Započinjete karijeru poslovne administracije ili ste trenutno upisani u poslovni program? Poznavanje različitih metodologija upravljanja projektima može vaše putovanje učiniti lakšim. Ove metode ne samo da štede vrijeme, već i povećavaju vašu sposobnost uspješnog rješavanja radnih projekata. U ovom ćemo vodiču istražiti različite pristupe upravljanju projektima, omogućujući vam da odaberete onaj koji vam najviše odgovara.
Razumijevanje metodologija upravljanja projektima ključno je za one koji žele karijeru u poslovnoj administraciji ili su trenutno upisani u poslovni program. Radi se o više od pukog dovršavanja projekata; radi se o tome da to radite učinkovito. Učeći ove metode, ne samo da štedite vrijeme, već i osiguravate da se vaši projekti vezani uz posao učinkovito izvode. Zaronimo u različite metode upravljanja projektima kako bismo vam pomogli u odabiru one koja je u skladu s vašim željama i ciljevima.
Osnovni aspekti upravljanja projektima
Upravljanje projektom uključuje pet ključnih elemenata koji pridonose njegovom uspjehu. Ove ključne komponente osiguravaju da je projekt dobro planiran, da se učinkovito provodi, da se učinkovito prati, da se rizicima upravlja i da se komunikacija održava tijekom čitavog razdoblja. Evo raščlambe ovih bitnih elemenata:
1. Planiranje: Prvi korak u upravljanju projektom je izrada detaljnog plana. Ovaj plan bi trebao pokriti opseg projekta, ciljeve, rokove, resurse i proračun. Važno je redovito ažurirati i pregledavati plan kako biste bili sigurni da projekt ostaje na kursu.
2. Izvršenje: Nakon što je plan uspostavljen, sljedeća faza uključuje njegovo provođenje u djelo. Voditelji projekta trebaju nadgledati dovršetak različitih zadataka navedenih u planu kako bi osigurali da projekt napreduje kako je planirano.
3. Praćenje i kontrola: Voditelji projekta igraju ključnu ulogu u praćenju napretka projekta. Moraju identificirati sve probleme koji se pojave i napraviti potrebne prilagodbe kako bi sve ostalo na pravom putu. Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) vrijedni su alati za praćenje i kontrolu projekta.
4. Upravljanje rizikom: Većina projekata suočava se s neizvjesnostima, a učinkovito upravljanje projektom uključuje prepoznavanje i ublažavanje rizika. Rješavanjem potencijalnih problema prije nego što eskaliraju, voditelji projekta mogu osigurati uspjeh projekta.
5. Komunikacija: Otvorena komunikacija ključna je tijekom cijelog projekta. Voditelji projekta trebali bi redovito obavještavati dionike o napretku projekta, njegujući okruženje za suradnju i osiguravajući da su svi dobro informirani.
Usredotočujući se na ovih pet temeljnih elemenata, voditelji projekata povećavaju vjerojatnost uspješnog završetka projekata, ispunjavanja ciljeva i zadovoljavanja dionika.
Metodologije upravljanja projektima
1. Metoda vodopada
Mnogi studenti i voditelji projekata traže jednostavan, korak po korak pristup upravljanju svojim projektima. Ako ste netko tko voli jasne i izravne metode, vodopadna metodologija mogla bi biti upravo ono što vam treba. Sam izraz "vodopad" ukazuje na tok procesa prema dolje, gdje svaka faza započinje i završava prije prelaska na sljedeću. Ovaj pristup je posebno učinkovit za projekte u proizvodnji i građevinarstvu. Također može biti praktičan za studente i istraživače koji prikupljaju i analiziraju podatke u akademske svrhe.
Metodologija vodopada je jedna od metodologija upravljanja projektima gdje morate slijediti zadani put, osiguravajući da je svaka faza dovršena prije nego što prijeđete na sljedeću. Ova organizirana struktura olakšava praćenje napretka i smanjuje šanse da stvari postanu previše komplicirane. Bilo da gradite zgradu ili provodite akademsko istraživanje, vodopadna metodologija pruža sustavan način kretanja kroz vaš projekt, što je čini izvrsnim izborom za one koji preferiraju jednostavan i linearan pristup upravljanju projektima.
Također pročitajte: 30 citata o mikromenadžmentu i njihovo objašnjenje
2. Metoda kritičnog puta (CPM)
Metoda kritičnog puta (CPM) je koristan alat za upravljanje projektima koji pomaže menadžerima da razumiju i planiraju zadatke u projektu. Omogućuje im da identificiraju sve zadatke i utvrde koliko je fleksibilan raspored za svaki od njih. S CPM-om, menadžeri stvaraju kritični put, što je najduži niz zadataka potrebnih za završetak projekta na vrijeme.
Ova metoda je posebno učinkovita za manje do srednje velike projekte. Pojednostavljuje proces organiziranja i raspoređivanja zadataka, pružajući jasan plan za vremenski okvir projekta. Usredotočujući se na kritični put, menadžeri mogu odrediti prioritete zadataka i osigurati da projekt ostane prema planu.
U biti, metoda kritičnog puta pojednostavljuje upravljanje projektima nudeći jednostavan pristup planiranju zadataka i rasporedu. To je vrijedan alat za osiguranje učinkovitog i pravovremenog završetka projekta, posebno u kontekstu manjih i srednjih pothvata.
3. Agilna metodologija
U timskom radu, agilna metodologija je koristan način za postizanje glavnih ciljeva projekta. Agile se usredotočuje na zajednički rad, fleksibilnost i osiguravanje da su klijenti zadovoljni. To pomaže u promjeni planova i poboljšanju u različitim fazama. Obično ljudi koji slijede ovu metodu dijele projekt na manje dijelove koji se nazivaju sprintovi. Zatim koriste stalne povratne informacije kako bi proizvod učinili boljim.
Okretan je poput korisnog vodiča za timove. Pokazuje im kako dobro surađivati i biti spremni na promjene. Zamislite da ste na putovanju i umjesto da planirate cijelo putovanje odjednom, planirate ga malo po malo. Na taj način, ako se dogodi nešto neočekivano, možete lako prilagoditi svoje planove.
Uz agile, timovi mogu biti kreativniji i poboljšavati stvari korak po korak. To je poput sastavljanja slagalice. Počnete s malim dijelovima, spojite ih i ubrzo imate potpunu sliku. Agilna metoda je poput slaganja slagalice projekta, dio po dio, kako biste bili sigurni da sve odgovara kako treba.
4. Scrum metodologija
Scrum metoda je način upravljanja projektima koji slijedi neke od ključnih ideja agilnih pristupa. Slično agilnoj metodi, Scrum stavlja snažan naglasak na timski rad i suradnju. Baš kao u agilnom, ljudi koji koriste Scrum rastavljaju različite zadatke u projektu na manje dijelove kojima se lakše upravlja. Međutim, Scrum je dizajniran za manje timove, koji se obično sastoje od do deset članova.
U Scrumu ti timovi organiziraju kratke sastanke, poznate kao scrum sastanci, bilo na dnevnoj ili tjednoj bazi kako bi procijenili koliko dobro napreduju u svom poslu. Ovi sastanci pomažu članovima tima da ostanu na istoj stranici i rješavaju sve izazove s kojima bi se mogli suočiti. Usvajanjem Scrum metodologije, timovi imaju za cilj poboljšati komunikaciju, povećati fleksibilnost i učinkovito ostvariti rezultate projekta.
5. Kanban metodologija
Kanban metodologija savršen je za projekte koji trebaju jasnu sliku. Ovom metodom voditelji projekta mogu vidjeti sve zadatke u projektu i organizirati kako bi posao trebao teći. Oni koriste kartice ili samoljepljive bilješke kako bi pratili napredovanje svake faze. Kanbanov vizualni pristup izvrstan je za rješavanje problema ili uzaludnog truda u projektu.
Umjesto kompliciranog procesa, Kanban stvari čini jasnima. To je kao da imate ploču s karticama za svaki zadatak i možete ih pomicati uokolo da pokažete gdje se stvari nalaze. Na taj način svi u timu znaju što treba učiniti, a što je već gotovo. To je jednostavan, ali moćan način upravljanja projektima i osiguravanja da sve teče glatko.
6. PRINCE2 Metodologija
Metodologija PRINCE2 je koristan alat za upravljanje projektima gdje svaka faza treba odobrenje prije prelaska na sljedeću. Korisnici ove metode rastavljaju projekt u faze, a svaka faza može trebati odobrenje prije napredovanja. Prije početka sljedeće faze, dionici se konzultiraju i dobiva se njihovo odobrenje.
Jednostavnije rečeno, PRINCE2 je način organizacije i upravljanja projektima korak po korak. Zamislite da gradite kuću – ne biste počeli postavljati zidove prije nego što provjerite jesu li temelji čvrsti, zar ne? PRINCE2 slijedi sličnu logiku za svaki projekt. Dijeli cijeli projekt na manje dijelove, pazeći da je sve odobreno i da je u redu prije nastavka. To pomaže da se stvari organiziraju i osigurava da se svi uključeni, poput ljudi koji financiraju projekt i onih koji obavljaju posao, slažu oko svakog koraka.
Dakle, ako želite jasan i organiziran način upravljanja svojim projektima, PRINCE2 je izvrstan izbor među ostalim metodologijama upravljanja projektima. To je kao da imate kartu – znate kamo idete i provjerite jesu li svi ukrcani prije nego što krenete na sljedeću stanicu.
Također pročitajte: 100 primjera pozitivnih kvaliteta
Različite vrste stilova upravljanja projektima
Upravljanje projektima uključuje različite pristupe za učinkovito rješavanje zadataka i postizanje ciljeva. Ovdje su četiri vrste upravljanja projektima:
Tradicionalno upravljanje projektima
Tradicionalno upravljanje projektima je staromodan način rada na projektima. U ovoj metodi zadaci se rade jedan za drugim određenim redoslijedom. Slično je sljedećim koracima u receptu. Ljudi koriste ovu metodu kako bi bili sigurni da je svaki zadatak završen prije nego započnu sljedeći. To je kao da gradite kuću u kojoj postavite temelje prije postavljanja zidova.
Ovaj pristup se dosta fokusira na planiranje i vođenje evidencije. To znači da sve treba pažljivo osmisliti i zapisati prije početka. To može ograničiti projekt jer se mora pridržavati plana, čak i ako se stvari promijene.
Općenito, tradicionalno upravljanje projektima je obavljanje stvari određenim redoslijedom i osiguravanje da je sve isplanirano i dokumentirano prije početka.
Agilno upravljanje projektima
Agilno upravljanje projektima je način zajedničkog rada na projektima. Pomaže u stvaranju timskog duha u upravljanju projektima. Umjesto da radi sve odjednom, Agile dijeli zadatke na manje dijelove. Ti se manji dijelovi zatim daju različitim članovima tima na rad. To olakšava rukovanje i izvršavanje zadataka.
U tradicionalnom upravljanju projektima sve se planira na početku, a plan se slijedi korak po korak. Ali u Agileu, plan se može mijenjati kako projekt napreduje. Omogućuje fleksibilnost i prilagodbu na temelju onoga što se događa tijekom projekta.
Agilnost je poput gradnje s Lego kockicama. Svaki član tima dobiva određeni Lego komad (zadatak) i zajedno grade projekt. Ako trebaju nešto promijeniti, mogu lako presložiti Lego komade. Na taj se način tim može prilagoditi i poboljšati tijekom cijelog projekta. Agile je fleksibilniji i suradnički način upravljanja projektima.
Naučite upravljanje projektima
U svijetu lean upravljanja projektima, glavni cilj je izbaciti nepotrebne korake i povećati produktivnost. Ovaj pristup uključuje korištenje podataka za donošenje pametnih odluka i uvijek pronalaženje načina da se procesi učine glatkijim, minimizirajući gubitak i uštedu novca.
Lean projektno upravljanje znači raditi stvari na najučinkovitiji mogući način. Menadžeri u ovom sustavu naporno rade na uklanjanju svih nepotrebnih dijelova projekta koji ne dodaju vrijednost. Koriste se podacima za usmjeravanje svojih izbora i uvijek traže načine da stvari učine jednostavnijima i manje rasipnima.
Kontinuirano poboljšanje ključni je dio lean upravljanja projektima. Umjesto da se drže istih starih načina rada, menadžeri su uvijek u potrazi za boljim metodama. Usredotočujući se na učinkovitost i smanjenje rasipanja, učinkovito upravljanje projektima pomaže timovima da rade pametnije, a ne teže. Rezultat je pojednostavljen proces koji posao obavlja brže i s manje resursa.
Upravljanje hibridnim projektima
Hibridno upravljanje projektima je metoda koja uzima najbolje aspekte iz različitih pristupa i spaja ih u personalizirani pristup. Ljudi koji koriste ovu metodu mogu kombinirati korak-po-korak način vodopada s fokusom na timski rad agilnosti kako bi odgovorili na specifične potrebe.
Jednostavno rečeno, upravljanje hibridnim projektima je poput stvaranja posebnog recepta odabirom najukusnijih sastojaka iz različitih jela. Zamislite da pravite tortu u kojoj birate najbolje dijelove recepta za čokoladu i kombinirate ih s ukusnim elementima recepta za vaniliju. Slično tome, hibridno upravljanje projektima kombinira prednosti različitih stilova upravljanja projektima kako bi stvorilo jedinstven i učinkovit pristup.
Na primjer, preuzima strukturiranu i organiziranu prirodu vodopadnog pristupa i spaja je s fleksibilnošću i suradnjom agilnog pristupa. Na taj način timovi mogu glatko surađivati i istovremeno slijediti jasan plan. Hibridno upravljanje projektima svodi se na pronalaženje prave kombinacije za postizanje uspjeha na način koji odgovara specifičnim zahtjevima projekta.
Također pročitajte: 6 primjera ageizma
Modeli životnog ciklusa upravljanja projektima
Upravljanje projektom uključuje korištenje različitih pristupa za vođenje projekta od njegovog početka do završetka. Postoji pet glavnih modela projektnog ciklusa koji se mogu koristiti u tu svrhu. U ranijim dijelovima ovog članka istražili smo prva dva modela: model vodopada i agilni model. Pogledajmo sada preostala tri modela:
- V-model: Ovaj model je varijacija modela vodopada. Slijedi postupni pristup dovršetku projekta, ali uvodi fazu testiranja nakon svakog zadatka prije prelaska na sljedeći. To osigurava da je svaka komponenta temeljito testirana prije daljnjeg napretka.
- Spiralni model: Kombinirajući elemente vodopada i agilnog modela, spiralni model omogućuje menadžerima da podijele projekt na manje zadatke koji slijede određeni slijed. Ovaj iterativni pristup omogućuje fleksibilnost i prilagodbe po potrebi tijekom životnog ciklusa projekta.
- Hibridni model: Hibridni model pruža fleksibilnost dopuštajući menadžerima da prilagode svoj pristup jedinstvenim zahtjevima projekta. U slučaju visokohibridnog modela, elementi iz svih ostalih modela mogu se uključiti kako bi se učinkovito odgovorilo na specifične potrebe projekta.
Putovanje projektnog menadžmenta
Svaki projekt prolazi kroz putovanje koje uključuje četiri glavna koraka prije nego što bude spreman za vlasnike ili dionike. Istražimo svaki korak:
1. Pokretanje projekta: Prva faza se naziva faza inicijacije. Tu počinje projekt, s idejom koja se oblikuje. Tijekom ove faze definiraju se ciljevi, opseg i ograničenja projekta.
2. Planiranje uspjeha: Slijedi faza planiranja. Ovdje su pažljivo navedeni opseg i proračun projekta. Zamislite to kao izradu plana za projekt koji slijedi. Ovaj korak osigurava da svi znaju što treba učiniti i koliko će to koštati.
3. Obavljanje stvari: Faza izvršenja je mjesto gdje se događa stvarni posao. Tada se planovi iz prethodnih faza provode u djelo. To je kao faza izgradnje kuće – graditelji počinju graditi prema nacrtima arhitekta.
4. Zamotavanje: Posljednja faza je faza zatvaranja. Tada se završeni projekt predaje zainteresiranim stranama. To je kao da završite knjigu i date je nekom drugom na čitanje – projekt je završen i sada je vrijeme da drugi imaju koristi od napornog rada.
Ostavi odgovor