Nagsisimula sa isang karera sa pangangasiwa ng negosyo o kasalukuyang nakatala sa isang programa sa negosyo? Ang pag-alam sa iba't ibang mga pamamaraan ng pamamahala ng proyekto ay maaaring gawing mas maayos ang iyong paglalakbay. Ang mga pamamaraang ito ay hindi lamang makatipid ng oras ngunit mapahusay din ang iyong kakayahang pangasiwaan ang mga proyekto sa trabaho nang matagumpay. Sa gabay na ito, tutuklasin namin ang magkakaibang mga diskarte sa pamamahala ng proyekto, na magbibigay-daan sa iyong piliin ang pinakaangkop sa iyo.
Ang pag-unawa sa mga pamamaraan ng pamamahala ng proyekto ay mahalaga para sa mga naglalayong magkaroon ng karera sa pangangasiwa ng negosyo o kasalukuyang nakatala sa isang programa sa negosyo. Ito ay tungkol sa higit pa sa pagkumpleto ng mga proyekto; ito ay tungkol sa paggawa nito nang mahusay. Sa pamamagitan ng pag-aaral ng mga pamamaraang ito, hindi ka lamang nakakatipid ng oras ngunit tinitiyak din na ang iyong mga proyektong nauugnay sa trabaho ay epektibong naisakatuparan. Suriin natin ang iba't ibang paraan ng pamamahala ng proyekto upang tulungan ka sa pagpili ng isa na naaayon sa iyong mga kagustuhan at layunin.
Mahahalagang Aspeto ng Pamamahala ng Proyekto
Ang pamamahala ng proyekto ay nagsasangkot ng limang mahahalagang elemento na nag-aambag sa tagumpay nito. Tinitiyak ng mga pangunahing sangkap na ito na ang isang proyekto ay mahusay na binalak, mahusay na naisakatuparan, epektibong sinusubaybayan, pinangangasiwaan ang mga panganib, at pinapanatili ang komunikasyon sa kabuuan. Narito ang isang breakdown ng mga mahahalagang elementong ito:
1. Pagpaplano: Ang unang hakbang sa pamamahala ng proyekto ay ang paglikha ng isang detalyadong plano. Dapat saklawin ng planong ito ang saklaw, layunin, timeline, mapagkukunan, at badyet ng proyekto. Mahalagang regular na i-update at suriin ang plano upang matiyak na mananatili ang proyekto sa kurso.
2. Pagpapatupad: Kapag ang plano ay nasa lugar na, ang susunod na yugto ay nagsasangkot ng paglalagay nito sa aksyon. Kailangang pangasiwaan ng mga tagapamahala ng proyekto ang pagkumpleto ng iba't ibang gawain na nakabalangkas sa plano upang matiyak na umuusad ang proyekto ayon sa nilalayon.
3. Pagsubaybay at Pagkontrol: Ang mga tagapamahala ng proyekto ay may mahalagang papel sa pagsubaybay sa pag-unlad ng proyekto. Kailangan nilang tukuyin ang anumang mga isyu na lumitaw at gumawa ng mga kinakailangang pagsasaayos upang mapanatili ang lahat sa track. Mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPIs) ay mahalagang kasangkapan para sa pagsubaybay at pagkontrol sa proyekto.
4. Pamamahala sa Panganib: Karamihan sa mga proyekto ay nahaharap sa mga kawalan ng katiyakan, at ang epektibong pamamahala ng proyekto ay kinabibilangan ng pagtukoy at pagpapagaan ng mga panganib. Sa pamamagitan ng pagtugon sa mga potensyal na isyu bago sila lumaki, mapangalagaan ng mga tagapamahala ng proyekto ang tagumpay ng proyekto.
5. Komunikasyon: Ang bukas na komunikasyon ay mahalaga sa buong proyekto. Dapat na regular na i-update ng mga tagapamahala ng proyekto ang mga stakeholder sa pag-usad ng proyekto, pagyamanin ang isang kapaligirang nagtutulungan at tinitiyak na ang lahat ay may sapat na kaalaman.
Sa pamamagitan ng pagtutok sa limang pangunahing elementong ito, pinalalaki ng mga tagapamahala ng proyekto ang posibilidad na matagumpay na makumpleto ang mga proyekto, matugunan ang mga layunin, at masiyahan ang mga stakeholder.
Pamamaraan ng Pamamahala ng Proyekto
1. Paraan ng Talon
Maraming mga mag-aaral at tagapamahala ng proyekto ang naghahanap ng isang simple, sunud-sunod na diskarte sa pamamahala ng kanilang mga proyekto. Kung ikaw ay isang taong gusto ng malinaw at direktang pamamaraan, ang waterfall methodology ay maaaring ang kailangan mo. Ang terminong "waterfall" mismo ay nagpapahiwatig sa pababang daloy ng proseso, kung saan ang bawat yugto ay sinisimulan at natapos bago lumipat sa susunod. Ang pamamaraang ito ay partikular na epektibo para sa mga proyekto sa pagmamanupaktura at konstruksiyon. Maaari rin itong maging madaling gamitin para sa mga mag-aaral at mananaliksik na nangangalap at nagsusuri ng data para sa mga layuning pang-akademiko.
Ang pamamaraan ng talon ay isa sa mga pamamaraan ng pamamahala ng proyekto kung saan kailangan mong sundin ang isang nakatakdang landas, na tinitiyak na ang bawat yugto ay nakumpleto bago sumulong sa susunod. Pinapadali ng organisadong istrukturang ito na subaybayan ang pag-unlad at pinapaliit ang mga pagkakataong maging masyadong kumplikado ang mga bagay. Nagtatayo ka man ng gusali o nagsasagawa ng akademikong pananaliksik, ang pamamaraan ng waterfall ay nagbibigay ng isang sistematikong paraan upang ilipat ang iyong proyekto, na ginagawa itong isang mahusay na pagpipilian para sa mga mas gusto ang isang tapat at linear na diskarte sa pamamahala ng proyekto.
Gayundin Basahin: 30 Micromanagement Quotes at ang kanilang Paliwanag
2. Paraan ng Kritikal na Landas (CPM)
Ang Paraang Kritikal na Landas (CPM) ay isang kapaki-pakinabang na tool sa pamamahala ng proyekto na tumutulong sa mga tagapamahala na maunawaan at magplano ng mga gawain sa isang proyekto. Nagbibigay-daan ito sa kanila na tukuyin ang lahat ng mga gawain at malaman kung gaano ka-flexible ang iskedyul para sa bawat isa. Sa CPM, ang mga tagapamahala ay gumagawa ng kritikal na landas, na siyang pinakamahabang pagkakasunud-sunod ng mga gawain na kinakailangan upang makumpleto ang proyekto sa oras.
Ang pamamaraang ito ay partikular na epektibo para sa mas maliit hanggang katamtamang laki ng mga proyekto. Pinapasimple nito ang proseso ng pag-aayos at pag-iskedyul ng mga gawain, na nagbibigay ng malinaw na roadmap para sa timeline ng proyekto. Sa pamamagitan ng pagtutok sa kritikal na landas, maaaring unahin ng mga tagapamahala ang mga gawain at matiyak na mananatili ang proyekto sa iskedyul.
Sa esensya, ang Pamamaraan ng Kritikal na Landas ay nag-streamline ng pamamahala ng proyekto sa pamamagitan ng pag-aalok ng isang direktang diskarte sa pagpaplano at pag-iskedyul ng gawain. Ito ay isang mahalagang tool para sa pagtiyak ng mahusay at napapanahong pagkumpleto ng proyekto, lalo na sa konteksto ng mas maliit at katamtamang laki ng mga pagsisikap.
3. Agile Methodology
Sa pagtutulungan ng magkakasama, ang maliksi na pamamaraan ay isang kapaki-pakinabang na paraan upang maabot ang mga pangunahing layunin ng isang proyekto. Nakatuon ang Agile sa pagtutulungan, pagiging flexible, at pagtiyak na masaya ang customer. Nakakatulong ito sa pagbabago ng mga plano at pagbutihin sa iba't ibang yugto. Karaniwan, hinahati ng mga taong sumusunod sa pamamaraang ito ang proyekto sa mas maliliit na bahagi na tinatawag na mga sprint. Pagkatapos ay gumagamit sila ng patuloy na feedback upang gawing mas mahusay ang produkto.
Maliksi ay tulad ng isang kapaki-pakinabang na gabay para sa mga koponan. Ipinapakita nito sa kanila kung paano magtutulungan nang maayos at maging handa para sa mga pagbabago. Isipin na nasa isang paglalakbay ka, at sa halip na planuhin ang buong biyahe nang sabay-sabay, pinaplano mo ito nang paunti-unti. Sa ganitong paraan, kung may mangyari na hindi inaasahan, madali mong maisasaayos ang iyong mga plano.
Sa maliksi, ang mga koponan ay maaaring maging mas malikhain at gawing mas mahusay ang mga bagay sa bawat hakbang. Ito ay tulad ng pagbuo ng isang palaisipan. Magsisimula ka sa maliliit na piraso, pagsama-samahin ang mga ito, at sa lalong madaling panahon magkakaroon ka ng kumpletong larawan. Ang maliksi na pamamaraan ay tulad ng pagsasama-sama ng puzzle ng proyekto, paisa-isa, upang matiyak na ang lahat ay akma nang tama.
4. Pamamaraan ng Scrum
Ang pamamaraan ng Scrum ay isang paraan ng pamamahala ng mga proyekto na sumusunod sa ilan sa mga pangunahing ideya ng maliksi na diskarte. Katulad ng maliksi na pamamaraan, binibigyang diin ng Scrum ang pagtutulungan ng magkakasama at pakikipagtulungan. Tulad ng sa maliksi, hinahati-hati ng mga taong gumagamit ng Scrum ang iba't ibang gawain sa isang proyekto sa mas maliit, mas madaling pamahalaan na mga bahagi. Gayunpaman, idinisenyo ang Scrum para sa mas maliliit na koponan, karaniwang binubuo ng hanggang sampung miyembro.
Sa Scrum, ang mga pangkat na ito ay nag-aayos ng mga maikling pagpupulong, na kilala bilang mga pagpupulong ng scrum, alinman sa araw-araw o lingguhang batayan upang suriin kung gaano sila kahusay sa pagsulong sa kanilang trabaho. Ang mga pagpupulong na ito ay tumutulong sa mga miyembro ng koponan na manatili sa parehong pahina at tugunan ang anumang mga hamon na maaaring kinakaharap nila. Sa pamamagitan ng paggamit ng pamamaraan ng Scrum, nilalayon ng mga team na pahusayin ang komunikasyon, pahusayin ang flexibility, at mahusay na maghatid ng mga resulta ng proyekto.
5. Pamamaraan ng Kanban
Ang pamamaraan ng Kanban ay perpekto para sa mga proyektong nangangailangan ng malinaw na larawan. Sa pamamaraang ito, makikita ng mga tagapamahala ng proyekto ang lahat ng mga gawain sa proyekto at ayusin kung paano dapat dumaloy ang gawain. Gumagamit sila ng mga card o sticky notes upang sundin kung paano umuusad ang bawat yugto. Ang visual na diskarte ng Kanban ay mahusay para sa pag-alis ng anumang mga problema o nasayang na pagsisikap sa proyekto.
Sa halip na isang kumplikadong proseso, pinapanatili ng Kanban na diretso ang mga bagay. Ito ay tulad ng pagkakaroon ng isang board na may mga card para sa bawat gawain, at maaari mong ilipat ang mga ito sa paligid upang ipakita kung nasaan ang mga bagay. Sa ganitong paraan, alam ng lahat sa team kung ano ang kailangang gawin at kung ano ang tapos na. Ito ay isang simple ngunit mahusay na paraan upang pamahalaan ang mga proyekto at siguraduhin na ang lahat ay tumatakbo nang maayos.
6. PRINCE2 Pamamaraan
Ang pamamaraan ng PRINCE2 ay isang kapaki-pakinabang na tool para sa pamamahala ng mga proyekto kung saan ang bawat yugto ay nangangailangan ng pag-apruba bago lumipat sa susunod. Hinahati-hati ng mga gumagamit ng paraang ito ang proyekto sa mga yugto, at ang bawat yugto ay maaaring mangailangan ng pag-apruba bago umunlad. Bago simulan ang susunod na yugto, ang mga stakeholder ay kinokonsulta at ang kanilang pag-apruba ay nakuha.
Sa mas simpleng termino, ang PRINCE2 ay isang paraan ng pag-aayos at pamamahala ng mga proyekto nang sunud-sunod. Isipin ang pagtatayo ng isang bahay - hindi ka magsisimulang maglagay ng mga pader bago siguraduhin na ang pundasyon ay matatag, tama ba? Ang PRINCE2 ay sumusunod sa isang katulad na lohika para sa anumang proyekto. Hinahati nito ang buong proyekto sa mas maliliit na bahagi, tinitiyak na ang lahat ay naaprubahan at magandang gawin bago sumulong. Nakakatulong ito na panatilihing organisado ang mga bagay at tinitiyak na lahat ng kasangkot, tulad ng mga taong nagpopondo sa proyekto at mga gumagawa ng trabaho, ay sumasang-ayon sa bawat hakbang.
Kaya, kung gusto mo ng malinaw at organisadong paraan upang pamahalaan ang iyong mga proyekto, ang PRINCE2 ay isang mahusay na pagpipilian sa iba pang mga pamamaraan ng pamamahala ng proyekto. Ito ay tulad ng pagkakaroon ng isang roadmap – alam mo kung saan ka pupunta, at siguraduhin mong lahat ay nakasakay bago lumipat sa susunod na hintuan.
Gayundin Basahin: 100 Mga Halimbawa ng Positibong Katangian
Iba't ibang Uri ng Mga Estilo ng Pamamahala ng Proyekto
Ang pamamahala ng proyekto ay nagsasangkot ng iba't ibang mga diskarte upang mabisang pangasiwaan ang mga gawain at makamit ang mga layunin. Narito ang apat na uri ng pamamahala ng proyekto:
Tradisyunal na Pamamahala ng Proyekto
Ang tradisyonal na pamamahala ng proyekto ay isang makalumang paraan ng pagtatrabaho sa mga proyekto. Sa pamamaraang ito, ang mga gawain ay isa-isang ginagawa sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod. Ito ay katulad ng pagsunod sa mga hakbang sa isang recipe. Ginagamit ng mga tao ang pamamaraang ito upang matiyak na ang bawat gawain ay tapos na bago simulan ang susunod. Ito ay tulad ng pagtatayo ng isang bahay kung saan mo ilalagay ang pundasyon bago ilagay ang mga dingding.
Ang diskarte na ito ay nakatuon nang husto sa pagpaplano at pag-iingat ng mga talaan. Nangangahulugan ito na ang lahat ay kailangang maingat na pag-isipan at isulat bago magsimula. Maaari nitong limitahan ang proyekto dahil kailangan nitong manatili sa plano, kahit na magbago ang mga bagay.
Sa pangkalahatan, ang tradisyonal na pamamahala ng proyekto ay tungkol sa paggawa ng mga bagay sa isang nakatakdang pagkakasunud-sunod at pagtiyak na ang lahat ay nakaplano at naidokumento bago magsimula.
Pamamahala ng Agile Project
Ang Agile Project Management ay isang paraan ng pagtutulungan sa mga proyekto. Nakakatulong itong lumikha ng espiritu ng pangkat sa pamamahala ng mga proyekto. Sa halip na gawin ang lahat nang sabay-sabay, hinahati ng Agile ang mga gawain sa mas maliliit na bahagi. Ang mas maliliit na bahaging ito ay ibibigay sa iba't ibang miyembro ng koponan upang pagtrabahuhan. Ginagawa nitong mas madali ang paghawak at pagkumpleto ng mga gawain.
Sa tradisyonal na pamamahala ng proyekto, ang lahat ay pinlano sa simula, at ang plano ay sinusunod nang hakbang-hakbang. Ngunit sa Agile, maaaring magbago ang plano habang umuusad ang proyekto. Nagbibigay-daan ito para sa flexibility at pagsasaayos batay sa kung ano ang nangyayari sa panahon ng proyekto.
Ang maliksi ay parang gusali na may mga brick ng Lego. Ang bawat miyembro ng koponan ay nakakakuha ng isang partikular na piraso ng Lego (gawain), at magkasama silang bumuo ng proyekto. Kung kailangan nilang baguhin ang isang bagay, madali nilang maiayos ang mga piraso ng Lego. Sa ganitong paraan, makakaangkop ang team at makakagawa ng mga pagpapabuti sa buong proyekto. Ang Agile ay isang mas flexible at collaborative na paraan ng pamamahala ng mga proyekto.
Alamin ang Pamamahala ng Proyekto
Sa mundo ng payat na pamamahala ng proyekto, ang pangunahing layunin ay upang putulin ang mga hindi kinakailangang hakbang at palakasin ang pagiging produktibo. Ang diskarte na ito ay nagsasangkot ng paggamit ng data upang gumawa ng matalinong mga pagpapasya at palaging paghahanap ng mga paraan upang gawing mas maayos ang mga proseso, pagliit ng basura at pagtitipid ng pera.
Ang pamamahala ng lean na proyekto ay tungkol sa paggawa ng mga bagay sa pinakamabisang paraan na posible. Ang mga manager sa system na ito ay nagsisikap na alisin ang anumang mga hindi kinakailangang bahagi ng isang proyekto na hindi nagdaragdag ng halaga. Gumagamit sila ng data upang gabayan ang kanilang mga pagpipilian at palaging naghahanap ng mga paraan upang gawing mas simple at hindi masyadong maaksaya ang mga bagay.
Ang patuloy na pagpapabuti ay isang mahalagang bahagi ng pamamahala ng proyekto. Sa halip na manatili sa parehong mga lumang paraan ng paggawa ng mga bagay, ang mga tagapamahala ay palaging naghahanap ng mas mahusay na mga pamamaraan. Sa pamamagitan ng pagtutuon sa kahusayan at pag-alis ng basura, ang pamamahala sa proyekto ng sandalan ay tumutulong sa mga koponan na magtrabaho nang mas matalino, hindi mas mahirap. Ang resulta ay isang streamlined na proseso na mas mabilis na nagagawa ang trabaho at may mas kaunting mapagkukunan.
Pamamahala ng Hybrid Project
Ang Hybrid na pamamahala ng proyekto ay isang paraan na kumukuha ng pinakamahusay na mga aspeto mula sa iba't ibang mga diskarte at pinagsama ang mga ito upang makagawa ng isang personalized na diskarte. Maaaring ihalo ng mga taong gumagamit ng paraang ito ang sunud-sunod na paraan ng talon sa pagtutulungan ng magkakasamang maliksi upang matugunan ang mga partikular na pangangailangan.
Sa simpleng mga termino, ang pamamahala ng hybrid na proyekto ay tulad ng paglikha ng isang espesyal na recipe sa pamamagitan ng pagpili ng pinakamasarap na sangkap mula sa iba't ibang pagkain. Isipin ang paggawa ng cake kung saan pipiliin mo ang pinakamagagandang bahagi ng recipe ng tsokolate at pagsamahin ang mga ito sa masasarap na elemento ng recipe ng vanilla. Katulad nito, pinagsasama ng hybrid na pamamahala ng proyekto ang mga lakas ng iba't ibang istilo ng pamamahala ng proyekto upang makagawa ng kakaiba at epektibong diskarte.
Halimbawa, kailangan nito ang structured at organized na katangian ng waterfall approach at pinaghalo ito sa flexibility at collaboration ng agile approach. Sa ganitong paraan, ang mga koponan ay maaaring magtulungan nang maayos at sumunod sa isang malinaw na plano sa parehong oras. Ang pamamahala ng hybrid na proyekto ay tungkol sa paghahanap ng tamang halo upang makamit ang tagumpay sa paraang nababagay sa mga partikular na kinakailangan ng isang proyekto.
Gayundin Basahin: 6 Mga Halimbawa ng Ageism
Mga Modelo ng Siklo ng Buhay ng Pamamahala ng Proyekto
Kasama sa pamamahala ng proyekto ang paggamit ng iba't ibang paraan upang gabayan ang isang proyekto mula sa pagsisimula nito hanggang sa pagkumpleto. Mayroong limang pangunahing modelo ng ikot ng proyekto na maaaring gamitin para sa layuning ito. Sa mga naunang bahagi ng artikulong ito, ginalugad namin ang unang dalawang modelo: ang modelo ng talon at ang maliksi na modelo. Ngayon, tingnan natin ang natitirang tatlong modelo:
- V-Model: Ang modelong ito ay isang pagkakaiba-iba ng modelo ng talon. Ito ay sumusunod sa isang hakbang-hakbang na diskarte sa pagkumpleto ng isang proyekto ngunit nagpapakilala ng isang yugto ng pagsubok pagkatapos ng bawat gawain bago lumipat sa susunod. Tinitiyak nito na ang bawat bahagi ay lubusang nasubok bago umunlad pa.
- Spiral na Modelo: Pinagsasama ang mga elemento ng parehong talon at maliksi na mga modelo, ang spiral model ay nagbibigay-daan sa mga tagapamahala na hatiin ang proyekto sa mas maliliit na gawain na sumusunod sa isang partikular na pagkakasunud-sunod. Ang umuulit na diskarte na ito ay nagbibigay-daan para sa flexibility at mga pagsasaayos kung kinakailangan sa buong ikot ng buhay ng proyekto.
- Hybrid na Modelo: Ang hybrid na modelo ay nagbibigay ng flexibility sa pamamagitan ng pagpayag sa mga manager na iangkop ang kanilang diskarte sa mga natatanging kinakailangan ng isang proyekto. Sa kaso ng high hybrid na modelo, ang mga elemento mula sa lahat ng iba pang mga modelo ay maaaring isama upang matugunan ang mga partikular na pangangailangan ng proyekto nang epektibo.
Paglalakbay sa Pamamahala ng Proyekto
Ang bawat proyekto ay dumadaan sa isang paglalakbay na kinasasangkutan ng apat na pangunahing hakbang bago ito maging handa para sa mga may-ari o stakeholder. Tuklasin natin ang bawat hakbang:
1. Pagsisimula ng Proyekto: Ang unang yugto ay tinatawag na yugto ng pagsisimula. Dito nagsisimula ang proyekto, na may nabuong ideya. Sa yugtong ito, tinukoy ang mga layunin, saklaw, at limitasyon ng proyekto.
2. Pagpaplano para sa Tagumpay: Susunod na ang yugto ng pagpaplano. Dito, maingat na binalangkas ang saklaw at badyet ng proyekto. Isipin ito bilang paggawa ng isang roadmap para sa proyektong susundan. Tinitiyak ng hakbang na ito na alam ng lahat kung ano ang kailangang gawin at kung magkano ang magagastos nito.
3. Paggawa ng mga Bagay: Ang yugto ng pagpapatupad ay kung saan nangyayari ang aktwal na gawain. Ito ay kapag ang mga plano mula sa mga nakaraang yugto ay naisasagawa. Ito ay tulad ng yugto ng pagtatayo ng paggawa ng isang bahay – ang mga tagapagtayo ay nagsisimulang magtayo batay sa mga plano ng arkitekto.
4. Pagbabalot nito: Ang huling yugto ay ang yugto ng pagsasara. Ito ay kapag ang natapos na proyekto ay ipinasa sa mga stakeholder. Ito ay tulad ng pagtatapos ng isang libro at ipasa ito sa ibang tao upang basahin – ang proyekto ay natapos, at ngayon ay oras na para sa iba na makinabang mula sa pagsusumikap.
Mag-iwan ng Sagot