Bạn có muốn tìm hiểu cách gửi email tốt nhất đến giáo sư của mình và nhận được phản hồi bạn cần không? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin bạn cần.
Liên hệ với giáo sư của bạn qua email là một trong nhiều điều bạn có thể phải làm ở trường đại học. Có lẽ thường xuyên hơn bạn muốn. Không cần phải hoảng sợ, nhưng có một số điều bạn cần lưu ý trước khi liên hệ.
Điều quan trọng nhất cần nhớ là mỗi email bạn gửi cho giáo sư của bạn phải chuyên nghiệp.
Hãy nhớ rằng người bạn đăng ký có thể có ảnh hưởng lớn đến việc học của bạn. Là một chuyên gia trong lĩnh vực này, giáo sư của bạn có chìa khóa cho thông tin bạn cần và thậm chí có thể giúp chỉ cho bạn hướng đi đúng cho nghề nghiệp tương lai.
Điều quan trọng là để lại ấn tượng tích cực mỗi khi bạn liên lạc với họ, vì lá thư của bạn sẽ ảnh hưởng đến việc họ có tiếp cận với các cơ hội phát triển bổ sung, bao gồm cả việc thực tập và học bổng hay không.
Gửi email cho một Giáo sư? Làm theo Hướng dẫn này
Email của giáo sư phải đơn giản. Bạn đã gửi một email vào những dịp khác nhau! Tuy nhiên, gửi email cho giáo sư khác với gửi email cho bạn bè hoặc thành viên trong gia đình.
Các nghi thức email chuyên nghiệp thường không được dạy, điều này khiến cho việc gửi email đầu tiên của bạn thậm chí còn trở nên căng thẳng hơn. Những mẹo này sẽ giúp bạn viết đúng email và nhận được phản hồi.
Lời chào hỏi
Theo một bài báo được xuất bản bởi Đại học Purdue, một email gửi đến giáo sư nên bắt đầu bằng “Kính gửi” hoặc “Xin chào”. “Xin chào” là quá bình thường đối với tình huống này, giáo sư của bạn sẽ cho rằng bạn không nghiêm túc vì “Xin chào” là quá thân mật.
Tiêu đề và Tên
Sau lời chào cần có tên và chức danh của giáo sư. Điều này có vẻ quá trang trọng đối với bạn, nhưng đó là một cách quan trọng để thể hiện sự tôn trọng đối với giáo sư, vị trí của ông ấy và trình độ học vấn của ông ấy. Bỏ sót một tiêu đề hoặc sử dụng tiêu đề sai có thể vô tình xúc phạm giáo viên của bạn.
Hầu hết các giáo viên nên được gọi là “Giáo sư” hoặc “Tiến sĩ” kèm theo họ của họ. Hãy nhớ kiểm tra chính tả tên của họ trước khi nhấp vào gửi.
Đặt bối cảnh
Một số giáo sư giỏi có rất nhiều sinh viên và sẽ cần kiến thức cơ bản để biết bạn và có thể trả lời câu hỏi của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn gửi email cho họ lần đầu tiên.
Cách dễ nhất để giúp họ hiểu bạn là ai là cho họ biết bạn đang học lớp nào và lớp của bạn họp vào ngày nào (nếu lớp học có nhiều phần). Nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng giáo sư biết tên của bạn, bạn có thể bỏ qua phần này.
Giữ cho nó ngắn
một Giáo sư nhận được nhiều hơn một email mỗi ngày, vì vậy hãy đảm bảo yêu cầu của bạn đơn giản và rõ ràng. Làm cho câu hỏi của bạn rõ ràng để email của bạn không làm anh ấy chán.
Bạn cũng có thể giảm số lượng email cần thiết để trả lời một câu hỏi bằng cách liệt kê ngắn gọn một số bước bạn đã thực hiện trước đây để trả lời câu hỏi.
Chúng bao gồm kiểm tra giáo trình (bắt buộc trước khi gửi email cho giáo viên), hỏi bạn cùng lớp và trò chuyện với trợ lý.
Đăng xuất
Đóng email với chữ ký của bạn và sau đó là tên của bạn. Một chữ “Tốt nhất”, “chúc mừng” hoặc “Cảm ơn” đơn giản với tên của bạn là đủ. Nếu địa chỉ email trường đại học của bạn không chứa tên đầy đủ của bạn, bạn có thể thêm họ và tên vào chữ ký của mình. Điều này giúp giáo sư dễ dàng xác định vị trí của bạn trong hệ thống của họ.
Sử dụng các dòng tiêu đề rõ ràng
Email của bạn phải có dòng tiêu đề. Dòng tiêu đề không chỉ giúp giáo sư mà còn ngăn email của bạn bị đưa vào thư mục spam. Dòng tiêu đề phải đơn giản và phản ánh nội dung email của bạn. Chẳng hạn như “câu hỏi về [tên lớp] Bài kiểm tra” hoặc “lời mời họp” cũng được.
Được chuyên nghiệp
Bạn có một mối quan hệ chuyên nghiệp với giáo sư và điều này sẽ được phản ánh trong email của bạn. Điều này có nghĩa là khi viết tin nhắn, bạn phải viết đúng chính tả các từ và sử dụng đúng ngữ pháp (bao gồm cả viết hoa và dấu câu).
Không sử dụng biểu tượng cảm xúc. Chúng đã trở thành một hình thức giao tiếp phổ biến, nhưng chúng không có vị trí trong một email chuyên nghiệp. Đọc email để kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi.
Bạn cũng nên tránh bao gồm những điều không cần thiết thông tin cá nhân trong email. Nếu bạn nghỉ học, bạn không cần phải giải thích tại sao.
Cuộc sống cá nhân của bạn không liên quan gì đến mối quan hệ nghề nghiệp của bạn với giáo sư.
Gửi email từ địa chỉ email của trường đại học
Sử dụng địa chỉ email của trường đại học để làm cho email của bạn trông chuyên nghiệp và đảm bảo email của bạn vượt qua bộ lọc thư rác của trường đại học. Email trường đại học của bạn cũng cho giáo sư thấy rằng bạn là một trong những sinh viên của ông ấy, vì vậy họ xem xét thông tin của bạn một cách nghiêm túc hơn.
Gửi email để hỏi giáo sư của bạn một câu hỏi chung cho bạn
Đảm bảo đọc giáo trình hoặc hướng dẫn bài tập trước khi gửi email cho giáo viên của bạn kèm theo câu hỏi. Trong nhiều trường hợp, câu trả lời bạn đang tìm kiếm có thể đã được trả lời trong những câu hỏi thường gặp nhất trong vài ngày đầu tiên của nhiệm kỳ.
Trước khi liên hệ với giáo sư của bạn, hãy xem lại tất cả các tài liệu bạn đã thu thập được trong khóa học. Điều cuối cùng bạn muốn làm là khiến họ tức giận về điều gì đó mà họ đã cho bạn câu trả lời.
Thể hiện sự cam kết và tôn trọng của bạn bằng cách xem xét thông tin của bạn một cách cẩn thận và đảm bảo rằng bạn giữ liên lạc với các giáo sư của mình.
Các sinh viên khác trong lớp của bạn có thể là một nguồn tài nguyên quý giá khác như chúng tôi đã nêu. Mỗi giáo sư của bạn có thể dạy một vài lớp, thực hiện nghiên cứu ngoài giờ học, hoặc làm công việc khác trong khuôn viên trường hoặc nơi khác.
Họ không phải lặp lại cùng một thông tin nhiều lần! Nếu bạn không thể đến lớp, đừng hỏi giáo viên những gì bạn đã bỏ lỡ. Luôn luôn đi đến bạn học của bạn đầu tiên!
Mục tiêu của bất kỳ giáo sư nào là giúp bạn thành công, nhưng đó không phải là trách nhiệm của họ. Hãy cho họ thấy quyết tâm thành công của bạn với sự chuẩn bị chu đáo và cẩn thận.
Học cách viết email rõ ràng, súc tích, chuyên nghiệp cho giáo viên là một cách tuyệt vời để làm chủ nền giáo dục của bạn, chưa kể còn chuẩn bị cho bản thân trước nhà tuyển dụng tương lai!
Ví dụ về email Yêu cầu giáo sư của bạn để được tham khảo
Một dịp khác mà bạn có thể cần gửi email cho giáo sư là khi bạn đang tìm kiếm một lời giới thiệu chuyên nghiệp. Giáo sư của bạn là một chuyên gia được kính trọng trong lĩnh vực của ông ấy, vì vậy lời khuyên của ông ấy có thể làm nên điều kỳ diệu cho việc học tập của bạn và phát triển chuyên môn.
Tuy nhiên, điều quan trọng là lộ trình bạn quyết định thực hiện để xin tài liệu tham khảo phải dễ dàng đối với họ, vì họ đang bận và có thể đã nhận được những câu hỏi tương tự từ nhiều sinh viên khác.
Lịch sự, ngắn gọn và rõ ràng khi bạn nói với họ những gì bạn cần ở họ. Nếu cần tham chiếu vào một ngày cụ thể, hãy đảm bảo đưa nó vào yêu cầu của bạn và có đủ thời gian để hoàn thành yêu cầu của bạn.
Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu tham khảo từ một quy trình, ví dụ email dưới đây sẽ giúp bạn.
Xin chào Tiến sĩ X
Đây là XX cho lớp học Mùa thu 2022 ABC2000 của bạn. Tôi thực sự thích khóa học của bạn và muốn cảm ơn bạn vì một học kỳ tuyệt vời. Tôi hiện đang đăng ký một khóa học _________ nhằm nâng cao kỹ năng chuyên môn của các kỹ sư tại trường đại học này. Tôi gửi email này cho bạn để hỏi bạn có muốn nhận xét về tiềm năng của tôi với tư cách là một nhà nghiên cứu kỹ thuật môi trường không. Tôi chỉ cần thêm tên của bạn làm tài liệu tham khảo và thông tin liên hệ của bạn.
Email Ví dụ Hỏi về Điểm của Bạn
Khi bạn có câu hỏi hoặc thắc mắc về điểm số, hãy nhớ rằng giáo viên của bạn có thể sẽ không chia sẻ một số thông tin nhất định với bạn qua email vì lý do riêng tư. Nếu bạn không thể đặt câu hỏi trực tiếp trong giờ hành chính của họ, hãy dành thời gian của bạn vào một thời điểm thuận tiện. Dưới đây là một ví dụ tuyệt vời về cách gửi email cho giáo sư của bạn về thông tin liên quan đến điểm của bạn.
Xin chào, Giáo sư X.
Tên tôi là XX và tôi đang học lớp tiếng Anh của bạn tổ chức vào các ngày thứ Năm, lớp 4231. Tôi không thể đến làm việc trong giờ làm việc của bạn trong tuần này, nhưng tôi không biết liệu tôi có thể hẹn gặp bạn để thảo luận về Bài luận của tôi không # 1 lớp. Mình thấy ghi chú của bạn khó hiểu lắm, mong được gặp bạn để nói rõ. Hãy cho tôi biết nếu bất kỳ ngày nào trong tuần này sẽ ổn với bạn.
Cảm ơn rất nhiều vì thời gian của bạn và có một buổi chiều tuyệt vời.
Tốt nhất,
XX