Bắt tay vào sự nghiệp quản trị kinh doanh hoặc hiện đang theo học một chương trình kinh doanh? Biết các phương pháp quản lý dự án khác nhau có thể giúp hành trình của bạn suôn sẻ hơn. Những phương pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao khả năng xử lý thành công các dự án công việc của bạn. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp quản lý dự án đa dạng, cho phép bạn chọn phương pháp phù hợp nhất với mình.
Hiểu các phương pháp quản lý dự án là rất quan trọng đối với những người muốn theo đuổi sự nghiệp quản trị kinh doanh hoặc hiện đang theo học một chương trình kinh doanh. Nó không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành các dự án; đó là về việc thực hiện nó một cách hiệu quả. Bằng cách học những phương pháp này, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo các dự án liên quan đến công việc của bạn được thực hiện một cách hiệu quả. Hãy cùng đi sâu vào các phương pháp quản lý dự án khác nhau để hỗ trợ bạn chọn phương pháp phù hợp với sở thích và mục tiêu của mình.
Các khía cạnh thiết yếu của quản lý dự án
Quản lý dự án bao gồm năm yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của nó. Những thành phần chính này đảm bảo rằng dự án được lập kế hoạch tốt, thực hiện hiệu quả, giám sát hiệu quả, quản lý rủi ro và duy trì liên lạc xuyên suốt. Dưới đây là bảng phân tích các yếu tố cần thiết này:
1. Lập kế hoạch: Bước đầu tiên trong quản lý dự án là lập một kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này phải bao gồm phạm vi, mục tiêu, thời gian, nguồn lực và ngân sách của dự án. Điều quan trọng là phải thường xuyên cập nhật và xem xét kế hoạch để đảm bảo dự án đi đúng hướng.
2. Thực hiện: Khi kế hoạch đã được thực hiện, giai đoạn tiếp theo liên quan đến việc đưa nó vào hành động. Người quản lý dự án cần giám sát việc hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau được nêu trong kế hoạch để đảm bảo dự án tiến triển như dự định.
3. Giám sát và kiểm soát: Người quản lý dự án đóng một vai trò quan trọng trong việc theo dõi tiến độ của dự án. Họ cần xác định bất kỳ vấn đề nào phát sinh và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để giữ mọi thứ đi đúng hướng. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) là công cụ có giá trị để theo dõi và kiểm soát dự án.
4. Quản lý rủi ro: Hầu hết các dự án đều phải đối mặt với những điều không chắc chắn và việc quản lý dự án hiệu quả bao gồm việc xác định và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng leo thang, người quản lý dự án có thể bảo vệ sự thành công của dự án.
5. Giao tiếp: Giao tiếp cởi mở là rất quan trọng trong suốt dự án. Người quản lý dự án nên thường xuyên cập nhật cho các bên liên quan về tiến độ của dự án, thúc đẩy môi trường hợp tác và đảm bảo mọi người đều được cung cấp đầy đủ thông tin.
Bằng cách tập trung vào năm yếu tố cơ bản này, người quản lý dự án sẽ nâng cao khả năng hoàn thành dự án thành công, đáp ứng mục tiêu và làm hài lòng các bên liên quan.
Phương pháp luận quản lý dự án
1. Phương pháp thác nước
Nhiều sinh viên và người quản lý dự án tìm kiếm cách tiếp cận đơn giản, từng bước để quản lý dự án của họ. Nếu bạn là người thích các phương pháp rõ ràng và trực tiếp thì phương pháp thác nước có thể chính là thứ bạn cần. Bản thân thuật ngữ “thác nước” gợi ý về dòng chảy đi xuống của quá trình, trong đó mỗi giai đoạn được bắt đầu và kết thúc trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Cách tiếp cận này đặc biệt hiệu quả đối với các dự án thuộc lĩnh vực sản xuất, xây dựng. Nó cũng có thể hữu ích cho sinh viên và nhà nghiên cứu thu thập và phân tích dữ liệu cho mục đích học tập.
Phương pháp thác nước là một trong những phương pháp quản lý dự án mà bạn cần đi theo một lộ trình đã định sẵn, đảm bảo từng giai đoạn được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Cấu trúc có tổ chức này giúp theo dõi tiến độ dễ dàng hơn và giảm thiểu khả năng mọi thứ trở nên quá phức tạp. Cho dù bạn đang xây dựng một tòa nhà hay tiến hành nghiên cứu học thuật, phương pháp thác nước cung cấp một cách có hệ thống để thực hiện dự án của bạn, khiến nó trở thành lựa chọn tuyệt vời cho những ai thích cách tiếp cận quản lý dự án đơn giản và tuyến tính.
Cũng đọc: 30 câu nói hay về quản lý vi mô và giải thích
2. Phương pháp đường tới hạn (CPM)
Phương pháp đường tới hạn (CPM) là một công cụ quản lý dự án hữu ích giúp người quản lý hiểu và lập kế hoạch cho các nhiệm vụ trong dự án. Nó cho phép họ xác định tất cả các nhiệm vụ và tìm ra mức độ linh hoạt của lịch trình cho từng nhiệm vụ. Với CPM, người quản lý tạo ra đường dẫn quan trọng, là chuỗi nhiệm vụ dài nhất cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Phương pháp này đặc biệt hiệu quả đối với các dự án vừa và nhỏ. Nó đơn giản hóa quá trình tổ chức và lên lịch các nhiệm vụ, cung cấp lộ trình rõ ràng về dòng thời gian của dự án. Bằng cách tập trung vào con đường quan trọng, người quản lý có thể ưu tiên các nhiệm vụ và đảm bảo rằng dự án luôn đúng tiến độ.
Về bản chất, Phương pháp Đường tới hạn hợp lý hóa việc quản lý dự án bằng cách đưa ra cách tiếp cận đơn giản để lập kế hoạch và lập kế hoạch nhiệm vụ. Nó là một công cụ có giá trị để đảm bảo hoàn thành dự án hiệu quả và kịp thời, đặc biệt là trong bối cảnh các dự án vừa và nhỏ.
3. Phương pháp Agile
Trong làm việc nhóm, phương pháp linh hoạt là một cách hữu ích để đạt được các mục tiêu chính của dự án. Agile tập trung vào làm việc cùng nhau, linh hoạt và đảm bảo khách hàng hài lòng. Điều này giúp thay đổi kế hoạch và trở nên tốt hơn ở các giai đoạn khác nhau. Thông thường, những người theo phương pháp này chia dự án thành các phần nhỏ hơn gọi là chạy nước rút. Sau đó, họ sử dụng phản hồi liên tục để làm cho sản phẩm tốt hơn.
Agile giống như một hướng dẫn hữu ích cho các đội. Nó chỉ cho họ cách làm việc tốt cùng nhau và sẵn sàng cho những thay đổi. Hãy tưởng tượng bạn đang trên một hành trình và thay vì lên kế hoạch cho toàn bộ chuyến đi cùng một lúc, bạn lên kế hoạch từng chút một. Bằng cách này, nếu có điều gì bất ngờ xảy ra, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh kế hoạch của mình.
Với Agile, các nhóm có thể sáng tạo hơn và từng bước làm mọi việc tốt hơn. Nó giống như việc xây dựng một câu đố. Bạn bắt đầu từ những mảnh nhỏ, ghép chúng lại với nhau và chẳng mấy chốc bạn sẽ có được bức tranh hoàn chỉnh. Phương pháp linh hoạt giống như ghép các mảnh ghép của dự án lại với nhau, từng mảnh một, để đảm bảo mọi thứ vừa khít.
4. Phương pháp Scrum
Phương pháp Scrum là một cách quản lý dự án tuân theo một số ý tưởng chính của phương pháp tiếp cận linh hoạt. Tương tự như phương pháp linh hoạt, Scrum nhấn mạnh vào tinh thần đồng đội và cộng tác. Cũng giống như trong Agile, những người sử dụng Scrum chia nhỏ các nhiệm vụ khác nhau trong dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Tuy nhiên, Scrum được thiết kế cho các nhóm nhỏ hơn, thường bao gồm tối đa 10 thành viên.
Trong Scrum, các nhóm này sắp xếp các cuộc họp ngắn, được gọi là cuộc họp scrum, hàng ngày hoặc hàng tuần để đánh giá mức độ tiến triển trong công việc của họ. Những cuộc họp này giúp các thành viên trong nhóm luôn thống nhất và giải quyết mọi thách thức mà họ có thể gặp phải. Bằng cách áp dụng phương pháp Scrum, các nhóm hướng đến việc cải thiện khả năng giao tiếp, nâng cao tính linh hoạt và mang lại kết quả dự án một cách hiệu quả.
5. Phương pháp Kanban
Phương pháp Kanban là hoàn hảo cho các dự án cần một hình ảnh rõ ràng. Với phương pháp này, người quản lý dự án có thể xem tất cả các nhiệm vụ trong dự án và sắp xếp công việc sẽ diễn ra như thế nào. Họ sử dụng thẻ hoặc giấy ghi chú để theo dõi từng giai đoạn đang tiến triển như thế nào. Cách tiếp cận trực quan của Kanban rất tốt để loại bỏ mọi vấn đề hoặc nỗ lực lãng phí trong dự án.
Thay vì một quy trình phức tạp, Kanban giữ mọi thứ đơn giản. Nó giống như có một bảng với các thẻ cho mỗi nhiệm vụ và bạn có thể di chuyển chúng xung quanh để hiển thị mọi thứ ở đâu. Bằng cách này, mọi người trong nhóm đều biết những gì cần phải làm và những gì đã hoàn thành. Đó là một cách đơn giản nhưng mạnh mẽ để quản lý dự án và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
6. Phương pháp PRINCE2
Phương pháp PRINCE2 là một công cụ hữu ích để quản lý các dự án trong đó mỗi giai đoạn cần được phê duyệt trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Người sử dụng phương pháp này chia dự án thành các giai đoạn và mỗi giai đoạn có thể cần được phê duyệt trước khi tiến hành. Trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo, các bên liên quan sẽ được tham khảo ý kiến và nhận được sự chấp thuận của họ.
Nói một cách đơn giản hơn, PRINCE2 là cách tổ chức và quản lý dự án theo từng bước. Hãy tưởng tượng bạn đang xây một ngôi nhà - bạn sẽ không bắt đầu xây tường trước khi đảm bảo nền móng vững chắc, phải không? PRINCE2 tuân theo logic tương tự cho bất kỳ dự án nào. Nó chia toàn bộ dự án thành các phần nhỏ hơn, đảm bảo mọi thứ đều được phê duyệt và hoạt động tốt trước khi tiếp tục. Điều này giúp giữ mọi thứ ngăn nắp và đảm bảo tất cả mọi người tham gia, như những người tài trợ cho dự án và những người thực hiện công việc, đều đồng ý ở từng bước.
Vì vậy, nếu bạn muốn quản lý dự án của mình một cách rõ ràng và có tổ chức, PRINCE2 là một lựa chọn tuyệt vời trong số các phương pháp quản lý dự án khác. Nó giống như có một lộ trình – bạn biết mình sẽ đi đâu và đảm bảo mọi người đều có mặt trước khi chuyển sang điểm dừng tiếp theo.
Cũng đọc: 100 ví dụ về phẩm chất tích cực
Các loại phong cách quản lý dự án khác nhau
Quản lý dự án bao gồm các cách tiếp cận khác nhau để xử lý hiệu quả các nhiệm vụ và đạt được mục tiêu. Dưới đây là bốn loại quản lý dự án:
Quản lý dự án truyền thống
Quản lý dự án truyền thống là một cách làm việc lỗi thời trên các dự án. Trong phương pháp này, các nhiệm vụ được thực hiện lần lượt theo một thứ tự cụ thể. Nó tương tự như các bước sau trong một công thức nấu ăn. Mọi người sử dụng phương pháp này để đảm bảo mỗi nhiệm vụ được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo. Nó giống như việc xây một ngôi nhà mà bạn đặt nền móng trước khi xây tường.
Cách tiếp cận này tập trung nhiều vào việc lập kế hoạch và lưu giữ hồ sơ. Nó có nghĩa là mọi thứ phải được suy nghĩ và viết ra cẩn thận trước khi bắt đầu. Điều này có thể hạn chế dự án vì nó phải bám sát kế hoạch, ngay cả khi mọi thứ thay đổi.
Nhìn chung, quản lý dự án truyền thống là thực hiện mọi việc theo trình tự đã định và đảm bảo mọi thứ đều được lên kế hoạch và ghi chép trước khi bắt đầu.
Quản lý dự án Agile
Quản lý dự án Agile là một cách làm việc cùng nhau trong các dự án. Nó giúp tạo ra tinh thần đồng đội trong việc quản lý dự án. Thay vì làm mọi thứ cùng một lúc, Agile chia nhiệm vụ thành những phần nhỏ hơn. Những phần nhỏ hơn này sau đó được giao cho các thành viên khác trong nhóm để làm việc. Điều này giúp bạn dễ dàng xử lý và hoàn thành nhiệm vụ hơn.
Trong quản lý dự án truyền thống, mọi thứ đều được lên kế hoạch ngay từ đầu và kế hoạch được thực hiện theo từng bước. Nhưng trong Agile, kế hoạch có thể thay đổi khi dự án tiến triển. Nó cho phép linh hoạt và điều chỉnh dựa trên những gì đang xảy ra trong dự án.
Agile giống như xây dựng bằng những viên gạch Lego. Mỗi thành viên trong nhóm nhận được một mảnh Lego (nhiệm vụ) cụ thể và họ cùng nhau xây dựng dự án. Nếu cần thay đổi thứ gì đó, trẻ có thể dễ dàng sắp xếp lại các mảnh Lego. Bằng cách này, nhóm có thể thích ứng và thực hiện các cải tiến trong suốt dự án. Agile là một cách quản lý dự án linh hoạt và hợp tác hơn.
Tìm hiểu quản lý dự án
Trong thế giới quản lý dự án tinh gọn, mục tiêu chính là cắt bỏ các bước không cần thiết và tăng năng suất. Cách tiếp cận này liên quan đến việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định thông minh và luôn tìm cách làm cho các quy trình diễn ra suôn sẻ hơn, giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm tiền.
Quản lý dự án tinh gọn là thực hiện mọi việc theo cách hiệu quả nhất có thể. Các nhà quản lý trong hệ thống này làm việc chăm chỉ để loại bỏ mọi phần không cần thiết của dự án mà không mang lại giá trị. Họ sử dụng dữ liệu để hướng dẫn các lựa chọn của mình và luôn tìm cách khiến mọi việc trở nên đơn giản và ít lãng phí hơn.
Cải tiến liên tục là một phần quan trọng của quản lý dự án tinh gọn. Thay vì bám vào những cách làm cũ, các nhà quản lý luôn tìm kiếm những phương pháp tốt hơn. Bằng cách tập trung vào hiệu quả và cắt giảm lãng phí, quản lý dự án tinh gọn giúp các nhóm làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả hơn. Kết quả là một quy trình được sắp xếp hợp lý giúp hoàn thành công việc nhanh hơn và sử dụng ít tài nguyên hơn.
Quản lý dự án lai
Quản lý dự án kết hợp là một phương pháp tận dụng những khía cạnh tốt nhất từ nhiều cách tiếp cận khác nhau và kết hợp chúng lại với nhau để tạo ra một cách tiếp cận cá nhân hóa. Những người sử dụng phương pháp này có thể kết hợp cách thức từng bước của thác nước với trọng tâm làm việc nhóm theo phương pháp linh hoạt để giải quyết các nhu cầu cụ thể.
Nói một cách đơn giản, quản lý dự án kết hợp giống như tạo ra một công thức đặc biệt bằng cách chọn những nguyên liệu ngon nhất từ các món ăn khác nhau. Hãy tưởng tượng làm một chiếc bánh mà bạn chọn những phần ngon nhất của công thức sô cô la và kết hợp chúng với các yếu tố thơm ngon của công thức vani. Tương tự, quản lý dự án kết hợp kết hợp điểm mạnh của các phong cách quản lý dự án khác nhau để tạo ra một cách tiếp cận độc đáo và hiệu quả.
Ví dụ: nó lấy bản chất có cấu trúc và tổ chức của phương pháp tiếp cận thác nước và kết hợp nó với tính linh hoạt và cộng tác của phương pháp linh hoạt. Bằng cách này, các nhóm có thể làm việc cùng nhau một cách suôn sẻ và đồng thời tuân theo một kế hoạch rõ ràng. Quản lý dự án kết hợp là tìm kiếm sự kết hợp phù hợp để đạt được thành công theo cách phù hợp với yêu cầu cụ thể của dự án.
Cũng đọc: 6 ví dụ về chủ nghĩa tuổi tác
Mô hình vòng đời quản lý dự án
Quản lý dự án liên quan đến việc sử dụng các phương pháp tiếp cận khác nhau để hướng dẫn một dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Có năm mô hình chu trình dự án chính có thể được sử dụng cho mục đích này. Trong các phần trước của bài viết này, chúng ta đã khám phá hai mô hình đầu tiên: mô hình thác nước và mô hình linh hoạt. Bây giờ, hãy đi sâu vào ba mô hình còn lại:
- Mẫu chữ V: Mô hình này là một biến thể của mô hình thác nước. Nó tuân theo cách tiếp cận từng bước để hoàn thành một dự án nhưng đưa ra giai đoạn thử nghiệm sau mỗi nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Điều này đảm bảo rằng mỗi thành phần đều được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi tiến xa hơn.
- Mô hình xoắn ốc: Kết hợp các yếu tố của cả mô hình thác nước và mô hình linh hoạt, mô hình xoắn ốc cho phép người quản lý chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn tuân theo một trình tự cụ thể. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại này cho phép sự linh hoạt và điều chỉnh khi cần thiết trong suốt vòng đời của dự án.
- Mô hình kết hợp: Mô hình kết hợp mang đến sự linh hoạt bằng cách cho phép các nhà quản lý điều chỉnh cách tiếp cận của họ theo các yêu cầu riêng của dự án. Trong trường hợp mô hình lai cao, các yếu tố từ tất cả các mô hình khác có thể được kết hợp để giải quyết các nhu cầu cụ thể của dự án một cách hiệu quả.
Hành trình quản lý dự án
Mỗi dự án đều trải qua một hành trình bao gồm bốn bước chính trước khi sẵn sàng cho chủ sở hữu hoặc các bên liên quan. Hãy cùng khám phá từng bước:
1. Bắt đầu dự án: Giai đoạn đầu tiên được gọi là giai đoạn khởi đầu. Đây là nơi dự án bắt đầu, với ý tưởng đang hình thành. Trong giai đoạn này, mục tiêu, phạm vi và giới hạn của dự án được xác định.
2. Lập kế hoạch để thành công: Tiếp theo là giai đoạn lập kế hoạch. Ở đây, phạm vi và ngân sách của dự án được phác thảo cẩn thận. Hãy coi nó như việc tạo ra một lộ trình cho dự án đi theo. Bước này đảm bảo mọi người đều biết cần phải làm gì và chi phí là bao nhiêu.
3. Hoàn thành công việc: Giai đoạn thực hiện là nơi công việc thực tế diễn ra. Đây là lúc các kế hoạch từ các giai đoạn trước được đưa vào thực hiện. Nó giống như giai đoạn xây dựng một ngôi nhà – người xây dựng bắt đầu xây dựng dựa trên kế hoạch của kiến trúc sư.
4. Gói lại: Giai đoạn cuối cùng là giai đoạn đóng cửa. Đây là lúc dự án hoàn thành được bàn giao cho các bên liên quan. Nó giống như việc hoàn thành một cuốn sách và chuyển nó cho người khác đọc – dự án đã hoàn thành và giờ là lúc những người khác được hưởng lợi từ công việc khó khăn đó.
Bình luận