Yn cychwyn ar yrfa gweinyddu busnes neu wedi cofrestru ar raglen fusnes ar hyn o bryd? Gall gwybod am wahanol fethodolegau rheoli prosiect wneud eich taith yn llyfnach. Mae'r dulliau hyn nid yn unig yn arbed amser ond hefyd yn gwella'ch gallu i drin prosiectau gwaith yn llwyddiannus. Yn y canllaw hwn, byddwn yn archwilio dulliau rheoli prosiect amrywiol, gan eich galluogi i ddewis yr un sydd fwyaf addas i chi.
Mae deall methodolegau rheoli prosiect yn hanfodol i'r rhai sy'n anelu at yrfa mewn gweinyddu busnes neu sydd wedi cofrestru ar hyn o bryd mewn rhaglen fusnes. Mae'n ymwneud â mwy na chwblhau prosiectau yn unig; mae'n ymwneud â'i wneud yn effeithlon. Trwy ddysgu'r dulliau hyn, rydych nid yn unig yn arbed amser ond hefyd yn sicrhau bod eich prosiectau sy'n gysylltiedig â gwaith yn cael eu gweithredu'n effeithiol. Gadewch i ni ymchwilio i'r amrywiol ddulliau rheoli prosiect i'ch cynorthwyo i ddewis yr un sy'n cyd-fynd â'ch dewisiadau a'ch nodau.
Agweddau Hanfodol ar Reoli Prosiect
Mae rheoli prosiect yn cynnwys pum elfen hanfodol sy'n cyfrannu at ei lwyddiant. Mae'r cydrannau allweddol hyn yn sicrhau bod prosiect wedi'i gynllunio'n dda, ei weithredu'n effeithlon, ei fonitro'n effeithiol, bod risgiau'n cael eu rheoli, a bod cyfathrebu'n cael ei gynnal drwyddo draw. Dyma ddadansoddiad o'r elfennau hanfodol hyn:
1. Cynllunio: Y cam cyntaf mewn rheoli prosiect yw creu cynllun manwl. Dylai'r cynllun hwn gwmpasu cwmpas, amcanion, llinellau amser, adnoddau a chyllideb y prosiect. Mae'n bwysig diweddaru ac adolygu'r cynllun yn rheolaidd i sicrhau bod y prosiect yn aros ar y trywydd iawn.
2. Cyflawni: Unwaith y bydd y cynllun yn ei le, mae'r cam nesaf yn golygu ei roi ar waith. Mae angen i reolwyr prosiect oruchwylio cwblhau'r tasgau amrywiol a amlinellir yn y cynllun i sicrhau bod y prosiect yn mynd rhagddo fel y bwriadwyd.
3. Monitro a Rheoli: Mae rheolwyr prosiect yn chwarae rhan hanfodol wrth olrhain cynnydd y prosiect. Mae angen iddynt nodi unrhyw faterion sy'n codi a gwneud addasiadau angenrheidiol i gadw popeth ar y trywydd iawn. Dangosyddion perfformiad allweddol (KPIs) yn arfau gwerthfawr ar gyfer monitro a rheoli'r prosiect.
4. Rheoli Risg: Mae'r rhan fwyaf o brosiectau'n wynebu ansicrwydd, ac mae rheoli prosiect effeithiol yn golygu nodi a lliniaru risgiau. Trwy fynd i'r afael â materion posibl cyn iddynt waethygu, gall rheolwyr prosiect ddiogelu llwyddiant y prosiect.
5. Cyfathrebu: Mae cyfathrebu agored yn hanfodol trwy gydol y prosiect. Dylai rheolwyr prosiect roi'r wybodaeth ddiweddaraf i randdeiliaid yn rheolaidd am gynnydd y prosiect, gan feithrin amgylchedd cydweithredol a sicrhau bod pawb yn wybodus.
Trwy ganolbwyntio ar y pum elfen sylfaenol hyn, mae rheolwyr prosiect yn cynyddu'r tebygolrwydd o gwblhau prosiectau'n llwyddiannus, cyflawni amcanion, a bodloni rhanddeiliaid.
Methodolegau Rheoli Prosiect
1. Dull Rhaeadr
Mae llawer o fyfyrwyr a rheolwyr prosiect yn ceisio dull syml, cam-wrth-gam o reoli eu prosiectau. Os ydych chi'n rhywun sy'n hoffi dulliau clir ac uniongyrchol, gallai'r fethodoleg rhaeadr fod yr union beth sydd ei angen arnoch chi. Mae'r term “rhaeadr” ei hun yn awgrymu bod y broses yn llifo i lawr, lle mae pob cam yn cael ei ddechrau a'i orffen cyn symud ymlaen i'r nesaf. Mae'r dull hwn yn arbennig o effeithiol ar gyfer prosiectau gweithgynhyrchu ac adeiladu. Gall hefyd fod yn ddefnyddiol i fyfyrwyr ac ymchwilwyr sy'n casglu ac yn dadansoddi data at ddibenion academaidd.
Methodoleg y rhaeadrau yw un o'r methodolegau rheoli prosiect lle mae angen i chi ddilyn llwybr penodol, gan sicrhau bod pob cam yn cael ei gwblhau cyn symud ymlaen i'r nesaf. Mae'r strwythur trefnus hwn yn ei gwneud hi'n haws olrhain cynnydd ac yn lleihau'r tebygolrwydd y bydd pethau'n mynd yn rhy gymhleth. P'un a ydych chi'n adeiladu adeilad neu'n cynnal ymchwil academaidd, mae'r fethodoleg rhaeadrau yn darparu ffordd systematig o symud trwy'ch prosiect, gan ei wneud yn ddewis rhagorol i'r rhai sy'n ffafrio dull rheoli prosiect syml a llinol.
Darllenwch hefyd: 30 Dyfyniadau Microreoli a'u Hesboniad
2. Dull Llwybr Critigol (CPM)
Y Dull Llwybr Critigol (CPM) yn offeryn rheoli prosiect defnyddiol sy'n helpu rheolwyr i ddeall a chynllunio tasgau mewn prosiect. Mae'n eu galluogi i nodi'r holl dasgau a darganfod pa mor hyblyg yw'r amserlen ar gyfer pob un. Gyda CPM, mae rheolwyr yn creu'r llwybr critigol, sef y dilyniant hiraf o dasgau sydd eu hangen i gwblhau'r prosiect mewn pryd.
Mae'r dull hwn yn arbennig o effeithiol ar gyfer prosiectau llai a chanolig. Mae'n symleiddio'r broses o drefnu ac amserlennu tasgau, gan ddarparu map ffordd clir ar gyfer llinell amser y prosiect. Trwy ganolbwyntio ar y llwybr critigol, gall rheolwyr flaenoriaethu tasgau a sicrhau bod y prosiect yn aros ar amser.
Yn ei hanfod, mae'r Dull Llwybr Critigol yn symleiddio rheolaeth prosiect trwy gynnig dull syml o gynllunio tasgau ac amserlennu. Mae'n arf gwerthfawr ar gyfer sicrhau cwblhau prosiectau yn effeithlon ac yn amserol, yn enwedig yng nghyd-destun ymdrechion llai a chanolig eu maint.
3. Methodoleg Ystwyth
Mewn gwaith tîm, mae'r fethodoleg ystwyth yn ffordd ddefnyddiol o gyrraedd prif nodau prosiect. Mae Agile yn canolbwyntio ar gydweithio, bod yn hyblyg, a sicrhau bod y cwsmer yn hapus. Mae hyn yn helpu i newid cynlluniau a gwella ar gamau gwahanol. Fel arfer, mae pobl sy'n dilyn y dull hwn yn rhannu'r prosiect yn rhannau llai o'r enw sbrintiau. Yna maent yn defnyddio adborth cyson i wneud y cynnyrch yn well.
Hyblyg yn ganllaw defnyddiol i dimau. Mae'n dangos iddynt sut i gydweithio'n dda a bod yn barod am newidiadau. Dychmygwch eich bod ar daith, ac yn lle cynllunio'r daith gyfan ar unwaith, rydych chi'n ei chynllunio fesul tipyn. Fel hyn, os bydd rhywbeth annisgwyl yn digwydd, gallwch chi addasu eich cynlluniau yn hawdd.
Gydag ystwyth, gall timau fod yn fwy creadigol a gwella pethau gam wrth gam. Mae fel adeiladu pos. Rydych chi'n dechrau gyda darnau bach, yn eu rhoi at ei gilydd, ac yn fuan mae gennych chi'r darlun cyflawn. Mae'r dull ystwyth fel rhoi pos y prosiect at ei gilydd, un darn ar y tro, i sicrhau bod popeth yn ffitio'n iawn.
4. Methodoleg Sgrym
Mae dull Scrum yn ffordd o reoli prosiectau sy'n dilyn rhai o'r syniadau allweddol o ddulliau ystwyth. Yn debyg i'r dull ystwyth, mae Scrum yn rhoi pwyslais cryf ar waith tîm a chydweithio. Yn union fel yn ystwyth, mae pobl sy'n defnyddio Scrum yn rhannu'r gwahanol dasgau mewn prosiect yn rhannau llai, mwy hylaw. Fodd bynnag, mae Scrum wedi'i gynllunio ar gyfer timau llai, yn nodweddiadol yn cynnwys hyd at ddeg aelod.
Yn Scrum, mae'r timau hyn yn trefnu cyfarfodydd byr, a elwir yn gyfarfodydd sgrym, naill ai'n ddyddiol neu'n wythnosol i werthuso pa mor dda y maent yn symud ymlaen yn eu gwaith. Mae'r cyfarfodydd hyn yn helpu aelodau'r tîm i aros ar yr un dudalen a mynd i'r afael ag unrhyw heriau y gallent fod yn eu hwynebu. Drwy fabwysiadu methodoleg Scrum, nod timau yw gwella cyfathrebu, gwella hyblygrwydd, a chyflawni canlyniadau prosiect yn effeithlon.
5. Methodoleg Kanban
Methodoleg Kanban yn berffaith ar gyfer prosiectau sydd angen darlun clir. Gyda'r dull hwn, gall rheolwyr prosiect weld yr holl dasgau yn y prosiect a threfnu sut y dylai'r gwaith lifo. Defnyddiant gardiau neu nodiadau gludiog i ddilyn sut mae pob cam yn dod yn ei flaen. Mae ymagwedd weledol Kanban yn wych ar gyfer cael gwared ar unrhyw broblemau neu ymdrechion a wastraffwyd yn y prosiect.
Yn lle proses gymhleth, mae Kanban yn cadw pethau'n syml. Mae fel cael bwrdd gyda chardiau ar gyfer pob tasg, a gallwch chi eu symud o gwmpas i ddangos ble mae pethau. Fel hyn, mae pawb ar y tîm yn gwybod beth sydd angen ei wneud a beth sydd eisoes wedi'i orffen. Mae'n ffordd syml ond pwerus o reoli prosiectau a sicrhau bod popeth yn rhedeg yn esmwyth.
6. Methodoleg PRINCE2
Methodoleg PRINCE2 yn arf defnyddiol ar gyfer rheoli prosiectau lle mae angen cymeradwyo pob cam cyn symud ymlaen i'r nesaf. Mae defnyddwyr y dull hwn yn rhannu'r prosiect yn gamau, ac efallai y bydd angen cymeradwyo pob cam cyn symud ymlaen. Cyn dechrau ar y cam nesaf, ymgynghorir â rhanddeiliaid a cheir eu cymeradwyaeth.
Yn symlach, mae PRINCE2 yn ffordd o drefnu a rheoli prosiectau gam wrth gam. Dychmygwch adeiladu tŷ - fyddech chi ddim yn dechrau gosod waliau cyn gwneud yn siŵr bod y sylfaen yn gadarn, iawn? Mae PRINCE2 yn dilyn rhesymeg debyg ar gyfer unrhyw brosiect. Mae'n rhannu'r prosiect cyfan yn rhannau llai, gan wneud yn siŵr bod popeth wedi'i gymeradwyo a'i fod yn dda i fynd cyn symud ymlaen. Mae hyn yn helpu i gadw pethau'n drefnus ac yn sicrhau bod pawb sy'n gysylltiedig, fel y bobl sy'n ariannu'r prosiect a'r rhai sy'n gwneud y gwaith, yn cytuno ar bob cam.
Felly, os ydych chi eisiau ffordd glir a threfnus o reoli'ch prosiectau, mae PRINCE2 yn ddewis gwych ymhlith methodolegau rheoli prosiect eraill. Mae fel cael map ffordd - rydych chi'n gwybod i ble rydych chi'n mynd, ac rydych chi'n gwneud yn siŵr bod pawb ar y bwrdd cyn symud i'r arhosfan nesaf.
Darllenwch hefyd: 100 o Enghreifftiau o Rinweddau Cadarnhaol
Mathau Gwahanol o Arddulliau Rheoli Prosiect
Mae rheoli prosiect yn cynnwys gwahanol ddulliau o drin tasgau yn effeithiol a chyflawni nodau. Dyma bedwar math o reoli prosiect:
Rheoli Prosiect Traddodiadol
Mae rheoli prosiectau traddodiadol yn ffordd hen ffasiwn o weithio ar brosiectau. Yn y dull hwn, gwneir tasgau un ar ôl y llall mewn trefn benodol. Mae'n debyg i'r camau canlynol mewn rysáit. Mae pobl yn defnyddio'r dull hwn i wneud yn siŵr bod pob tasg wedi'i chwblhau cyn dechrau'r un nesaf. Mae fel adeiladu tŷ lle rydych chi'n gosod y sylfaen cyn gosod y waliau.
Mae'r dull hwn yn canolbwyntio llawer ar gynllunio a chadw cofnodion. Mae'n golygu bod yn rhaid meddwl am bopeth yn ofalus a'i ysgrifennu cyn dechrau. Gall hyn gyfyngu ar y prosiect oherwydd mae'n rhaid iddo gadw at y cynllun, hyd yn oed os bydd pethau'n newid.
Yn gyffredinol, mae rheoli prosiect traddodiadol yn ymwneud â gwneud pethau mewn trefn benodol a sicrhau bod popeth yn cael ei gynllunio a'i ddogfennu cyn dechrau arni.
Rheoli Prosiect Hyblyg
Mae Rheoli Prosiectau Ystwyth yn ffordd o gydweithio ar brosiectau. Mae'n helpu i greu ysbryd tîm wrth reoli prosiectau. Yn lle gwneud popeth ar unwaith, mae Agile yn torri tasgau yn rhannau llai. Yna rhoddir y rhannau llai hyn i wahanol aelodau tîm weithio arnynt. Mae hyn yn ei gwneud hi'n haws trin a chwblhau'r tasgau.
Mewn rheoli prosiect traddodiadol, mae popeth wedi'i gynllunio ar y dechrau, a dilynir y cynllun gam wrth gam. Ond yn Agile, gall y cynllun newid wrth i'r prosiect fynd rhagddo. Mae'n caniatáu hyblygrwydd ac addasiad yn seiliedig ar yr hyn sy'n digwydd yn ystod y prosiect.
Mae ystwyth fel adeiladu gyda brics Lego. Mae pob aelod o'r tîm yn cael darn Lego penodol (tasg), a gyda'i gilydd maen nhw'n adeiladu'r prosiect. Os oes angen iddynt newid rhywbeth, gallant aildrefnu'r darnau Lego yn hawdd. Fel hyn, gall y tîm addasu a gwneud gwelliannau trwy gydol y prosiect. Mae Agile yn ffordd fwy hyblyg a chydweithredol o reoli prosiectau.
Dysgu Rheoli Prosiect
Ym myd rheoli prosiect darbodus, y prif nod yw dileu camau diangen a hybu cynhyrchiant. Mae'r dull hwn yn cynnwys defnyddio data i wneud penderfyniadau call a dod o hyd i ffyrdd o wneud prosesau'n llyfnach bob amser, gan leihau gwastraff ac arbed arian.
Mae rheoli prosiect main yn ymwneud â gwneud pethau yn y ffordd fwyaf effeithlon posibl. Mae rheolwyr yn y system hon yn gweithio'n galed i gael gwared ar unrhyw rannau diangen o brosiect nad ydynt yn ychwanegu gwerth. Defnyddiant ddata i arwain eu dewisiadau ac maent bob amser yn chwilio am ffyrdd o wneud pethau'n symlach ac yn llai gwastraffus.
Mae gwelliant parhaus yn rhan allweddol o reoli prosiectau darbodus. Yn lle cadw at yr un hen ffyrdd o wneud pethau, mae rheolwyr bob amser yn chwilio am ddulliau gwell. Trwy ganolbwyntio ar effeithlonrwydd a chael gwared ar wastraff, mae rheoli prosiect diwastraff yn helpu timau i weithio'n gallach, nid yn galetach. Y canlyniad yw proses symlach sy'n gwneud y gwaith yn gyflymach a chyda llai o adnoddau.
Rheoli Prosiect Hybrid
Mae rheoli prosiect hybrid yn ddull sy'n cymryd yr agweddau gorau o wahanol ddulliau ac yn eu rhoi at ei gilydd i wneud ymagwedd bersonol. Gall pobl sy'n defnyddio'r dull hwn gymysgu ffordd gam wrth gam y rhaeadr gyda ffocws gwaith tîm o ystwyth i fynd i'r afael ag anghenion penodol.
Yn syml, mae rheoli prosiect hybrid fel creu rysáit arbennig trwy ddewis y cynhwysion mwyaf blasus o wahanol brydau. Dychmygwch wneud cacen lle rydych chi'n dewis y rhannau gorau o rysáit siocled a'u cyfuno ag elfennau blasus rysáit fanila. Yn yr un modd, mae rheoli prosiect hybrid yn cyfuno cryfderau gwahanol arddulliau rheoli prosiect i wneud dull unigryw ac effeithiol.
Er enghraifft, mae'n cymryd natur strwythuredig a threfnus y dull rhaeadr ac yn ei gyfuno â hyblygrwydd a chydweithrediad y dull ystwyth. Fel hyn, gall timau gydweithio'n esmwyth a dilyn cynllun clir ar yr un pryd. Mae rheoli prosiect hybrid yn ymwneud â dod o hyd i'r cymysgedd cywir i sicrhau llwyddiant mewn ffordd sy'n gweddu i ofynion penodol prosiect.
Darllenwch hefyd: 6 Enghreifftiau o Oediaeth
Modelau Cylch Bywyd Rheoli Prosiect
Mae rheoli prosiect yn golygu defnyddio gwahanol ddulliau i arwain prosiect o'i gychwyn hyd at ei gwblhau. Mae pum prif fodel cylch prosiect y gellir eu defnyddio at y diben hwn. Yn rhannau cynharach yr erthygl hon, fe wnaethom archwilio'r ddau fodel cyntaf: y model rhaeadr a'r model ystwyth. Nawr, gadewch i ni ymchwilio i'r tri model sy'n weddill:
- Model V: Mae'r model hwn yn amrywiad o'r model rhaeadr. Mae'n dilyn dull cam-wrth-gam o gwblhau prosiect ond yn cyflwyno cyfnod profi ar ôl pob tasg cyn symud ymlaen i'r nesaf. Mae hyn yn sicrhau bod pob cydran yn cael ei phrofi'n drylwyr cyn symud ymlaen ymhellach.
- Model troellog: Gan gyfuno elfennau o'r modelau rhaeadr ac ystwyth, mae'r model troellog yn galluogi rheolwyr i rannu'r prosiect yn dasgau llai sy'n dilyn dilyniant penodol. Mae'r dull ailadroddus hwn yn caniatáu hyblygrwydd ac addasiadau yn ôl yr angen trwy gydol cylch bywyd y prosiect.
- Model Hybrid: Mae'r model hybrid yn darparu hyblygrwydd trwy alluogi rheolwyr i deilwra eu hymagwedd i ofynion unigryw prosiect. Yn achos y model hybrid uchel, gellir ymgorffori elfennau o'r holl fodelau eraill i fynd i'r afael ag anghenion prosiect penodol yn effeithiol.
Taith Rheoli Prosiect
Mae pob prosiect yn mynd trwy daith sy'n cynnwys pedwar prif gam cyn ei fod yn barod ar gyfer y perchnogion neu'r rhanddeiliaid. Gadewch i ni archwilio pob cam:
1. Dechrau'r Prosiect: Gelwir y cam cyntaf yn gyfnod cychwyn. Dyma lle mae'r prosiect yn dechrau, gyda'r syniad yn datblygu. Yn ystod y cam hwn, diffinnir nodau, cwmpas a chyfyngiadau'r prosiect.
2. Cynllunio ar gyfer Llwyddiant: Nesaf daw'r cyfnod cynllunio. Yma, mae cwmpas a chyllideb y prosiect wedi'u hamlinellu'n ofalus. Meddyliwch amdano fel creu map ffordd i'r prosiect ei ddilyn. Mae'r cam hwn yn sicrhau bod pawb yn gwybod beth sydd angen ei wneud a faint fydd yn ei gostio.
3. Cyflawni Pethau: Y cam cyflawni yw pan fydd y gwaith gwirioneddol yn digwydd. Dyma pryd mae'r cynlluniau o'r cyfnodau blaenorol yn cael eu rhoi ar waith. Mae fel y cyfnod adeiladu o adeiladu tŷ - mae'r adeiladwyr yn dechrau adeiladu ar sail cynlluniau'r pensaer.
4. Ei lapio: Y cam olaf yw'r cyfnod cau. Dyma pryd y caiff y prosiect gorffenedig ei drosglwyddo i'r rhanddeiliaid. Mae fel gorffen llyfr a'i drosglwyddo i rywun arall i'w ddarllen - mae'r prosiect wedi'i gwblhau, a nawr mae'n bryd i eraill elwa o'r gwaith caled.
Gadael ymateb