کیا آپ یہ جاننا چاہتے ہیں کہ اپنے پروفیسر کو بہترین ای میل کیسے بھیجیں اور آپ کو مطلوبہ جواب کیسے ملے؟ یہ مضمون آپ کو وہ تمام معلومات فراہم کرے گا جس کی آپ کو ضرورت ہے۔
ای میل کے ذریعے اپنے پروفیسر تک پہنچنا ان بہت سی چیزوں میں سے ایک ہے جو آپ کو کالج میں کرنا پڑ سکتی ہیں۔ شاید آپ کی پسند سے زیادہ کثرت سے۔ گھبرانے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن رابطے میں رہنے سے پہلے آپ کو چند چیزیں ذہن میں رکھنی چاہئیں۔
یاد رکھنے کی سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ جو بھی ای میل اپنے پروفیسر کو بھیجتے ہیں وہ پیشہ ورانہ ہونا چاہیے۔
یاد رکھیں کہ آپ کس کے لیے درخواست دیتے ہیں اس کا آپ کی تعلیم پر بڑا اثر پڑ سکتا ہے۔ فیلڈ میں ایک ماہر کے طور پر، آپ کے پروفیسر کے پاس آپ کو درکار معلومات کی چابیاں ہیں اور وہ آپ کو صحیح سمت کی طرف اشارہ کرنے میں بھی مدد کر سکتے ہیں۔ مستقبل کا پیشہ.
ہر بار جب آپ ان سے رابطہ کریں تو مثبت تاثر چھوڑنا ضروری ہے، کیونکہ آپ کا خط اس بات پر اثر انداز ہوگا کہ آیا وہ انٹرن شپ اور اسکالرشپ سمیت اضافی ترقی کے مواقع تک پہنچتے ہیں۔
ایک پروفیسر کو ای میل کرنا؟ اس گائیڈ پر عمل کریں۔
پروفیسر کا ای میل سادہ ہونا چاہیے۔ آپ نے مختلف مواقع پر ای میل بھیجی ہے! تاہم، پروفیسر کو ای میل کرنا کسی دوست یا خاندان کے رکن کو ای میل کرنے سے مختلف ہے۔
پیشہ ورانہ ای میل کے آداب اکثر نہیں سکھائے جاتے ہیں، جس کی وجہ سے آپ کی پہلی ای میل بھیجنا مزید دباؤ کا باعث بنتا ہے۔ یہ تجاویز آپ کو صحیح ای میل لکھنے اور جواب حاصل کرنے میں مدد کریں گی۔
مبارکباد
ایک کے مطابق پرڈیو یونیورسٹی کے ذریعہ شائع کردہ مضمون، پروفیسر کو ایک ای میل "پیارے" یا "ہیلو" سے شروع ہونا چاہئے۔ "ہائے" اس صورت حال کے لیے بہت آرام دہ ہے، آپ کا پروفیسر آپ کو غیر سنجیدہ سمجھے گا کیونکہ "ہائے" بہت غیر رسمی ہے۔
عنوان اور نام
سلام کے بعد پروفیسر کا نام اور لقب ہونا چاہیے۔ یہ آپ کو حد سے زیادہ رسمی لگ سکتا ہے، لیکن یہ پروفیسر، اس کے عہدے اور اس کی تعلیم کا احترام ظاہر کرنے کا ایک اہم طریقہ ہے۔ کسی عنوان کو چھوڑنا یا غلط عنوان استعمال کرنا نادانستہ طور پر آپ کے استاد کو ناراض کر سکتا ہے۔
زیادہ تر اساتذہ کو ان کے آخری ناموں کے بعد "پروفیسر" یا "ڈاکٹر" کہا جانا چاہئے۔ جمع کرانے پر کلک کرنے سے پہلے ان کے نام کے ہجے کو ضرور چیک کریں۔
سیاق و سباق مرتب کریں۔
پروفیسرز کی اچھی خاصی تعداد میں بہت سارے طلباء ہیں اور آپ کو جاننے اور آپ کے سوال کا جواب دینے کے لیے پس منظر کی ضرورت ہوگی۔ یہ خاص طور پر سچ ہے اگر آپ انہیں پہلی بار ای میل کر رہے ہیں۔
آپ کون ہیں یہ سمجھنے میں ان کی مدد کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ ہے کہ آپ انہیں بتائیں کہ آپ کس کلاس میں ہیں اور آپ کی کلاس کس دن ملتی ہے (اگر اس کے متعدد حصے ہیں)۔ اگر آپ کو پورا یقین ہے کہ پروفیسر آپ کا نام جانتا ہے، تو آپ اس سیکشن کو چھوڑ سکتے ہیں۔
اسے مختصر رکھیں
ایک پروفیسر کو روزانہ ایک سے زیادہ ای میل موصول ہوتی ہے، اس لیے یقینی بنائیں کہ آپ کی درخواست سادہ اور واضح ہے۔ اپنے سوال کو واضح کریں تاکہ آپ کا ای میل اسے بور نہ کرے۔
آپ سوال کا جواب دینے کے لیے درکار ای میلز کی تعداد کو مختصراً درج کر کے بھی کم کر سکتے ہیں جو آپ نے سوال کا جواب دینے کے لیے پہلے اٹھائے ہیں۔
ان میں نصاب کی جانچ پڑتال (اساتذہ کو ای میل بھیجنے سے پہلے ضروری)، ہم جماعتوں سے پوچھ گچھ، اور معاونین کے ساتھ بات چیت کرنا شامل ہے۔
باہر جائیں
اپنے دستخط اور پھر اپنے نام کے ساتھ ای میل بند کریں۔ آپ کے نام کے ساتھ ایک سادہ "بہترین"، "چیئرز" یا "شکریہ" کافی ہے۔ اگر آپ کے یونیورسٹی کے ای میل ایڈریس میں آپ کا پورا نام نہیں ہے، تو آپ اپنے دستخط میں اپنا پہلا اور آخری نام شامل کر سکتے ہیں۔ اس سے پروفیسر کے لیے اپنے سسٹم میں آپ کو تلاش کرنا آسان ہو جاتا ہے۔
واضح موضوع لائنوں کا استعمال کریں
آپ کے ای میل میں ایک سبجیکٹ لائن ہونی چاہیے۔ موضوع کی لائن نہ صرف پروفیسر کی مدد کرتی ہے بلکہ آپ کے ای میل کو اسپام فولڈر میں ختم ہونے سے بھی روکتی ہے۔ موضوع کی لائن سادہ ہونی چاہیے اور آپ کے ای میل کے مواد کی عکاسی کرنی چاہیے۔ "[کلاس کا نام] ٹیسٹ کے بارے میں سوال" یا "ملاقات کی دعوت" جیسی کوئی چیز ٹھیک ہے۔
پیشہ ورانہ ہو
آپ کا پروفیسر کے ساتھ پیشہ ورانہ تعلق ہے اور یہ آپ کے ای میل میں ظاہر ہونا چاہیے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ پیغام لکھتے وقت آپ کو الفاظ کو مکمل طور پر ہجے کرنا ہوگا اور صحیح گرامر (بشمول کیپٹلائزیشن اور اوقاف) کا استعمال کرنا ہوگا۔
ایموجیز استعمال نہ کریں۔ وہ مواصلات کی ایک عام شکل بن چکے ہیں، لیکن پیشہ ورانہ ای میل میں ان کی کوئی جگہ نہیں ہے۔ ای میل بھیجنے سے پہلے ٹائپ کی غلطیوں کی جانچ کرنے کے لیے اسے پڑھیں۔
آپ کو غیر ضروری چیزوں کو بھی شامل کرنے سے گریز کرنا چاہئے۔ ذاتی معلومات ای میلز میں اگر آپ کلاس چھوٹ جاتے ہیں، تو آپ کو اس کی وجہ بتانے کی ضرورت نہیں ہے۔
آپ کی ذاتی زندگی کا پروفیسر کے ساتھ آپ کے پیشہ ورانہ تعلقات سے کوئی تعلق نہیں ہے۔
یونیورسٹی کے ای میل ایڈریس سے ای میل بھیجیں۔
اپنی ای میلز کو پروفیشنل بنانے کے لیے یونیورسٹی کا ای میل پتہ استعمال کریں اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کی ای میلز یونیورسٹی کے اسپام فلٹرز سے گزرتی ہیں۔ آپ کی یونیورسٹی کی ای میل پروفیسر کو یہ بھی بتاتی ہے کہ آپ ان کے طالب علموں میں سے ایک ہیں، اس لیے وہ آپ کی معلومات کو زیادہ سنجیدگی سے لیتے ہیں۔
اپنے پروفیسر سے ایک عمومی سوال پوچھنے کے لیے ای میل
اپنے استاد کو سوالات کے ساتھ ای میل کرنے سے پہلے نصاب یا اسائنمنٹ ہدایات کو ضرور پڑھیں۔ بہت سے معاملات میں، آپ جس جواب کی تلاش کر رہے ہیں اس کا جواب مدت کے پہلے چند دنوں کے دوران اکثر پوچھے گئے سوالات میں دیا گیا ہو گا۔
اپنے پروفیسر سے رابطہ کرنے سے پہلے، کورس میں جمع کیے گئے تمام مواد کا جائزہ لیں۔ آخری چیز جو آپ کرنا چاہتے ہیں وہ انہیں کسی ایسی چیز کے بارے میں ناراض کرنا ہے جس کا وہ پہلے ہی آپ کو جواب دے چکے ہیں۔
اپنی معلومات کا بغور جائزہ لے کر اور اپنے پروفیسرز کے ساتھ رابطے میں رہنے کو یقینی بنا کر اپنی وابستگی اور احترام کا مظاہرہ کریں۔
آپ کی کلاس کے دیگر طلباء ایک اور قیمتی وسیلہ ہو سکتے ہیں جیسا کہ ہم پہلے ہی بتا چکے ہیں۔ آپ کے پروفیسرز میں سے ہر ایک چند کلاسیں پڑھا سکتا ہے، کلاس سے باہر تحقیق کر سکتا ہے، یا کیمپس یا کسی اور جگہ کوئی اور کام کر سکتا ہے۔
انہیں ایک ہی معلومات کو متعدد بار دہرانے کی ضرورت نہیں ہے! اگر آپ کلاس میں نہیں جا سکتے تو استاد سے مت پوچھیں کہ آپ نے کیا کھویا۔ ہمیشہ پہلے اپنے ہم جماعت کے پاس جائیں!
کسی بھی پروفیسر کا مقصد آپ کی کامیابی میں مدد کرنا ہوتا ہے، لیکن یہ ان کی ذمہ داری نہیں ہے۔ انہیں مناسب تیاری اور احتیاط کے ساتھ کامیاب ہونے کا اپنا عزم دکھائیں۔
اساتذہ کو واضح، جامع، پیشہ ورانہ ای میلز لکھنے کا طریقہ سیکھنا آپ کی تعلیم کی ملکیت حاصل کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے، اپنے مستقبل کے آجر کے لیے خود کو تیار کرنے کا ذکر نہیں کرنا!
ای میل کی مثال اپنے پروفیسر سے حوالہ طلب کرنا
ایک اور موقع جہاں آپ کو پروفیسر کو ای میل کرنے کی ضرورت پڑسکتی ہے وہ ہے جب آپ کسی پیشہ ورانہ سفارش کی تلاش میں ہوں۔ آپ کا پروفیسر اپنے شعبے میں ایک قابل احترام ماہر ہے، اس لیے ان کا مشورہ آپ کے علمی اور علم کے لیے حیرت انگیز کام کر سکتا ہے۔ پیشہ ورانہ ترقی.
تاہم، یہ ضروری ہے کہ آپ حوالہ طلب کرنے کے لیے جو راستہ اختیار کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں ان کے لیے آسان بنایا جائے، کیونکہ وہ مصروف ہیں اور ہو سکتا ہے کہ بہت سے دوسرے طلبہ سے بھی اسی طرح کی پوچھ گچھ موصول ہوئی ہو۔
شائستہ، جامع اور واضح رہیں جب آپ انہیں بتائیں کہ آپ کو ان سے کیا ضرورت ہے۔ اگر کسی خاص دن حوالہ درکار ہو تو اسے اپنی درخواست میں ضرور شامل کریں اور اپنی درخواست کو مکمل کرنے کے لیے کافی وقت دیں۔
اگر آپ کسی عمل سے حوالہ تلاش کر رہے ہیں، تو نیچے دی گئی ای میل کی مثال آپ کے لیے مددگار ثابت ہوگی۔
ہیلو ڈاکٹر ایکس
یہ آپ کی Fall 2022 ABC2000 کلاس کے لیے XX ہے۔ میں نے واقعی آپ کے کورس کا لطف اٹھایا اور ایک بہترین سمسٹر کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرنا چاہتا ہوں۔ میں فی الحال ایک _________ کورس کے لیے درخواست دے رہا ہوں جس کا مقصد اس یونیورسٹی میں انجینئرز کی پیشہ ورانہ صلاحیتوں کو بہتر بنانا ہے۔ میں یہ ای میل آپ کو یہ پوچھنے کے لیے بھیج رہا ہوں کہ کیا آپ ماحولیاتی انجینئرنگ کے محقق کے طور پر میری صلاحیت پر تبصرہ کرنا چاہیں گے۔ مجھے صرف آپ کا نام بطور حوالہ اور آپ کی رابطہ معلومات شامل کرنے کی ضرورت ہے۔
آپ کے گریڈ کے بارے میں پوچھ گچھ کرنے والی ای میل کی مثال
جب آپ کے پاس درجات کے بارے میں سوالات یا خدشات ہوں تو یاد رکھیں کہ آپ کا استاد ممکنہ طور پر رازداری کی وجوہات کی بنا پر آپ کے ساتھ ای میل کے ذریعے کچھ معلومات کا اشتراک نہیں کرے گا۔ اگر آپ ان کے دفتری اوقات میں ذاتی طور پر سوالات کرنے سے قاصر ہیں، تو مناسب وقت پر اپنا وقت محفوظ کریں۔ ذیل میں اس کی ایک عمدہ مثال ہے کہ اپنے گریڈز سے متعلق معلومات کے بارے میں اپنے پروفیسر کو ای میل کیسے کریں۔
صبح بخیر، پروفیسر ایکس۔
میرا نام XX ہے اور میں آپ کی انگلش کلاس میں ہوں جو جمعرات کو ہوتی ہے، کلاس 4231۔ میں اس ہفتے آپ کے دفتری اوقات میں نہیں پہنچ سکتا، لیکن میں سوچ رہا تھا کہ کیا میں اپنے مضمون # پر بات کرنے کے لیے آپ سے ملاقات کا وقت بنا سکتا ہوں۔ 1 گریڈ۔ مجھے آپ کے نوٹس کو سمجھنا مشکل ہو رہا ہے، مجھے امید ہے کہ آپ سے وضاحت کے لیے ملوں گا۔ مجھے بتائیں کہ کیا اس ہفتے میں سے کوئی دن آپ کے ساتھ ٹھیک رہے گا۔
آپ کے وقت کا بہت شکریہ اور آپ کی دوپہر اچھی گزرے۔.
ڈاؤن لوڈ، اتارنا،
XX
جواب دیجئے