Krećete u karijeru poslovne administracije ili ste trenutno upisani u poslovni program? Poznavanje različitih metodologija upravljanja projektima može učiniti vaše putovanje lakšim. Ove metode ne samo da štede vrijeme, već i poboljšavaju vašu sposobnost uspješnog rješavanja radnih projekata. U ovom vodiču ćemo istražiti različite pristupe upravljanja projektima, omogućavajući vam da odaberete onaj koji vam najviše odgovara.
Razumijevanje metodologija upravljanja projektima je ključno za one koji žele karijeru u poslovnoj administraciji ili koji su trenutno upisani u poslovni program. Radi se o više od samog završetka projekata; radi se o tome da se to uradi efikasno. Učenjem ovih metoda ne samo da štedite vrijeme, već i osiguravate da se vaši projekti vezani za posao efikasno izvode. Udubimo se u različite metode upravljanja projektima kako bismo vam pomogli da odaberete onu koja je u skladu s vašim preferencijama i ciljevima.
Osnovni aspekti upravljanja projektima
Upravljanje projektom uključuje pet ključnih elemenata koji doprinose njegovom uspjehu. Ove ključne komponente osiguravaju da je projekat dobro planiran, efikasno izvršen, da se efikasno nadgleda, da se upravlja rizicima i da se komunikacija održava tokom cijelog vremena. Evo podjele ovih bitnih elemenata:
1. Planiranje: Prvi korak u upravljanju projektom je kreiranje detaljnog plana. Ovaj plan treba da pokrije obim projekta, ciljeve, rokove, resurse i budžet. Važno je redovno ažurirati i revidirati plan kako biste bili sigurni da projekat ostaje na svom putu.
2. Izvršenje: Kada je plan postavljen, sljedeća faza uključuje njegovo provođenje u djelo. Menadžeri projekta treba da nadgledaju završetak različitih zadataka navedenih u planu kako bi osigurali da projekat napreduje kako je planirano.
3. Monitoring i kontrola: Menadžeri projekta igraju ključnu ulogu u praćenju napretka projekta. Oni moraju identificirati sve probleme koji se pojave i izvršiti potrebna prilagođavanja kako bi sve bilo na pravom putu. Ključni pokazatelji učinka (KPI) su vrijedni alati za praćenje i kontrolu projekta.
4. Upravljanje rizikom: Većina projekata suočena je sa neizvjesnostima, a efikasno upravljanje projektom uključuje identifikaciju i ublažavanje rizika. Obraćajući se potencijalnim problemima prije nego što eskaliraju, projektni menadžeri mogu zaštititi uspjeh projekta.
5. Komunikacija: Otvorena komunikacija je od vitalnog značaja za čitav projekat. Menadžeri projekta treba da redovno ažuriraju zainteresovane strane o napretku projekta, njegujući okruženje za saradnju i osiguravajući da su svi dobro informisani.
Fokusirajući se na ovih pet osnovnih elemenata, projektni menadžeri povećavaju vjerovatnoću uspješnog završetka projekata, ispunjavanja ciljeva i zadovoljavanja interesnih grupa.
Metodologije upravljanja projektima
1. Vodopad metoda
Mnogi studenti i projektni menadžeri traže jednostavan, korak po korak pristup upravljanju svojim projektima. Ako ste neko ko voli jasne i direktne metode, metodologija vodopada bi mogla biti upravo ono što vam treba. Sam izraz „vodopad“ nagovještava silazni tok procesa, gdje se svaka faza započinje i završava prije nego što se pređe na sljedeću. Ovaj pristup je posebno efikasan za projekte u proizvodnji i građevinarstvu. Također može biti zgodno za studente i istraživače koji prikupljaju i analiziraju podatke u akademske svrhe.
Metodologija vodopada je jedna od metodologija upravljanja projektima u kojoj morate slijediti zadanu putanju, osiguravajući da je svaka faza završena prije nego što pređete na sljedeću. Ova organizirana struktura olakšava praćenje napretka i minimizira šanse da stvari postanu previše komplikovane. Bilo da gradite zgradu ili provodite akademsko istraživanje, metodologija vodopada pruža sistematski način kretanja kroz vaš projekat, što ga čini odličnim izborom za one koji preferiraju jednostavan i linearan pristup upravljanju projektom.
Takođe pročitajte: 30 Citati o mikromenadžmentu i njihovo objašnjenje
2. Metoda kritičnog puta (CPM)
Metoda kritičnog puta (CPM) je koristan alat za upravljanje projektima koji pomaže menadžerima da razumiju i planiraju zadatke u projektu. Omogućava im da identifikuju sve zadatke i shvate koliko je fleksibilan raspored za svaki od njih. Sa CPM-om, menadžeri kreiraju kritični put, što je najduži niz zadataka potrebnih za završetak projekta na vrijeme.
Ova metoda je posebno efikasna za manje i srednje projekte. Pojednostavljuje proces organizovanja i zakazivanja zadataka, pružajući jasnu mapu puta za vremensku liniju projekta. Fokusirajući se na kritični put, menadžeri mogu odrediti prioritete zadataka i osigurati da projekat ostane po planu.
U suštini, metoda kritičnog puta pojednostavljuje upravljanje projektima nudeći jednostavan pristup planiranju i rasporedu zadataka. To je vrijedan alat za osiguranje efikasnog i blagovremenog završetka projekta, posebno u kontekstu manjih i srednjih poduhvata.
3. Agilna metodologija
U timskom radu, agilna metodologija je koristan način za postizanje glavnih ciljeva projekta. Agile se fokusira na zajednički rad, fleksibilnost i osiguravanje da je klijent zadovoljan. Ovo pomaže u promjeni planova i poboljšanju u različitim fazama. Obično ljudi koji slijede ovu metodu dijele projekat na manje dijelove koji se nazivaju sprintovi. Zatim koriste stalne povratne informacije kako bi proizvod učinili boljim.
Agile je kao koristan vodič za timove. Pokazuje im kako da dobro rade zajedno i budu spremni na promjene. Zamislite da ste na putovanju i umjesto da planirate cijelo putovanje odjednom, planirate ga malo po malo. Na ovaj način, ako se dogodi nešto neočekivano, lako možete prilagoditi svoje planove.
Uz agile, timovi mogu biti kreativniji i korak po korak poboljšati stvari. To je kao da pravite slagalicu. Počinjete sa malim komadima, sastavljate ih i ubrzo imate potpunu sliku. Agilna metoda je kao sastavljanje slagalice projekta, jedan po dio, kako bi se osiguralo da sve odgovara kako treba.
4. Scrum metodologija
Scrum metoda je način upravljanja projektima koji prati neke od ključnih ideja agilnih pristupa. Slično agilnoj metodi, Scrum stavlja snažan naglasak na timski rad i saradnju. Baš kao iu agile-u, ljudi koji koriste Scrum dijele različite zadatke u projektu na manje dijelove kojima je lakše upravljati. Međutim, Scrum je dizajniran za manje timove, koji se obično sastoje od deset članova.
U Scrum-u, ovi timovi organiziraju kratke sastanke, poznate kao scrum sastanci, bilo na dnevnoj ili sedmičnoj bazi kako bi ocijenili koliko dobro napreduju u svom poslu. Ovi sastanci pomažu članovima tima da ostanu na istoj strani i rješavaju sve izazove s kojima se mogu suočiti. Usvajanjem Scrum metodologije, timovi imaju za cilj da poboljšaju komunikaciju, poboljšaju fleksibilnost i efikasno isporuče rezultate projekta.
5. Kanban metodologija
Kanban metodologija savršen je za projekte kojima je potrebna jasna slika. Ovom metodom, projektni menadžeri mogu vidjeti sve zadatke u projektu i organizirati kako bi posao trebao teći. Koriste kartice ili ljepljive bilješke da prate kako svaka faza napreduje. Kanbanov vizualni pristup je odličan za rješavanje bilo kakvih problema ili izgubljenih napora u projektu.
Umjesto komplikovanog procesa, Kanban čini stvari jednostavnim. To je kao da imate tablu sa karticama za svaki zadatak i možete ih pomicati da pokažete gdje su stvari. Na ovaj način svi u timu znaju šta treba uraditi, a šta je već gotovo. To je jednostavan, ali moćan način upravljanja projektima i osiguravanja da sve teče glatko.
6. PRINCE2 Metodologija
PRINCE2 metodologija je koristan alat za upravljanje projektima gdje svaka faza treba odobrenje prije nego što se pređe na sljedeću. Korisnici ove metode dijele projekat na faze, a svaka faza će možda trebati odobrenje prije nego što napreduje. Prije početka sljedeće faze, konsultuju se zainteresovane strane i dobija se njihovo odobrenje.
Jednostavnije rečeno, PRINCE2 je način organizovanja i upravljanja projektima korak po korak. Zamislite da gradite kuću – ne biste počeli da postavljate zidove prije nego se uvjerite da je temelj čvrst, zar ne? PRINCE2 slijedi sličnu logiku za svaki projekat. Ona dijeli cijeli projekat na manje dijelove, osiguravajući da je sve odobreno i da je dobro za krenuti prije nego što krene naprijed. Ovo pomaže da stvari budu organizovane i osigurava da se svi uključeni, poput ljudi koji finansiraju projekat i onih koji rade, slažu oko svakog koraka.
Dakle, ako želite jasan i organiziran način upravljanja svojim projektima, PRINCE2 je odličan izbor među ostalim metodologijama upravljanja projektima. To je kao da imate mapu puta – znate kuda idete i uveravate se da su svi na brodu pre nego što krenete na sledeću stanicu.
Takođe pročitajte: 100 primjera pozitivnih kvaliteta
Različite vrste stilova upravljanja projektima
Upravljanje projektima uključuje različite pristupe za efikasno rukovanje zadacima i postizanje ciljeva. Evo četiri vrste upravljanja projektima:
Tradicionalno upravljanje projektima
Tradicionalno upravljanje projektima je staromodan način rada na projektima. U ovoj metodi, zadaci se rade jedan za drugim određenim redoslijedom. To je slično sljedećem koracima u receptu. Ljudi koriste ovu metodu kako bi bili sigurni da je svaki zadatak završen prije početka sljedećeg. To je kao da gradite kuću u kojoj postavljate temelje prije postavljanja zidova.
Ovaj pristup se mnogo fokusira na planiranje i vođenje evidencije. To znači da sve mora biti pažljivo osmišljeno i zapisano prije početka. Ovo može ograničiti projekat jer se mora držati plana, čak i ako se stvari promijene.
Sve u svemu, tradicionalno upravljanje projektima se sastoji u tome da se stvari rade po određenom redoslijedu i da se osigura da je sve isplanirano i dokumentirano prije početka.
Agilno upravljanje projektima
Agilno upravljanje projektima je način zajedničkog rada na projektima. Pomaže u stvaranju timskog duha u upravljanju projektima. Umjesto da sve radi odjednom, Agile razbija zadatke na manje dijelove. Ovi manji dijelovi se zatim daju različitim članovima tima da rade na njima. To olakšava rukovanje i izvršavanje zadataka.
U tradicionalnom upravljanju projektima sve se planira na početku, a plan se prati korak po korak. Ali u Agileu, plan se može promijeniti kako projekat napreduje. Omogućava fleksibilnost i prilagođavanje na osnovu onoga što se dešava tokom projekta.
Agile je poput gradnje od Lego kockica. Svaki član tima dobija određeni Lego komad (zadatak) i zajedno grade projekat. Ako trebaju nešto promijeniti, lako mogu preurediti Lego dijelove. Na taj način se tim može prilagoditi i poboljšati tokom cijelog projekta. Agile je fleksibilniji i kolaborativniji način upravljanja projektima.
Naučite upravljanje projektima
U svijetu vitkog upravljanja projektima, glavni cilj je izbaciti nepotrebne korake i povećati produktivnost. Ovaj pristup uključuje korištenje podataka za donošenje pametnih odluka i uvijek pronalaženje načina da se procesi učine glatkijim, minimizirajući gubitak i uštedu novca.
Lean upravljanje projektima je u tome da se stvari rade na najefikasniji mogući način. Menadžeri u ovom sistemu naporno rade kako bi uklonili sve nepotrebne dijelove projekta koji ne dodaju vrijednost. Koriste podatke da usmjeravaju svoje izbore i uvijek traže načine da stvari učine jednostavnijim i manje rasipničkim.
Kontinuirano poboljšanje je ključni dio lean projektnog upravljanja. Umjesto da se drže istih starih načina rada, menadžeri su uvijek u potrazi za boljim metodama. Fokusirajući se na efikasnost i smanjenje otpada, vitko upravljanje projektima pomaže timovima da rade pametnije, a ne teže. Rezultat je pojednostavljen proces koji posao obavlja brže i sa manje resursa.
Upravljanje hibridnim projektima
Hibridni projektni menadžment je metoda koja uzima najbolje aspekte iz različitih pristupa i spaja ih kako bi se napravio personalizirani pristup. Ljudi koji koriste ovu metodu mogu pomiješati korak-po-korak način slapa sa fokusom timskog rada agilnosti kako bi odgovorili na specifične potrebe.
Jednostavno rečeno, upravljanje hibridnim projektima je poput kreiranja posebnog recepta biranjem najukusnijih sastojaka iz različitih jela. Zamislite da pravite tortu u kojoj birate najbolje delove recepta za čokoladu i kombinujete ih sa ukusnim elementima recepta za vanile. Slično, hibridno upravljanje projektima kombinuje prednosti različitih stilova upravljanja projektima kako bi se napravio jedinstven i efikasan pristup.
Na primjer, uzima strukturiranu i organiziranu prirodu vodopada pristupa i spaja ga s fleksibilnošću i saradnjom agilnog pristupa. Na ovaj način timovi mogu neometano raditi zajedno i istovremeno pratiti jasan plan. Upravljanje hibridnim projektima je sve u pronalaženju prave mješavine za postizanje uspjeha na način koji odgovara specifičnim zahtjevima projekta.
Takođe pročitajte: 6 primjera ejdžizma
Modeli životnog ciklusa upravljanja projektima
Upravljanje projektom uključuje korištenje različitih pristupa za vođenje projekta od njegovog početka do završetka. Postoji pet glavnih modela projektnog ciklusa koji se mogu koristiti u tu svrhu. U ranijim dijelovima ovog članka istražili smo prva dva modela: model vodopada i agilni model. Sada, hajde da se udubimo u preostala tri modela:
- V-model: Ovaj model je varijacija modela vodopada. Prati korak po korak pristup završetku projekta, ali uvodi fazu testiranja nakon svakog zadatka prije nego što se pređe na sljedeći. Ovo osigurava da je svaka komponenta temeljito testirana prije daljeg napredovanja.
- spiralni model: Kombinirajući elemente vodopada i agilnog modela, spiralni model omogućava menadžerima da podijele projekat na manje zadatke koji slijede određeni slijed. Ovaj iterativni pristup omogućava fleksibilnost i prilagođavanja po potrebi tokom životnog ciklusa projekta.
- Hibridni model: Hibridni model pruža fleksibilnost omogućavajući menadžerima da prilagode svoj pristup jedinstvenim zahtjevima projekta. U slučaju visokog hibridnog modela, elementi iz svih ostalih modela mogu se ugraditi kako bi se efikasno odgovorile na specifične potrebe projekta.
Putovanje upravljanja projektima
Svaki projekat prolazi kroz putovanje koje uključuje četiri glavna koraka prije nego što bude spreman za vlasnike ili dionike. Hajde da istražimo svaki korak:
1. Pokretanje projekta: Prva faza se zove faza inicijacije. Ovdje počinje projekat, sa idejom koja se oblikuje. Tokom ove faze definišu se ciljevi projekta, obim i ograničenja.
2. Planiranje za uspjeh: Slijedi faza planiranja. Ovdje su pažljivo navedeni obim projekta i budžet. Zamislite to kao kreiranje mape puta za projekat koji treba slijediti. Ovaj korak osigurava da svi znaju šta treba učiniti i koliko će to koštati.
3. Obavljanje stvari: Faza izvršenja je mjesto gdje se odvija stvarni rad. Tada se sprovode planovi iz prethodnih faza. To je kao faza izgradnje kuće – graditelji počinju da grade na osnovu planova arhitekte.
4. Zamotavanje: Poslednja faza je faza zatvaranja. Tada se završeni projekat predaje zainteresovanim stranama. To je kao da završite knjigu i date je nekom drugom da je pročita – projekat je završen, a sada je vreme da drugi imaju koristi od napornog rada.
Ostavite odgovor