Apakah Anda ingin mempelajari cara mengirim email terbaik ke profesor Anda dan mendapatkan respons yang Anda butuhkan? Artikel ini akan memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan.
Menghubungi profesor Anda melalui email adalah salah satu dari banyak hal yang mungkin harus Anda lakukan di perguruan tinggi. Mungkin lebih sering daripada yang Anda inginkan. Tidak perlu panik, tetapi ada beberapa hal yang harus Anda ingat sebelum menghubungi.
Yang paling penting untuk diingat adalah bahwa setiap email yang Anda kirim ke profesor Anda harus profesional.
Ingatlah bahwa siapa yang Anda lamar dapat berdampak besar pada pendidikan Anda. Sebagai ahli di bidangnya, profesor Anda memiliki kunci informasi yang Anda butuhkan dan bahkan dapat membantu mengarahkan Anda ke arah yang benar untuk tujuan Anda. karir masa depan.
Penting untuk meninggalkan kesan positif setiap kali Anda menghubungi mereka, karena surat Anda akan memengaruhi apakah mereka menjangkau peluang pertumbuhan tambahan, termasuk magang dan beasiswa.
Mengirim email ke Profesor? Ikuti Panduan ini
Email profesor harus sederhana. Anda telah mengirim email pada kesempatan yang berbeda! Namun, mengirim email ke profesor berbeda dengan mengirim email ke teman atau anggota keluarga.
Etiket email profesional sering tidak diajarkan, yang membuat pengiriman email pertama Anda menjadi lebih stres. Kiat-kiat ini akan membantu Anda menulis email yang tepat dan mendapatkan tanggapan.
Salam pembuka
Menurut artikel yang diterbitkan oleh Universitas Purdue, email ke profesor harus diawali dengan "Yang Terhormat" atau "Halo". "Hai" terlalu santai untuk situasi ini, profesor Anda akan menganggap Anda tidak serius karena "Hai" terlalu informal.
Judul dan Nama
Salam harus diikuti dengan nama dan gelar profesor. Ini mungkin tampak terlalu formal bagi Anda, tetapi ini adalah cara penting untuk menunjukkan rasa hormat kepada profesor, posisinya, dan pendidikannya. Menghilangkan judul atau menggunakan judul yang salah dapat secara tidak sengaja menyinggung guru Anda.
Sebagian besar guru harus dipanggil "Profesor" atau "Dokter" diikuti dengan nama belakang mereka. Pastikan untuk memeriksa ejaan nama mereka sebelum mengklik kirim.
Tetapkan Konteksnya
Banyak profesor yang memiliki banyak mahasiswa dan membutuhkan latar belakang untuk mengenal Anda dan dapat menjawab pertanyaan Anda. Ini terutama benar jika Anda mengirim email kepada mereka untuk pertama kalinya.
Cara termudah untuk membantu mereka memahami siapa Anda adalah memberi tahu mereka di kelas mana Anda berada dan hari apa kelas Anda bertemu (jika memiliki beberapa bagian). Jika Anda benar-benar yakin bahwa profesor mengetahui nama Anda, Anda dapat melewati bagian ini.
Tetap singkat
seorang Profesor menerima lebih dari satu email sehari, jadi pastikan permintaan Anda sederhana dan jelas. Jelaskan pertanyaan Anda agar email Anda tidak membuatnya bosan.
Anda juga dapat mengurangi jumlah email yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan dengan mencantumkan secara singkat beberapa langkah yang telah Anda lakukan sebelumnya untuk menjawab pertanyaan tersebut.
Ini termasuk memeriksa silabus (diperlukan sebelum mengirim email ke guru), bertanya dengan teman sekelas, dan mengobrol dengan asisten.
Keluar
Tutup email dengan tanda tangan Anda dan kemudian nama Anda. Ucapan "Terbaik", "sorakan", atau "Terima kasih" sederhana dengan nama Anda sudah cukup. Jika alamat email universitas Anda tidak berisi nama lengkap Anda, Anda dapat menambahkan nama depan dan belakang Anda ke tanda tangan Anda. Ini memudahkan profesor untuk menemukan Anda di sistem mereka.
Gunakan baris subjek yang jelas
Email Anda harus memiliki baris subjek. Baris subjek tidak hanya membantu profesor tetapi juga mencegah email Anda berakhir di folder spam. Baris subjek harus sederhana dan mencerminkan isi email Anda. Sesuatu seperti "pertanyaan tentang [nama kelas] Tes" atau "undangan rapat" tidak masalah.
Jadilah profesional
Anda memiliki hubungan profesional dengan profesor dan ini harus tercermin dalam email Anda. Ini berarti bahwa saat menulis pesan, Anda harus mengeja kata dengan lengkap dan menggunakan tata bahasa yang benar (termasuk huruf besar dan tanda baca).
Jangan gunakan emoji. Mereka telah menjadi bentuk komunikasi yang umum, tetapi mereka tidak memiliki tempat dalam email profesional. Baca email untuk memeriksa kesalahan ketik sebelum mengirimnya.
Anda juga harus menghindari memasukkan yang tidak perlu Informasi Pribadi dalam email. Jika Anda melewatkan kelas, Anda tidak perlu menjelaskan alasannya.
Kehidupan pribadi Anda tidak ada hubungannya dengan hubungan profesional Anda dengan profesor.
Kirim email dari alamat email universitas
Gunakan alamat email universitas untuk membuat email Anda terlihat profesional dan pastikan email Anda lolos dari filter spam universitas. Email universitas Anda juga menunjukkan kepada profesor bahwa Anda adalah salah satu muridnya, sehingga mereka menganggap informasi Anda lebih serius.
Email untuk Mengajukan Pertanyaan Umum kepada Profesor Anda
Pastikan untuk membaca silabus atau instruksi tugas sebelum mengirim email berisi pertanyaan kepada guru Anda. Dalam banyak kasus, jawaban yang Anda cari mungkin telah dijawab dalam pertanyaan yang paling sering diajukan selama beberapa hari pertama semester.
Sebelum menghubungi profesor Anda, tinjau semua materi yang telah Anda kumpulkan dalam kursus. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membuat mereka marah tentang sesuatu yang telah mereka berikan jawabannya kepada Anda.
Tunjukkan komitmen dan rasa hormat Anda dengan meninjau informasi Anda dengan cermat dan pastikan Anda tetap berhubungan dengan profesor Anda.
Siswa lain di kelas Anda dapat menjadi sumber berharga lain seperti yang telah kami nyatakan. Setiap profesor Anda dapat mengajar beberapa kelas, melakukan penelitian di luar kelas, atau melakukan pekerjaan lain di kampus atau di tempat lain.
Mereka tidak perlu mengulang informasi yang sama beberapa kali! Jika Anda tidak dapat hadir di kelas, jangan tanyakan kepada guru apa yang Anda lewatkan. Selalu pergi ke teman sekelasmu dulu!
Tujuan profesor mana pun adalah membantu Anda sukses, tetapi itu bukan tanggung jawab mereka. Tunjukkan pada mereka tekad Anda untuk berhasil dengan persiapan dan kehati-hatian yang tepat.
Mempelajari cara menulis email yang jelas, ringkas, dan profesional kepada guru adalah cara yang bagus untuk mengambil alih pendidikan Anda, belum lagi mempersiapkan diri Anda untuk majikan masa depan Anda!
Contoh Email Meminta Referensi kepada Profesor Anda
Kesempatan lain di mana Anda mungkin perlu mengirim email ke profesor adalah saat Anda mencari rekomendasi profesional. Profesor Anda adalah pakar yang disegani di bidangnya, jadi sarannya dapat memberikan keajaiban bagi akademis Anda dan pengembangan profesional.
Namun, penting agar rute yang Anda putuskan untuk meminta referensi dibuat mudah bagi mereka, karena mereka sibuk dan mungkin telah menerima pertanyaan serupa dari banyak siswa lain.
Bersikap sopan, singkat dan jelas ketika Anda memberi tahu mereka apa yang Anda butuhkan dari mereka. Jika referensi diperlukan pada hari tertentu, pastikan untuk memasukkannya ke dalam permintaan Anda dan berikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan permintaan Anda.
Jika Anda mencari referensi dari suatu proses, contoh email di bawah ini akan membantu Anda.
Halo Dr X
Ini adalah XX untuk kelas Musim Gugur 2022 ABC2000 Anda. Saya sangat menikmati kursus Anda dan ingin berterima kasih atas semester yang luar biasa ini. Saat ini saya melamar kursus _________ yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan profesional para insinyur di universitas ini. Saya mengirimkan email ini kepada Anda untuk menanyakan apakah Anda ingin mengomentari potensi saya sebagai peneliti teknik lingkungan. Saya hanya perlu menambahkan nama Anda sebagai referensi dan informasi kontak Anda.
Contoh Email Menanyakan Nilai Anda
Ketika Anda memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang nilai, ingatlah bahwa guru Anda kemungkinan tidak akan membagikan informasi tertentu kepada Anda melalui email karena alasan privasi. Jika Anda tidak dapat mengajukan pertanyaan secara langsung selama jam kantor mereka, pesanlah waktu Anda pada waktu yang tepat. Di bawah ini adalah contoh yang bagus tentang cara mengirim email ke profesor Anda tentang informasi tentang nilai Anda.
Selamat siang, Profesor X.
Nama saya XX dan saya di kelas bahasa Inggris Anda yang diadakan pada hari Kamis, kelas 4231. Saya tidak bisa datang ke jam kantor Anda minggu ini, tetapi saya bertanya-tanya apakah saya bisa membuat janji dengan Anda untuk mendiskusikan Esai saya # 1 nilai. Saya merasa sulit untuk memahami catatan Anda, saya berharap dapat bertemu dengan Anda untuk mengklarifikasi. Beri tahu saya jika salah satu hari dalam minggu ini tidak masalah bagi Anda.
Terima kasih banyak atas waktunya dan selamat sore.
Terbaik,
XX
Tinggalkan Balasan