Rozpoczynasz karierę w administracji biznesowej lub obecnie uczestniczysz w programie biznesowym? Znajomość różnych metodologii zarządzania projektami może sprawić, że Twoja podróż będzie płynniejsza. Metody te nie tylko oszczędzają czas, ale także zwiększają zdolność skutecznej realizacji projektów. W tym przewodniku omówimy różne podejścia do zarządzania projektami, dzięki czemu możesz wybrać to, które najbardziej Ci odpowiada.
Zrozumienie metodologii zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie dla osób pragnących kariery w administracji biznesowej lub obecnie uczestniczących w programie biznesowym. Chodzi o coś więcej niż tylko o ukończenie projektów; chodzi o to, żeby robić to skutecznie. Ucząc się tych metod, nie tylko oszczędzasz czas, ale także masz pewność, że Twoje projekty związane z pracą zostaną skutecznie zrealizowane. Przyjrzyjmy się różnym metodom zarządzania projektami, aby pomóc Ci wybrać tę, która jest zgodna z Twoimi preferencjami i celami.
Podstawowe aspekty zarządzania projektami
Zarządzanie projektem obejmuje pięć kluczowych elementów, które przyczyniają się do jego sukcesu. Te kluczowe elementy zapewniają, że projekt jest dobrze zaplanowany, skutecznie wykonany, skutecznie monitorowany, zarządza ryzykiem i utrzymuje komunikację przez cały czas. Oto zestawienie tych niezbędnych elementów:
1. Planowanie: Pierwszym krokiem w zarządzaniu projektem jest stworzenie szczegółowego planu. Plan ten powinien obejmować zakres projektu, cele, harmonogram, zasoby i budżet. Ważne jest regularne aktualizowanie i przeglądanie planu, aby mieć pewność, że projekt będzie realizowany zgodnie z planem.
2. Wykonanie: Gdy plan jest już gotowy, następna faza polega na jego wcieleniu w życie. Kierownicy projektów muszą nadzorować realizację różnych zadań określonych w planie, aby zapewnić postęp projektu zgodnie z zamierzeniami.
3. Monitorowanie i kontrola: Kierownicy projektów odgrywają kluczową rolę w śledzeniu postępu projektu. Muszą zidentyfikować wszelkie pojawiające się problemy i wprowadzić niezbędne korekty, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) są cennymi narzędziami monitorowania i kontrolowania projektu.
4. Zarządzanie ryzykiem: Większość projektów obarczona jest niepewnością, a skuteczne zarządzanie projektami polega na identyfikowaniu i łagodzeniu ryzyka. Zajmując się potencjalnymi problemami, zanim się eskalują, kierownicy projektów mogą zapewnić powodzenie projektu.
5. Komunikacja: Otwarta komunikacja jest kluczowa w całym projekcie. Kierownicy projektów powinni regularnie informować zainteresowane strony o postępie projektu, wspierając środowisko współpracy i zapewniając, że wszyscy są dobrze poinformowani.
Koncentrując się na tych pięciu podstawowych elementach, kierownicy projektów zwiększają prawdopodobieństwo pomyślnego ukończenia projektów, osiągnięcia celów i usatysfakcjonowania interesariuszy.
Metodologie zarządzania projektami
1. Metoda wodospadu
Wielu studentów i menedżerów projektów poszukuje prostego, krok po kroku podejścia do zarządzania swoimi projektami. Jeśli lubisz jasne i bezpośrednie metody, metodologia wodospadu może być właśnie tym, czego potrzebujesz. Samo określenie „kaskada” wskazuje na dalszy przebieg procesu, w którym każda faza rozpoczyna się i kończy przed przejściem do następnej. Podejście to jest szczególnie skuteczne w przypadku projektów w sektorze produkcyjnym i budowlanym. Może być również przydatny dla studentów i badaczy zbierających i analizujących dane do celów akademickich.
Metodologia wodospadu to jedna z metodologii zarządzania projektami, w której należy podążać wyznaczoną ścieżką, upewniając się, że każdy etap został ukończony przed przejściem do następnego. Taka zorganizowana struktura ułatwia śledzenie postępów i minimalizuje ryzyko, że sprawy staną się zbyt skomplikowane. Niezależnie od tego, czy budujesz budynek, czy prowadzisz badania akademickie, metodologia wodospadu zapewnia systematyczny sposób poruszania się po projekcie, co czyni ją doskonałym wyborem dla tych, którzy preferują proste i liniowe podejście do zarządzania projektami.
Przeczytaj także: 30 cytatów z mikrozarządzania i ich wyjaśnienie
2. Metoda ścieżki krytycznej (CPM)
Metoda ścieżki krytycznej (CPM) to przydatne narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga menedżerom zrozumieć i zaplanować zadania w projekcie. Umożliwia im identyfikację wszystkich zadań i ustalenie, jak elastyczny jest harmonogram każdego z nich. Dzięki CPM menedżerowie tworzą ścieżkę krytyczną, czyli najdłuższą sekwencję zadań niezbędną do terminowej realizacji projektu.
Metoda ta jest szczególnie skuteczna w przypadku mniejszych i średnich projektów. Upraszcza proces organizacji i planowania zadań, zapewniając przejrzysty harmonogram realizacji projektu. Koncentrując się na ścieżce krytycznej, menedżerowie mogą ustalać priorytety zadań i zapewnić realizację projektu zgodnie z harmonogramem.
Zasadniczo metoda ścieżki krytycznej usprawnia zarządzanie projektami, oferując proste podejście do planowania i harmonogramowania zadań. Jest to cenne narzędzie zapewniające sprawną i terminową realizację projektów, szczególnie w kontekście mniejszych i średnich przedsięwzięć.
3. Metodologia Agile
W pracy zespołowej metodologia zwinna jest przydatnym sposobem na osiągnięcie głównych celów projektu. Agile koncentruje się na współpracy, elastyczności i upewnianiu się, że klient jest zadowolony. Pomaga to w zmianie planów i doskonaleniu się na różnych etapach. Zwykle osoby stosujące tę metodę dzielą projekt na mniejsze części zwane sprintami. Następnie korzystają ze stałych informacji zwrotnych, aby ulepszyć produkt.
Zwinny jest jak pomocny przewodnik dla zespołów. Pokazuje im, jak dobrze współpracować i być gotowym na zmiany. Wyobraź sobie, że jesteś w podróży i zamiast planować całą podróż na raz, planujesz ją krok po kroku. W ten sposób, jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego, możesz łatwo dostosować swoje plany.
Dzięki zwinności zespoły mogą być bardziej kreatywne i ulepszać wszystko krok po kroku. To jak budowanie puzzli. Zaczynasz od małych elementów, składasz je w całość i wkrótce masz pełny obraz. Metoda zwinna przypomina układanie puzzli projektu, element po kawałku, aby mieć pewność, że wszystko pasuje.
4. Metodologia Scruma
Metoda Scrum to sposób zarządzania projektami zgodny z niektórymi kluczowymi ideami podejść zwinnych. Podobnie jak metoda zwinna, Scrum kładzie duży nacisk na pracę zespołową i współpracę. Podobnie jak w przypadku Agile, osoby korzystające ze Scruma dzielą różne zadania w projekcie na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu części. Jednakże Scrum jest przeznaczony dla mniejszych zespołów, składających się zazwyczaj z maksymalnie dziesięciu członków.
W Scrumie zespoły te organizują krótkie spotkania, zwane spotkaniami scrumowymi, codziennie lub co tydzień, aby ocenić, jak dobrze postępują w swojej pracy. Spotkania te pomagają członkom zespołu pozostać na bieżąco i stawić czoła wszelkim wyzwaniom, przed którymi mogą stanąć. Przyjmując metodologię Scrum, zespoły dążą do poprawy komunikacji, zwiększenia elastyczności i efektywnego dostarczania wyników projektu.
5. Metodologia Kanbana
Metodologia Kanbana jest idealny do projektów, które wymagają wyraźnego obrazu. Dzięki tej metodzie kierownicy projektów mogą zobaczyć wszystkie zadania w projekcie i zorganizować przebieg pracy. Używają kart lub samoprzylepnych notatek, aby śledzić postęp każdej fazy. Wizualne podejście Kanbana świetnie nadaje się do pozbycia się wszelkich problemów lub zmarnowanych wysiłków w projekcie.
Zamiast skomplikowanego procesu, Kanban zapewnia prostotę. To tak, jakby mieć planszę z kartami do każdego zadania, które możesz przesuwać, aby pokazać, gdzie się znajdują. Dzięki temu wszyscy w zespole wiedzą, co należy zrobić, a co już zostało zakończone. To prosty, ale skuteczny sposób zarządzania projektami i upewniania się, że wszystko działa płynnie.
6. Metodologia PRINCE2
Metodologia PRINCE2 to pomocne narzędzie do zarządzania projektami, w których każdy etap wymaga zatwierdzenia przed przejściem do następnego. Użytkownicy tej metody dzielą projekt na etapy, a każdy etap może wymagać zatwierdzenia przed kontynuowaniem. Przed rozpoczęciem kolejnego etapu przeprowadza się konsultacje z zainteresowanymi stronami i uzyskuje się ich zgodę.
Mówiąc prościej, PRINCE2 to sposób organizowania projektów i zarządzania nimi krok po kroku. Wyobraź sobie budowę domu – nie zacząłbyś stawiać ścian, zanim nie upewnisz się, że fundamenty są solidne, prawda? PRINCE2 kieruje się podobną logiką w przypadku każdego projektu. Dzieli cały projekt na mniejsze części, upewniając się, że wszystko jest zatwierdzone i gotowe do kontynuowania. Pomaga to w utrzymaniu porządku i daje pewność, że wszyscy zaangażowani, na przykład osoby finansujące projekt i osoby wykonujące pracę, zgadzają się na każdym etapie.
Jeśli więc chcesz jasnego i zorganizowanego sposobu zarządzania swoimi projektami, PRINCE2 jest doskonałym wyborem spośród innych metodologii zarządzania projektami. To jak posiadanie planu działania – wiesz, dokąd jedziesz i przed przejazdem do następnego przystanku upewniasz się, że wszyscy są na pokładzie.
Przeczytaj także: 100 przykładów pozytywnych cech
Różne typy stylów zarządzania projektami
Zarządzanie projektami obejmuje różne podejścia do skutecznej realizacji zadań i osiągania celów. Oto cztery rodzaje zarządzania projektami:
Tradycyjne zarządzanie projektami
Tradycyjne zarządzanie projektami jest staromodnym sposobem pracy nad projektami. W tej metodzie zadania wykonywane są jedno po drugim, w określonej kolejności. Przypomina to wykonywanie następujących kroków w przepisie. Ludzie używają tej metody, aby upewnić się, że każde zadanie zostało ukończone przed rozpoczęciem następnego. To jak budowanie domu, w którym przed wzniesieniem ścian kładzie się fundamenty.
Podejście to koncentruje się w dużej mierze na planowaniu i prowadzeniu dokumentacji. Oznacza to, że przed rozpoczęciem wszystko musi zostać dokładnie przemyślane i spisane. Może to ograniczyć projekt, ponieważ musi on trzymać się planu, nawet jeśli coś się zmieni.
Ogólnie rzecz biorąc, tradycyjne zarządzanie projektami polega na robieniu rzeczy w ustalonej kolejności i upewnianiu się, że wszystko jest zaplanowane i udokumentowane przed rozpoczęciem.
Agile Project Management
Agile Project Management to sposób wspólnej pracy nad projektami. Pomaga stworzyć ducha zespołowego w zarządzaniu projektami. Zamiast robić wszystko na raz, Agile dzieli zadania na mniejsze części. Te mniejsze części są następnie przekazywane różnym członkom zespołu do pracy. Ułatwia to obsługę i realizację zadań.
W tradycyjnym zarządzaniu projektami wszystko jest zaplanowane na początku, a plan realizowany jest krok po kroku. Ale w Agile plan może się zmieniać w miarę postępu projektu. Pozwala na elastyczność i dostosowanie się do tego, co dzieje się w trakcie projektu.
Zwinność przypomina budowanie z klocków Lego. Każdy członek zespołu otrzymuje konkretny element Lego (zadanie) i wspólnie buduje projekt. Jeśli chcą coś zmienić, mogą z łatwością przestawić klocki Lego. W ten sposób zespół może się dostosowywać i wprowadzać ulepszenia w trakcie całego projektu. Agile to bardziej elastyczny i oparty na współpracy sposób zarządzania projektami.
Naucz się zarządzania projektami
W świecie odchudzonego zarządzania projektami głównym celem jest wyeliminowanie niepotrzebnych kroków i zwiększenie produktywności. Podejście to polega na wykorzystywaniu danych do podejmowania mądrych decyzji i ciągłym znajdowaniu sposobów na usprawnienie procesów, minimalizację odpadów i oszczędność pieniędzy.
Lean zarządzanie projektami polega na robieniu rzeczy w możliwie najbardziej efektywny sposób. Menedżerowie w tym systemie ciężko pracują, aby usunąć niepotrzebne części projektu, które nie wnoszą wartości dodanej. Wykorzystują dane, aby kierować swoimi wyborami i zawsze szukają sposobów, aby uczynić wszystko prostszym i mniej marnotrawnym.
Ciągłe doskonalenie jest kluczową częścią odchudzonego zarządzania projektami. Zamiast trzymać się tych samych starych sposobów działania, menedżerowie zawsze szukają lepszych metod. Koncentrując się na wydajności i ograniczaniu marnotrawstwa, odchudzone zarządzanie projektami pomaga zespołom pracować mądrzej, a nie ciężej. Rezultatem jest usprawniony proces, dzięki któremu zadanie można wykonać szybciej i przy mniejszych zasobach.
Zarządzanie projektami hybrydowymi
Hybrydowe zarządzanie projektami to metoda, która wykorzystuje najlepsze aspekty różnych podejść i łączy je w celu uzyskania spersonalizowanego podejścia. Osoby korzystające z tej metody mogą łączyć metodę kaskady krok po kroku z skupieniem się na pracy zespołowej w sposób zwinny w celu zaspokojenia konkretnych potrzeb.
Krótko mówiąc, zarządzanie projektami hybrydowymi przypomina tworzenie specjalnego przepisu poprzez wybieranie najsmaczniejszych składników z różnych potraw. Wyobraź sobie, że robisz ciasto, w którym wybierasz najlepsze części przepisu czekoladowego i łączysz je z pysznymi elementami przepisu waniliowego. Podobnie hybrydowe zarządzanie projektami łączy w sobie zalety różnych stylów zarządzania projektami, tworząc unikalne i skuteczne podejście.
Na przykład przyjmuje ustrukturyzowany i zorganizowany charakter podejścia kaskadowego i łączy go z elastycznością i współpracą podejścia zwinnego. W ten sposób zespoły mogą płynnie współpracować i jednocześnie realizować jasny plan. Zarządzanie projektami hybrydowymi polega na znalezieniu odpowiedniego połączenia, które umożliwi osiągnięcie sukcesu w sposób odpowiadający konkretnym wymaganiom projektu.
Przeczytaj także: 6 przykładów starzenia się
Modele cyklu życia zarządzania projektami
Zarządzanie projektami polega na stosowaniu różnych podejść do kierowania projektem od jego rozpoczęcia do zakończenia. Istnieje pięć głównych modeli cyklu projektu, które można wykorzystać w tym celu. We wcześniejszych częściach tego artykułu omówiliśmy dwa pierwsze modele: model wodospadu i model zwinny. Zagłębmy się teraz w pozostałe trzy modele:
- Model V: Model ten jest odmianą modelu wodospadu. Opiera się na podejściu do ukończenia projektu krok po kroku, ale wprowadza fazę testowania po każdym zadaniu przed przejściem do następnego. Dzięki temu każdy komponent zostanie dokładnie przetestowany przed dalszym przejściem.
- Model spiralny: Łącząc elementy modelu kaskadowego i zwinnego, model spiralny umożliwia menedżerom podzielenie projektu na mniejsze zadania, które mają określoną sekwencję. To iteracyjne podejście pozwala na elastyczność i dostosowania w razie potrzeby w całym cyklu życia projektu.
- Model hybrydowy: Model hybrydowy zapewnia elastyczność, umożliwiając menedżerom dostosowanie swojego podejścia do unikalnych wymagań projektu. W przypadku modelu hybrydowego można włączyć elementy ze wszystkich pozostałych modeli, aby skutecznie sprostać konkretnym potrzebom projektu.
Podróż zarządzania projektami
Każdy projekt przechodzi proces składający się z czterech głównych etapów, zanim będzie gotowy dla właścicieli lub interesariuszy. Przyjrzyjmy się każdemu krokowi:
1. Rozpoczęcie projektu: Pierwsza faza nazywana jest fazą inicjacji. Tutaj zaczyna się projekt, a pomysł nabiera kształtu. Na tym etapie definiowane są cele, zakres i ograniczenia projektu.
2. Planowanie sukcesu: Następnie następuje faza planowania. Tutaj szczegółowo opisano zakres i budżet projektu. Pomyśl o tym jak o stworzeniu planu działania dla kolejnego projektu. Dzięki temu etapowi wszyscy będą wiedzieć, co należy zrobić i ile to będzie kosztować.
3. Wykonywanie zadań: Faza wykonania to moment, w którym następuje faktyczna praca. To wtedy w życie wchodzą plany z poprzednich etapów. To tak, jak z fazą budowy domu – budowniczowie rozpoczynają budowę w oparciu o plany architekta.
4. Podsumowanie: Ostatnią fazą jest faza zamknięcia. Na tym etapie ukończony projekt zostaje przekazany interesariuszom. To tak, jakby dokończyć książkę i przekazać ją komuś innemu do przeczytania – projekt został ukończony i teraz czas, aby inni skorzystali z ciężkiej pracy.
Dodaj komentarz