندرجہ بالا تقاضوں کو پورا کرنے کی تصدیق کرنے کے بعد، آپ آسانی سے میٹنگز کو ریکارڈ کرنا شروع کر سکتے ہیں۔ مائیکروسافٹ ٹیموں.
ایسا کرنے کے لیے، جس میٹنگ میں آپ شرکت کر رہے ہیں اسے درج کریں، اور پھر اوپری حصے میں موجود دیگر میٹنگ کنٹرولز کے ساتھ والے تھری ڈاٹ بٹن پر کلک کریں۔
جب آپ کو ڈراپ ڈاؤن مینو نظر آتا ہے، تو وہ آپشن منتخب کریں جو کہتا ہے "ریکارڈنگ شروع کریں"۔
اس سے آپ کا ریکارڈنگ سیشن شروع ہو جائے گا اور میٹنگ میں ہر دوسرے شریک کو ایک اطلاع بھیجی جائے گی۔
میٹنگ کی ریکارڈنگ کو کیسے روکا جائے۔
میٹنگ کی ریکارڈنگ شروع ہونے کے بعد، آپ میٹنگ کے دوران کسی بھی وقت میٹنگ اسکرین کے اوپری حصے میں تھری ڈاٹ آئیکون پر کلک کرکے اور پھر ڈراپ ڈاؤن مینو سے "سٹاپ ریکارڈنگ" کا اختیار منتخب کر کے میٹنگ ختم کر سکتے ہیں۔
ریکارڈنگ بند ہونے کے بعد، ریکارڈ شدہ فائل پر کارروائی کی جائے گی اور آپ کی تنظیم کی OneDrive اور SharePoint کو بھیج دی جائے گی تاکہ آپ اور آپ کی تنظیم کے دیگر افراد دیکھ سکیں۔
ریکارڈنگ پر کارروائی کے بعد، یہ دیکھنے کے لیے دستیاب ہو جائے گی، جس شخص نے ریکارڈنگ شروع کی ہے اسے ای میل کے ذریعے ریکارڈنگ کے بارے میں اطلاع موصول ہو گی، اور ریکارڈنگ میٹنگ چیٹ یا چینل کی گفتگو میں بھی نظر آئے گی جہاں ریکارڈنگ ریکارڈ کی گئی تھی۔
یہ کیسے کام کرتا ہے اس کی بہتر تفہیم کے لیے یہ ویڈیو دیکھیں۔
بھی پڑھیں: مائیکروسافٹ ٹیموں میں OneNote: Microsoft میں OneNote کو کیسے شامل کریں/استعمال کریں۔
آپ کو مائیکروسافٹ ٹیموں پر ریکارڈ شدہ میٹنگ کی فائل کہاں ملتی ہے؟
مائیکروسافٹ ٹیمیں جو کچھ کرتی ہیں وہ زوم یا گوگل میٹ کی طرح آسان نہیں ہیں۔
ٹیمیں اپنی ریکارڈنگز کو ذخیرہ کرنے اور ترتیب دینے کے لیے دو مختلف خدمات استعمال کرتی ہیں-SharePoint کو چینلز میں شروع کی گئی ریکارڈنگز کے لیے استعمال کیا جاتا ہے، اور OneDrive کو نجی چیٹس میں مکمل ہونے والی ریکارڈنگز کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔
اگر آپ جاننا چاہتے ہیں کہ ٹیمز میٹنگز میں آپ نے جو ریکارڈنگ شروع کی ہیں انہیں کہاں دیکھنا اور شیئر کرنا ہے، تو آپ نیچے دیئے گئے لنک میں پوسٹ دیکھ سکتے ہیں۔
ریکارڈنگ دیکھیں اور شیئر کریں۔
نتیجہ
ہم نے ان چیزوں کی وضاحت کرنے کی کوشش کی ہے جن کے بارے میں آپ کو جاننے کی ضرورت ہے کہ Microsoft ٹیموں پر میٹنگ کیسے ریکارڈ کی جائے۔
ہم نے اس مضمون کو ایک ساتھ رکھنے کا فیصلہ کیا ہے کیونکہ ہمیں یقین ہے کہ اس سے زیادہ تر لوگوں کو یہ جاننے میں مدد ملے گی کہ میٹنگ کا ریکارڈ ہونا کتنا ضروری ہے تاکہ ضرورت پڑنے پر حوالہ دیا جا سکے۔
جواب دیجئے