Bạn đang gặp khó khăn khi ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams? Dưới đây là hướng dẫn cách ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams.
Trong vài năm qua, hội nghị truyền hình đã thay đổi từ một khái niệm tương lai thành hiện thực. Các tổ chức giáo dục và doanh nghiệp dựa vào các ứng dụng hội nghị truyền hình như Microsoft Teams, Zoom và Google Meet để tồn tại trong đại dịch.
Hậu đại dịch, các tổ chức học thuật và chủ doanh nghiệp vẫn dựa vào các ứng dụng hội nghị truyền hình để tổ chức các cuộc họp quan trọng.
Nhóm của Microsoft là một công cụ đáng tin cậy kết nối những người cách xa nhau. Ứng dụng nhắn tin đi kèm với các tính năng như cuộc gọi video, trò chuyện và các công cụ khác như chia sẻ tệp.
Nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả cuộc họp, Microsoft Teams có thể ghi lại cuộc họp của bạn. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn xem lại những gì đã thảo luận trong cuộc họp hoặc giúp những người không thể tham dự cuộc họp và để họ nhanh chóng hiểu được chủ đề của cuộc thảo luận.
Hãy giúp bạn hiểu cách hoạt động của việc ghi cuộc họp trên Teams và cách bắt đầu sử dụng tính năng này trong cuộc họp.
Ai có thể ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams?
Nếu bạn đáp ứng các yêu cầu sau, bạn có thể sử dụng các cuộc họp đã ghi trên Microsoft Teams:
Bạn là người tổ chức cuộc họp hoặc thành viên của tổ chức của người tổ chức cuộc họp. Những người tham gia bên ngoài từ các tổ chức khác không thể ghi lại cuộc họp trên Nhóm.
Bạn có bất kỳ giấy phép nào –được liệt kê bên dưới:
Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business hoặc Business Essentials.
Những điều này rất quan trọng vì người dùng miễn phí không thể ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams.
Quản trị viên CNTT của bạn đã bật tùy chọn ghi lại cuộc họp này.
Khi bạn đáp ứng các điều kiện trên, bạn có thể bắt đầu hoặc dừng ghi trong Microsoft Teams.
Ai có thể thấy Bản ghi đang diễn ra trong Cuộc họp trên Microsoft Teams?
Khi bạn bắt đầu ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams, tất cả những người tham gia cuộc họp sẽ nhận được thông báo cho biết phản ứng của họ đang được ghi lại và phiên âm.
Người tham gia sẽ có thể xem thông báo này trên mọi thiết bị họ sử dụng, bao gồm ứng dụng Microsoft Teams dành cho máy tính để bàn, ứng dụng Microsoft Teams trên Android và iOS cũng như ứng dụng web Microsoft Teams.
Ngay cả những người tham gia đã tham gia cuộc họp bằng cách quay số cũng có thể nghe thấy thông báo khi cuộc họp được ghi lại.
Trước khi bắt đầu ghi và chép lại cuộc trò chuyện của họ, hãy nhớ nhận được sự đồng ý của mọi người tham gia cuộc họp. Một số nơi yêu cầu bạn phải xin phép mọi người một cách hợp pháp trước khi ghi âm cuộc họp.
Cũng đọc: Cách sử dụng Google Meet trong Google Lớp học
Những điều cần lưu ý khi bạn ghi âm cuộc họp trên Microsoft Teams
Những điều cần lưu ý trước khi bạn bắt đầu ghi âm
Trước khi bắt đầu ghi lại cuộc họp mà bạn đang tham dự, điều quan trọng là phải hiểu những điều sau:
- Tất cả các cuộc họp bạn ghi lại sẽ được gửi đến OneDrive và SharePoint của tổ chức để bạn có thể chia sẻ chúng một cách an toàn trong tổ chức của mình.
- Người tổ chức hoặc người tham gia không thể ghi cùng một cuộc họp nhiều lần. Điều này có nghĩa là hai người từ cùng một cuộc họp không thể ghi lại cuộc họp. Sau khi quá trình ghi kết thúc, tệp đã ghi sẽ được gửi đến đám mây để tất cả những người tham gia hội nghị sử dụng.
- Khi bạn bắt đầu ghi lại một cuộc họp, nếu quản trị viên CNTT của tổ chức bạn cho phép thì tính năng ghi âm theo thời gian thực cũng sẽ tự động được bật. Bạn có thể xem bản ghi trong và sau cuộc họp.
- Nếu bạn là thành viên của kênh đã ghi lại cuộc họp, thì kênh đó sẽ luôn hiển thị trong cuộc trò chuyện cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện trên kênh.
- Theo mặc định, tất cả những người tham gia cuộc họp đều có thể truy cập trực tiếp vào bản ghi âm.
- Những người tham gia và khách mời bên ngoài sẽ không thể truy cập vào bản ghi cuộc họp trừ khi nó được chia sẻ với họ.
- Khi bắt đầu ghi, nếu người bắt đầu ghi đã kết thúc phiên ghi hoặc mọi người tham gia cuộc họp đã rời đi, thì quá trình ghi sẽ dừng.
- Ngay cả khi người bắt đầu ghi âm đã rời khỏi cuộc họp, ghi âm cuộc họp sẽ tiếp tục.
- Quá trình ghi âm có thể kéo dài đến 4 giờ. Điều này có nghĩa là nếu bạn đang trong một cuộc họp dài, bạn nên hoàn thành cuộc thảo luận hoặc tạo lại một bản ghi âm mới trong vòng 4 giờ.
- Khi bạn bắt đầu ghi và ai đó quên rời khỏi cuộc họp, quá trình ghi sẽ dừng sau 4 giờ.
- Nếu người tham gia chủ trì hội nghị có chính sách ghi tuân thủ cụ thể, thì chính sách ghi sẽ được điều chỉnh theo chính sách của người đó, ngay cả khi họ đến từ các tổ chức khác nhau.
Cách ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams
Cách bắt đầu ghi cuộc họp trên Microsoft Teams
Sau khi xác nhận rằng các yêu cầu trên được đáp ứng, bạn có thể dễ dàng bắt đầu ghi lại các cuộc họp trên Nhóm của Microsoft.
Để thực hiện việc này, hãy nhập cuộc họp bạn đang tham dự, sau đó nhấp vào nút ba chấm bên cạnh các điều khiển cuộc họp khác ở trên cùng.
Khi bạn thấy menu thả xuống, hãy chọn tùy chọn có nội dung “Bắt đầu ghi”.
Thao tác này sẽ bắt đầu phiên ghi âm của bạn và mọi người tham gia khác trong cuộc họp sẽ nhận được thông báo
Cách dừng ghi cuộc họp
Sau khi quá trình ghi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể kết thúc cuộc họp bất kỳ lúc nào trong cuộc họp bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm ở đầu màn hình cuộc họp, sau đó chọn tùy chọn “Dừng ghi” từ menu thả xuống.
Sau khi quá trình ghi dừng, tệp đã ghi sẽ được xử lý và gửi đến tổ chức của bạn OneDrive của tổ chức và SharePoint để bạn và những người khác trong tổ chức của bạn xem.
Sau khi xử lý bản ghi, bản ghi sẽ có sẵn để xem, người bắt đầu bản ghi âm sẽ nhận được thông báo về bản ghi âm qua email và bản ghi âm cũng sẽ hiển thị trong cuộc trò chuyện cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện kênh nơi bản ghi âm được ghi lại.
Hãy xem video này để hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của nó.
Cũng đọc: OneNote trong Microsoft Teams: Cách thêm / sử dụng OneNote trong Microsoft
Bạn tìm thấy tệp Cuộc họp đã ghi trên Microsoft Teams ở đâu?
Không phải mọi thứ Microsoft Teams làm đều đơn giản như Zoom hoặc Google Meet.
Các nhóm sử dụng hai dịch vụ khác nhau để lưu trữ và sắp xếp các bản ghi của họ-SharePoint được sử dụng cho các bản ghi bắt đầu trong Kênh và OneDrive được sử dụng cho các bản ghi đã hoàn thành trong cuộc trò chuyện riêng tư.
Nếu bạn muốn biết nơi để xem và chia sẻ các bản ghi mà bạn đã bắt đầu trong các cuộc họp Nhóm, bạn có thể xem bài đăng trong liên kết bên dưới.
Kết luận
Chúng tôi đã cố gắng giải thích những điều bạn cần biết về Cách ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams.
Chúng tôi quyết định tổng hợp bài viết này vì chúng tôi tin rằng nó sẽ giúp ích cho đa số mọi người biết tầm quan trọng của việc ghi lại cuộc họp để có thể tham khảo khi cần thiết.
Bình luận