Memulakan kerjaya pentadbiran perniagaan atau sedang mendaftar dalam program perniagaan? Mengetahui metodologi pengurusan projek yang berbeza boleh menjadikan perjalanan anda lebih lancar. Kaedah ini bukan sahaja menjimatkan masa tetapi juga meningkatkan keupayaan anda untuk mengendalikan projek kerja dengan jayanya. Dalam panduan ini, kami akan meneroka pendekatan pengurusan projek yang pelbagai, membolehkan anda memilih yang paling sesuai dengan anda.
Memahami metodologi pengurusan projek adalah penting bagi mereka yang menyasarkan kerjaya dalam pentadbiran perniagaan atau sedang mendaftar dalam program perniagaan. Ia lebih daripada sekadar menyiapkan projek; ia mengenai melakukannya dengan cekap. Dengan mempelajari kaedah ini, anda bukan sahaja menjimatkan masa tetapi juga memastikan projek berkaitan kerja anda dilaksanakan dengan berkesan. Mari kita mendalami pelbagai kaedah pengurusan projek untuk membantu anda memilih kaedah yang selaras dengan keutamaan dan matlamat anda.
Aspek Penting Pengurusan Projek
Pengurusan projek melibatkan lima elemen penting yang menyumbang kepada kejayaannya. Komponen utama ini memastikan bahawa projek dirancang dengan baik, dilaksanakan dengan cekap, dipantau dengan berkesan, risiko diurus dan komunikasi dikekalkan sepanjang masa. Berikut ialah pecahan elemen penting ini:
1. Perancangan: Langkah pertama dalam pengurusan projek ialah membuat rancangan terperinci. Pelan ini harus meliputi skop, objektif, garis masa, sumber dan belanjawan projek. Adalah penting untuk mengemas kini dan menyemak pelan secara kerap untuk memastikan projek itu kekal di landasan.
2. Pelaksanaan: Setelah rancangan itu disediakan, fasa seterusnya melibatkan pelaksanaannya. Pengurus projek perlu mengawasi penyiapan pelbagai tugas yang digariskan dalam rancangan untuk memastikan projek berjalan seperti yang diharapkan.
3. Pemantauan dan Kawalan: Pengurus projek memainkan peranan penting dalam menjejaki kemajuan projek. Mereka perlu mengenal pasti sebarang isu yang timbul dan membuat pelarasan yang diperlukan untuk memastikan semuanya berada di landasan yang betul. Petunjuk Prestasi Utama (KPI) ialah alat yang berharga untuk memantau dan mengawal projek.
4. Pengurusan Risiko: Kebanyakan projek menghadapi ketidakpastian, dan pengurusan projek yang berkesan melibatkan mengenal pasti dan mengurangkan risiko. Dengan menangani isu yang berpotensi sebelum ia meningkat, pengurus projek boleh melindungi kejayaan projek.
5. Komunikasi: Komunikasi terbuka adalah penting sepanjang projek. Pengurus projek harus sentiasa mengemas kini pihak berkepentingan tentang kemajuan projek, memupuk persekitaran kolaboratif dan memastikan semua orang dimaklumkan dengan baik.
Dengan memberi tumpuan kepada lima elemen asas ini, pengurus projek meningkatkan kemungkinan berjaya menyiapkan projek, mencapai objektif dan memuaskan pihak berkepentingan.
Kaedah Pengurusan Projek
1. Kaedah Air Terjun
Ramai pelajar dan pengurus projek mencari pendekatan yang mudah dan langkah demi langkah untuk mengurus projek mereka. Jika anda seorang yang suka kaedah yang jelas dan langsung, metodologi air terjun boleh menjadi apa yang anda perlukan. Istilah "air terjun" sendiri membayangkan aliran ke bawah proses, di mana setiap fasa dimulakan dan selesai sebelum beralih ke yang seterusnya. Pendekatan ini amat berkesan untuk projek dalam pembuatan dan pembinaan. Ia juga boleh berguna untuk pelajar dan penyelidik mengumpul dan menganalisis data untuk tujuan akademik.
Kaedah air terjun ialah salah satu metodologi pengurusan projek di mana anda perlu mengikut laluan yang ditetapkan, memastikan setiap peringkat selesai sebelum mara ke peringkat seterusnya. Struktur tersusun ini memudahkan untuk mengesan kemajuan dan meminimumkan kemungkinan perkara menjadi terlalu rumit. Sama ada anda sedang membina bangunan atau menjalankan penyelidikan akademik, metodologi air terjun menyediakan cara yang sistematik untuk bergerak melalui projek anda, menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk mereka yang lebih suka pendekatan pengurusan projek yang lurus dan linear.
Juga Baca: 30 Petikan Pengurusan Mikro dan Penjelasannya
2. Kaedah Laluan Kritikal (CPM)
Kaedah Laluan Kritikal (CPM) ialah alat pengurusan projek yang berguna yang membantu pengurus memahami dan merancang tugas dalam projek. Ia membolehkan mereka mengenal pasti semua tugas dan memikirkan sejauh mana fleksibel jadual untuk setiap satu. Dengan CPM, pengurus mencipta laluan kritikal, iaitu urutan tugas terpanjang yang diperlukan untuk menyelesaikan projek tepat pada masanya.
Kaedah ini amat berkesan untuk projek yang lebih kecil hingga sederhana. Ia memudahkan proses penyusunan dan penjadualan tugas, menyediakan peta jalan yang jelas untuk garis masa projek. Dengan memberi tumpuan kepada laluan kritikal, pengurus boleh mengutamakan tugas dan memastikan projek itu kekal mengikut jadual.
Pada dasarnya, Kaedah Laluan Kritikal memperkemas pengurusan projek dengan menawarkan pendekatan yang mudah untuk perancangan dan penjadualan tugas. Ia adalah alat yang berharga untuk memastikan penyiapan projek yang cekap dan tepat pada masanya, terutamanya dalam konteks usaha yang lebih kecil dan sederhana.
3. Metodologi Tangkas
Dalam kerja berpasukan, metodologi tangkas adalah cara yang berguna untuk mencapai matlamat utama projek. Tangkas memberi tumpuan kepada bekerja bersama-sama, bersikap fleksibel dan memastikan pelanggan gembira. Ini membantu dalam mengubah rancangan dan menjadi lebih baik pada peringkat yang berbeza. Biasanya, orang yang mengikuti kaedah ini membahagikan projek kepada bahagian yang lebih kecil yang dipanggil sprint. Mereka kemudian menggunakan maklum balas berterusan untuk menjadikan produk lebih baik.
Agile adalah seperti panduan berguna untuk pasukan. Ia menunjukkan kepada mereka cara untuk bekerjasama dengan baik dan bersedia untuk perubahan. Bayangkan anda dalam perjalanan, dan bukannya merancang keseluruhan perjalanan sekaligus, anda merancangnya sedikit demi sedikit. Dengan cara ini, jika sesuatu yang tidak dijangka berlaku, anda boleh melaraskan rancangan anda dengan mudah.
Dengan tangkas, pasukan boleh menjadi lebih kreatif dan menjadikan perkara lebih baik langkah demi langkah. Ia seperti membina teka-teki. Anda bermula dengan kepingan kecil, letakkan bersama-sama, dan tidak lama lagi anda mempunyai gambaran yang lengkap. Kaedah tangkas adalah seperti menyusun teka-teki projek, satu bahagian pada satu masa, untuk memastikan semuanya sesuai dengan betul.
4. Metodologi Scrum
Kaedah Scrum ialah cara mengurus projek yang mengikut beberapa idea utama pendekatan tangkas. Sama seperti kaedah tangkas, Scrum memberikan penekanan yang kuat pada kerja berpasukan dan kerjasama. Sama seperti dalam tangkas, orang yang menggunakan Scrum memecahkan tugas yang berbeza dalam projek kepada bahagian yang lebih kecil dan lebih mudah diurus. Walau bagaimanapun, Scrum direka untuk pasukan yang lebih kecil, biasanya terdiri daripada sehingga sepuluh ahli.
Dalam Scrum, pasukan ini mengatur mesyuarat ringkas, yang dikenali sebagai mesyuarat scrum, sama ada setiap hari atau mingguan untuk menilai sejauh mana mereka maju dengan kerja mereka. Mesyuarat ini membantu ahli pasukan kekal pada halaman yang sama dan menangani sebarang cabaran yang mungkin mereka hadapi. Dengan mengguna pakai metodologi Scrum, pasukan menyasarkan untuk meningkatkan komunikasi, meningkatkan fleksibiliti dan menyampaikan hasil projek dengan cekap.
5. Metodologi Kanban
Metodologi Kanban sesuai untuk projek yang memerlukan gambaran yang jelas. Dengan kaedah ini, pengurus projek boleh melihat semua tugasan dalam projek dan mengatur cara kerja harus mengalir. Mereka menggunakan kad atau nota melekit untuk mengikuti perkembangan setiap fasa. Pendekatan visual Kanban sangat bagus untuk menyingkirkan sebarang masalah atau usaha sia-sia dalam projek.
Daripada proses yang rumit, Kanban mengekalkan perkara yang mudah. Ia seperti mempunyai papan dengan kad untuk setiap tugasan, dan anda boleh mengalihkannya ke sekeliling untuk menunjukkan tempatnya. Dengan cara ini, semua orang dalam pasukan tahu apa yang perlu dilakukan dan apa yang sudah selesai. Ini cara yang mudah tetapi berkuasa untuk mengurus projek dan memastikan semuanya berjalan lancar.
6. PRINCE2 Metodologi
Kaedah PRINCE2 ialah alat yang berguna untuk menguruskan projek di mana setiap fasa memerlukan kelulusan sebelum beralih ke fasa seterusnya. Pengguna kaedah ini memecahkan projek kepada berperingkat, dan setiap peringkat mungkin memerlukan kelulusan sebelum meneruskan. Sebelum memulakan fasa seterusnya, pihak berkepentingan dirujuk dan kelulusan mereka diperolehi.
Dalam istilah yang lebih mudah, PRINCE2 ialah satu cara untuk mengatur dan mengurus projek langkah demi langkah. Bayangkan membina rumah – anda tidak akan mula memasang dinding sebelum memastikan asasnya kukuh, bukan? PRINCE2 mengikut logik yang sama untuk mana-mana projek. Ia membahagikan keseluruhan projek kepada bahagian yang lebih kecil, memastikan segala-galanya diluluskan dan boleh digunakan sebelum bergerak ke hadapan. Ini membantu memastikan perkara tetap teratur dan memastikan semua orang yang terlibat, seperti orang yang membiayai projek dan mereka yang melakukan kerja, bersetuju dengan setiap langkah.
Jadi, jika anda mahukan cara yang jelas dan tersusun untuk mengurus projek anda, PRINCE2 ialah pilihan terbaik antara metodologi pengurusan projek yang lain. Ia seperti mempunyai peta jalan – anda tahu ke mana anda pergi dan anda memastikan semua orang berada di atas kapal sebelum bergerak ke perhentian seterusnya.
Juga Baca: 100 Contoh Kualiti Positif
Pelbagai Jenis Gaya Pengurusan Projek
Pengurusan projek melibatkan pendekatan yang berbeza untuk mengendalikan tugas dengan berkesan dan mencapai matlamat. Berikut ialah empat jenis pengurusan projek:
Pengurusan Projek Tradisional
Pengurusan projek tradisional ialah cara lama untuk mengusahakan projek. Dalam kaedah ini, tugasan dilakukan satu demi satu dalam susunan tertentu. Ia sama seperti mengikuti langkah dalam resipi. Orang ramai menggunakan kaedah ini untuk memastikan setiap tugasan selesai sebelum memulakan tugasan seterusnya. Ia seperti membina sebuah rumah di mana anda meletakkan asas sebelum memasang dinding.
Pendekatan ini banyak memberi tumpuan kepada perancangan dan penyimpanan rekod. Ini bermakna segala-galanya perlu difikirkan dengan teliti dan ditulis sebelum memulakan. Ini boleh mengehadkan projek kerana ia perlu berpegang pada rancangan, walaupun keadaan berubah.
Secara keseluruhannya, pengurusan projek tradisional adalah tentang melakukan sesuatu dalam susunan yang ditetapkan dan memastikan semuanya dirancang dan didokumenkan sebelum bermula.
Pengurusan Projek Agile
Pengurusan Projek Tangkas ialah cara bekerjasama dalam projek. Ia membantu mewujudkan semangat berpasukan dalam menguruskan projek. Daripada melakukan semuanya sekaligus, Agile memecahkan tugas kepada bahagian yang lebih kecil. Bahagian yang lebih kecil ini kemudiannya diberikan kepada ahli pasukan yang berbeza untuk diusahakan. Ini memudahkan untuk mengendalikan dan menyelesaikan tugasan.
Dalam pengurusan projek tradisional, segala-galanya dirancang pada permulaan, dan rancangan itu diikuti langkah demi langkah. Tetapi dalam Agile, rancangan itu boleh berubah apabila projek itu berjalan. Ia membolehkan fleksibiliti dan pelarasan berdasarkan apa yang berlaku semasa projek.
Tangkas seperti membina dengan batu bata Lego. Setiap ahli pasukan mendapat sekeping Lego tertentu (tugas), dan bersama-sama mereka membina projek itu. Jika mereka perlu menukar sesuatu, mereka boleh menyusun semula kepingan Lego dengan mudah. Dengan cara ini, pasukan boleh menyesuaikan diri dan membuat penambahbaikan sepanjang projek. Agile ialah cara pengurusan projek yang lebih fleksibel dan kolaboratif.
Belajar Pengurusan Projek
Dalam dunia pengurusan projek tanpa lemak, matlamat utama adalah untuk memotong langkah yang tidak perlu dan meningkatkan produktiviti. Pendekatan ini melibatkan penggunaan data untuk membuat keputusan yang bijak dan sentiasa mencari jalan untuk menjadikan proses lebih lancar, meminimumkan pembaziran dan menjimatkan wang.
Pengurusan projek tanpa lemak adalah tentang melakukan sesuatu dengan cara yang paling cekap yang mungkin. Pengurus dalam sistem ini bekerja keras untuk mengalih keluar mana-mana bahagian projek yang tidak diperlukan yang tidak menambah nilai. Mereka menggunakan data untuk membimbing pilihan mereka dan sentiasa mencari cara untuk menjadikan perkara lebih mudah dan tidak membazir.
Penambahbaikan berterusan adalah bahagian penting dalam pengurusan projek yang ramping. Daripada berpegang kepada cara lama yang sama untuk melakukan sesuatu, pengurus sentiasa mencari kaedah yang lebih baik. Dengan memfokuskan pada kecekapan dan mengurangkan pembaziran, pengurusan projek yang ramping membantu pasukan bekerja dengan lebih bijak, bukan lebih keras. Hasilnya ialah proses diperkemas yang menyelesaikan kerja dengan lebih cepat dan dengan sumber yang lebih sedikit.
Pengurusan Projek Hibrid
Pengurusan projek hibrid ialah kaedah yang mengambil aspek terbaik daripada pelbagai pendekatan dan menggabungkannya untuk membuat pendekatan yang diperibadikan. Orang yang menggunakan kaedah ini boleh mencampurkan cara langkah demi langkah air terjun dengan fokus kerja berpasukan yang tangkas untuk menangani keperluan tertentu.
Secara ringkasnya, pengurusan projek hibrid adalah seperti mencipta resipi istimewa dengan memilih bahan-bahan yang paling sedap daripada hidangan yang berbeza. Bayangkan membuat kek di mana anda memilih bahagian terbaik resipi coklat dan menggabungkannya dengan unsur lazat resipi vanila. Begitu juga, pengurusan projek hibrid menggabungkan kekuatan gaya pengurusan projek yang berbeza untuk membuat pendekatan yang unik dan berkesan.
Sebagai contoh, ia mengambil sifat pendekatan air terjun yang tersusun dan teratur dan menggabungkannya dengan fleksibiliti dan kerjasama pendekatan tangkas. Dengan cara ini, pasukan boleh bekerjasama dengan lancar dan mengikut rancangan yang jelas pada masa yang sama. Pengurusan projek hibrid adalah tentang mencari gabungan yang betul untuk mencapai kejayaan dengan cara yang sesuai dengan keperluan khusus sesuatu projek.
Juga Baca: 6 Contoh Ageism
Model Kitaran Hayat Pengurusan Projek
Pengurusan projek melibatkan penggunaan pendekatan yang berbeza untuk membimbing projek dari permulaannya hingga siap. Terdapat lima model kitaran projek utama yang boleh digunakan untuk tujuan ini. Dalam bahagian awal artikel ini, kami meneroka dua model pertama: model air terjun dan model tangkas. Sekarang, mari kita mendalami tiga model yang tinggal:
- Model V: Model ini adalah variasi model air terjun. Ia mengikuti pendekatan langkah demi langkah untuk menyelesaikan projek tetapi memperkenalkan fasa ujian selepas setiap tugas sebelum beralih ke yang seterusnya. Ini memastikan bahawa setiap komponen diuji dengan teliti sebelum maju lebih jauh.
- Model Lingkaran: Menggabungkan elemen kedua-dua model air terjun dan tangkas, model lingkaran membolehkan pengurus membahagikan projek kepada tugas yang lebih kecil yang mengikut urutan tertentu. Pendekatan berulang ini membolehkan fleksibiliti dan pelarasan seperti yang diperlukan sepanjang kitaran hayat projek.
- Model Hibrid: Model hibrid menyediakan fleksibiliti dengan membenarkan pengurus menyesuaikan pendekatan mereka kepada keperluan unik projek. Dalam kes model hibrid tinggi, elemen daripada semua model lain boleh digabungkan untuk menangani keperluan projek tertentu dengan berkesan.
Perjalanan Pengurusan Projek
Setiap projek melalui perjalanan yang melibatkan empat langkah utama sebelum ia bersedia untuk pemilik atau pihak berkepentingan. Mari kita terokai setiap langkah:
1. Memulakan Projek: Fasa pertama dipanggil fasa permulaan. Di sinilah projek bermula, dengan idea terbentuk. Semasa peringkat ini, matlamat, skop dan had projek ditakrifkan.
2. Merancang untuk Kejayaan: Seterusnya fasa perancangan. Di sini, skop dan belanjawan projek digariskan dengan teliti. Fikirkan ia sebagai mewujudkan peta jalan untuk projek itu diikuti. Langkah ini memastikan semua orang tahu perkara yang perlu dilakukan dan kosnya.
3. Menyelesaikan Perkara: Fasa pelaksanaan adalah di mana kerja sebenar berlaku. Ini adalah apabila rancangan dari fasa sebelumnya dilaksanakan. Ia seperti fasa pembinaan membina rumah – pembina mula membina berdasarkan rancangan arkitek.
4. Membungkusnya: Fasa terakhir ialah fasa penutupan. Ini adalah apabila projek yang telah siap diserahkan kepada pihak berkepentingan. Ia seperti menghabiskan buku dan menyerahkannya kepada orang lain untuk dibaca – projek itu telah siap, dan kini tiba masanya untuk orang lain mendapat manfaat daripada kerja keras.
Sila tinggalkan balasan anda