Shiga cikin aikin gudanar da kasuwanci ko a halin yanzu kuna shiga cikin shirin kasuwanci? Sanin hanyoyin sarrafa ayyuka daban-daban na iya sa tafiyarku ta yi laushi. Waɗannan hanyoyin ba wai kawai adana lokaci bane amma kuma suna haɓaka ikon gudanar da ayyukan aiki cikin nasara. A cikin wannan jagorar, za mu bincika hanyoyi daban-daban na sarrafa ayyuka, wanda zai ba ku damar zaɓar wanda ya fi dacewa da ku.
Fahimtar hanyoyin gudanar da ayyuka yana da mahimmanci ga waɗanda ke neman yin aiki a cikin harkokin kasuwanci ko a halin yanzu suna cikin shirin kasuwanci. Yana da game da fiye da kawai kammala ayyuka; shi ne game da yin shi da inganci. Ta hanyar koyon waɗannan hanyoyin, ba kawai ku adana lokaci ba amma kuma kuna tabbatar da aiwatar da ayyukan da suka shafi aikin ku yadda ya kamata. Bari mu shiga cikin hanyoyin sarrafa ayyuka daban-daban don taimaka muku wajen zaɓar wanda ya dace da abubuwan da kuke so da burin ku.
Muhimman Abubuwa na Gudanar da Ayyuka
Gudanar da aikin ya ƙunshi abubuwa masu mahimmanci guda biyar waɗanda ke ba da gudummawa ga nasarar sa. Waɗannan mahimman abubuwan haɗin gwiwar suna tabbatar da cewa an tsara aikin da kyau, an aiwatar da shi yadda ya kamata, ana sa ido sosai, ana sarrafa haɗari, kuma ana kiyaye sadarwa gaba ɗaya. Ga rugujewar waɗannan mahimman abubuwan:
1. Tsari: Mataki na farko a cikin gudanar da aikin shine ƙirƙirar cikakken tsari. Wannan shirin ya kamata ya ƙunshi iyawar aikin, manufofinsa, jadawalin lokaci, albarkatu, da kasafin kuɗi. Yana da mahimmanci don sabuntawa akai-akai da sake duba tsarin don tabbatar da cewa aikin yana kan hanya.
2. Kisa: Da zarar shirin ya kasance, mataki na gaba ya haɗa da sanya shi cikin aiki. Manajojin ayyuka suna buƙatar sa ido kan kammala ayyuka daban-daban da aka zayyana a cikin shirin don tabbatar da ci gaban aikin kamar yadda aka yi niyya.
3. Kulawa da Kulawa: Manajojin ayyuka suna taka muhimmiyar rawa wajen bin diddigin ci gaban aikin. Suna buƙatar gano duk wata matsala da ta taso da yin gyare-gyaren da suka dace don kiyaye komai a kan hanya. Manyan alamun aiki (KPIs) kayan aiki ne masu mahimmanci don saka idanu da sarrafa aikin.
4. Gudanar da Hadarin: Yawancin ayyuka suna fuskantar rashin tabbas, kuma ingantaccen gudanar da ayyukan ya ƙunshi ganowa da rage haɗari. Ta hanyar magance matsalolin da za a iya fuskanta kafin su ta'azzara, masu gudanar da ayyuka za su iya kiyaye nasarar aikin.
5. Sadarwa: Budewar sadarwa yana da mahimmanci a duk tsawon aikin. Ya kamata masu gudanar da ayyuka a kai a kai sabunta masu ruwa da tsaki game da ci gaban aikin, samar da yanayin haɗin gwiwa da tabbatar da kowa yana da masaniya.
Ta hanyar mai da hankali kan waɗannan muhimman abubuwa guda biyar, masu gudanar da ayyuka suna haɓaka yuwuwar samun nasarar kammala ayyuka, cimma maƙasudai, da gamsar da masu ruwa da tsaki.
Hanyoyin Gudanar da Ayyuka
1. Hanyar Ruwa
Yawancin ɗalibai da masu gudanar da ayyuka suna neman hanya mai sauƙi, mataki-mataki don sarrafa ayyukansu. Idan kun kasance wanda ke son hanyoyin bayyanannu kuma kai tsaye, hanyar ruwa na iya zama kawai abin da kuke buƙata. Kalmar “waterfall” ita kanta tana nuni ne kan yadda tsarin ke gudana zuwa ƙasa, inda kowane lokaci ya fara da ƙarewa kafin a ci gaba zuwa na gaba. Wannan hanya tana da tasiri musamman ga ayyuka a masana'antu da gine-gine. Hakanan yana iya zama mai amfani ga ɗalibai da masu bincike tattarawa da nazarin bayanai don dalilai na ilimi.
Hanyar waterfall yana daya daga cikin hanyoyin gudanar da ayyukan inda ake buƙatar bin hanyar da aka tsara, tabbatar da an kammala kowane mataki kafin ci gaba zuwa gaba. Wannan tsarin da aka tsara yana ba da sauƙi don bin diddigin ci gaba kuma yana rage yuwuwar abubuwan yin rikitarwa. Ko kuna gina gine-gine ko kuna gudanar da bincike na ilimi, hanyoyin ruwa na samar da tsari mai tsauri don motsawa ta hanyar aikinku, yana mai da shi kyakkyawan zaɓi ga waɗanda suka fi son tsarin sarrafa ayyukan madaidaiciya da madaidaiciya.
Har ila yau Karanta: Kalmomi 30 na Micromanagement da Bayanin su
2. Hanyar Mahimmanci (CPM)
Hanyar Mahimmanci (CPM) kayan aikin gudanarwa ne mai amfani wanda ke taimaka wa manajoji su fahimta da tsara ayyuka a cikin aikin. Yana ba su damar gano duk ayyukan da kuma gano yadda tsarin ya kasance mai sauƙi ga kowane ɗayan. Tare da CPM, manajoji suna ƙirƙirar hanya mai mahimmanci, wanda shine mafi tsayin jerin ayyukan da ake buƙata don kammala aikin akan lokaci.
Wannan hanya tana da tasiri musamman ga ƙananan ayyuka masu girma zuwa matsakaici. Yana sauƙaƙa tsarin tsarawa da tsara ayyuka, yana ba da taswirar taswira bayyananne don lokacin aikin. Ta hanyar mayar da hankali kan hanya mai mahimmanci, masu gudanarwa za su iya ba da fifikon ayyuka da kuma tabbatar da cewa aikin ya tsaya a kan jadawalin.
Ainihin, Hanyar Mahimmanci tana daidaita tsarin gudanar da ayyuka ta hanyar ba da hanya madaidaiciya ga tsara ayyuka da tsarawa. Kayan aiki ne mai mahimmanci don tabbatar da ingantaccen aiki da kammala aikin akan lokaci, musamman a cikin mahallin ƙarami da matsakaita masu girma dabam.
3. Hanyar Agile
A cikin aikin haɗin gwiwa, hanyoyin agile hanya ce mai amfani don cimma manyan manufofin aiki. Agile yana mai da hankali kan aiki tare, kasancewa masu sassauƙa, da tabbatar da abokin ciniki yana farin ciki. Wannan yana taimakawa wajen canza tsare-tsare da samun kyawu a matakai daban-daban. Yawancin lokaci, mutanen da ke bin wannan hanya suna rarraba aikin zuwa ƙananan sassa da ake kira sprints. Sannan suna amfani da amsa akai-akai don inganta samfurin.
Agile kamar jagorar taimako ne ga ƙungiyoyi. Yana nuna musu yadda za su yi aiki tare kuma su kasance a shirye don canje-canje. Ka yi tunanin kana cikin tafiya, kuma maimakon shirya dukan tafiyar a lokaci ɗaya, ka tsara shi kadan da kadan. Ta wannan hanyar, idan wani abu da ba zato ba tsammani ya faru, zaku iya daidaita tsare-tsaren ku cikin sauƙi.
Tare da agile, ƙungiyoyi na iya zama mafi ƙirƙira kuma su sanya abubuwa mafi kyau mataki-mataki. Yana kama da gina wuyar warwarewa. Za ku fara da ƙananan guda, ku haɗa su tare, kuma nan da nan za ku sami cikakken hoto. Hanyar agile kamar haɗa wuyar warwarewar aikin tare, yanki ɗaya a lokaci guda, don tabbatar da cewa komai yayi daidai.
4. Hanyar Scrum
Hanyar Scrum hanya ce ta sarrafa ayyukan da ke bin wasu mahimman ra'ayoyin hanyoyin agile. Mai kama da hanyar agile, Scrum yana ba da fifiko mai ƙarfi kan aikin haɗin gwiwa da haɗin gwiwa. Kamar a cikin agile, mutanen da ke amfani da Scrum suna rushe ayyuka daban-daban a cikin aikin zuwa ƙananan sassa masu iya sarrafawa. Koyaya, an tsara Scrum don ƙananan ƙungiyoyi, yawanci ya ƙunshi mambobi har zuwa goma.
A cikin Scrum, waɗannan ƙungiyoyi suna shirya gajerun tarurruka, waɗanda aka sani da tarurrukan scrum, ko dai a kowace rana ko mako-mako don kimanta yadda suke ci gaba da aikinsu. Waɗannan tarurruka suna taimaka wa membobin ƙungiyar su kasance a shafi ɗaya da magance duk wani ƙalubale da za su iya fuskanta. Ta hanyar ɗaukar hanyar Scrum, ƙungiyoyi suna nufin haɓaka sadarwa, haɓaka sassauci, da isar da sakamakon aikin yadda ya kamata.
5. Hanyar Kanban
Hanyar Kanban ya dace don ayyukan da ke buƙatar hoto mai haske. Tare da wannan hanyar, masu sarrafa ayyukan za su iya ganin duk ayyukan da ke cikin aikin kuma su tsara yadda aikin ya kamata ya gudana. Suna amfani da kati ko rubutu masu ɗanɗano don bin yadda kowane lokaci ke ci gaba. Hanyoyin gani na Kanban yana da kyau don kawar da duk wata matsala ko ɓata lokaci a cikin aikin.
Maimakon tsari mai rikitarwa, Kanban yana kiyaye abubuwa kai tsaye. Kamar samun allo mai katunan kowane ɗawainiya, kuma kuna iya motsa su don nuna inda abubuwa suke. Ta wannan hanyar, kowa da kowa a cikin ƙungiyar ya san abin da ya kamata a yi da abin da aka riga an gama. Hanya ce mai sauƙi amma mai ƙarfi don sarrafa ayyuka da kuma tabbatar da cewa komai yana tafiya yadda ya kamata.
6. Hanyar PRINCE2
Hanyar PRINCE2 kayan aiki ne mai taimako don gudanar da ayyuka inda kowane lokaci yana buƙatar amincewa kafin ci gaba zuwa na gaba. Masu amfani da wannan hanyar suna rarraba aikin zuwa matakai, kuma kowane mataki na iya buƙatar amincewa kafin ci gaba. Kafin a fara mataki na gaba, ana tuntubar masu ruwa da tsaki kuma a samu amincewar su.
A cikin mafi sauƙi, PRINCE2 hanya ce ta tsarawa da sarrafa ayyuka mataki-mataki. Ka yi tunanin gina gida - ba za ka fara kafa bango ba kafin ka tabbatar da tushe yana da ƙarfi, daidai? PRINCE2 yana bin dabaru iri ɗaya don kowane aiki. Yana rarraba dukan aikin zuwa ƙananan sassa, tabbatar da cewa an yarda da duk abin da ke da kyau kuma yana da kyau a ci gaba kafin ci gaba. Wannan yana taimakawa wajen tsara abubuwa kuma yana tabbatar da cewa duk wanda ke da hannu, kamar mutanen da ke ba da kuɗin aikin da waɗanda ke yin aikin, sun amince da kowane mataki.
Don haka, idan kuna son bayyananniyar hanya mai tsari don gudanar da ayyukanku, PRINCE2 babban zaɓi ne tsakanin sauran hanyoyin sarrafa ayyukan. Yana kama da samun taswirar hanya - kun san inda za ku, kuma kuna tabbatar da kowa yana cikin jirgin kafin ya tashi zuwa tasha ta gaba.
Har ila yau Karanta: Misalai Masu Kyau 100
Nau'ukan Salon Gudanar da Ayyukan Daban-daban
Gudanar da aikin ya ƙunshi hanyoyi daban-daban don gudanar da ayyuka yadda ya kamata da cimma burin. Anan akwai nau'ikan sarrafa ayyukan guda huɗu:
Gudanar da Ayyukan Gargajiya
Gudanar da ayyukan al'ada hanya ce ta daɗaɗɗa ta yin aiki akan ayyuka. A wannan hanyar, ana yin ayyuka ɗaya bayan ɗaya a cikin takamaiman tsari. Yayi kama da bin matakai a cikin girke-girke. Mutane suna amfani da wannan hanyar don tabbatar da cewa an gama kowane aiki kafin fara na gaba. Kamar gina gida ne inda ka aza harsashin ginin katangar.
Wannan hanyar tana mai da hankali sosai kan tsarawa da adana bayanai. Yana nufin komai sai an yi tunani sosai kuma a rubuta shi kafin farawa. Wannan zai iya iyakance aikin saboda dole ne ya tsaya ga tsarin, koda kuwa abubuwa sun canza.
Gabaɗaya, gudanar da ayyukan al'ada shine game da yin abubuwa cikin tsari da aka tsara da kuma tabbatar da cewa an tsara komai kuma an rubuta su kafin farawa.
Agile Management Project
Agile Project Management hanya ce ta aiki tare akan ayyuka. Yana taimakawa ƙirƙirar ruhin ƙungiyar wajen sarrafa ayyuka. Maimakon yin komai a lokaci ɗaya, Agile yana karya ayyuka zuwa ƙananan sassa. Ana ba da waɗannan ƙananan sassa ga membobin ƙungiya daban-daban don yin aiki a kai. Wannan yana ba da sauƙin ɗauka da kammala ayyukan.
A cikin gudanar da aikin na al'ada, an tsara komai a farkon, kuma shirin yana bin mataki zuwa mataki. Amma a cikin Agile, shirin zai iya canzawa yayin da aikin ke ci gaba. Yana ba da damar sassauci da daidaitawa dangane da abin da ke faruwa yayin aikin.
Agile kamar gini ne da tubalin Lego. Kowane memba na ƙungiyar yana samun takamaiman yanki na Lego (aiki), kuma tare suna gina aikin. Idan suna buƙatar canza wani abu, za su iya sake tsara sassan Lego cikin sauƙi. Ta wannan hanyar, ƙungiyar za ta iya daidaitawa da yin haɓakawa cikin aikin. Agile shine mafi sassauƙa kuma hanyar haɗin gwiwa don sarrafa ayyuka.
Koyi Gudanar da Ayyuka
A cikin duniyar sarrafa ayyukan dogaro da kai, babban burin shine yanke matakan da ba dole ba da haɓaka yawan aiki. Wannan hanya ta ƙunshi amfani da bayanai don yanke shawara mai wayo da kuma gano ko da yaushe hanyoyin da za a sa tafiyar matakai su yi laushi, rage ɓata lokaci da adana kuɗi.
Lean aikin gudanar da duk game da yin abubuwa a cikin mafi m hanyar yiwu. Manajoji a cikin wannan tsarin suna aiki tuƙuru don cire duk wani ɓangaren da ba dole ba na aikin da ba ya ƙara ƙima. Suna amfani da bayanai don jagorantar zaɓin su kuma koyaushe suna neman hanyoyin da za su sauƙaƙa abubuwa da ƙarancin ɓarna.
Ci gaba da ingantuwa muhimmin bangare ne na sarrafa ayyukan dogaro da kai. Maimakon manne wa irin tsoffin hanyoyin yin abubuwa, manajoji koyaushe suna neman ingantattun hanyoyin. Ta hanyar mai da hankali kan inganci da yanke sharar gida, sarrafa ayyukan dogaro da kai yana taimaka wa ƙungiyoyi suyi aiki da wayo, ba wahala ba. Sakamakon shine tsari mai sauƙi wanda ke samun aikin da sauri kuma tare da ƙananan albarkatu.
Haɓaka Ayyukan Gudanarwa
Gudanar da ayyukan haɗin gwiwar hanya ce da ke ɗaukar mafi kyawun al'amura daga hanyoyi daban-daban da kuma haɗa su tare don yin hanyar keɓancewa. Mutanen da ke amfani da wannan hanyar za su iya haɗa hanyar mataki-mataki na ruwa tare da aikin haɗin gwiwa na agile don magance takamaiman buƙatu.
A cikin sassauƙan kalmomi, sarrafa aikin haɗin gwiwar yana kama da ƙirƙirar girke-girke na musamman ta hanyar ɗaukar kayan abinci masu daɗi daga jita-jita daban-daban. Ka yi tunanin yin cake inda za ka zaɓi mafi kyawun sassa na girke-girke na cakulan da kuma hada su tare da abubuwa masu dadi na girke-girke na vanilla. Hakazalika, sarrafa ayyukan gauraye yana haɗa ƙarfin nau'ikan sarrafa ayyuka daban-daban don yin hanya ta musamman da inganci.
Alal misali, yana ɗaukar tsarin tsari da tsari na tsarin ruwa da kuma haɗa shi tare da sassauƙa da haɗin gwiwar hanyar agile. Ta wannan hanyar, ƙungiyoyi za su iya yin aiki tare cikin kwanciyar hankali kuma su bi fayyace tsari a lokaci guda. Gudanar da aikin Hybrid duk shine game da nemo mahaɗin da ya dace don cimma nasara ta hanyar da ta dace da takamaiman buƙatun aikin.
Har ila yau Karanta: Misalai 6 Ageism
Model Tsarin Rayuwar Gudanar da Ayyukan
Gudanar da aikin ya ƙunshi amfani da hanyoyi daban-daban don jagorantar aiki daga farawa zuwa ƙarshe. Akwai manyan samfuran zagayowar aikin guda biyar waɗanda za a iya amfani da su don wannan dalili. A cikin sassan farko na wannan labarin, mun bincika nau'ikan nau'ikan biyu na farko: samfurin ruwan ruwa da samfurin agile. Yanzu, bari mu shiga cikin ragowar samfura uku:
- V-Model: Wannan samfurin shine bambancin samfurin ruwa. Yana bin matakin mataki-mataki don kammala aikin amma yana gabatar da lokacin gwaji bayan kowane aiki kafin ci gaba zuwa na gaba. Wannan yana tabbatar da cewa an gwada kowane sashi sosai kafin a ci gaba.
- Samfurin Karkace: Haɗuwa da abubuwa na nau'ikan ruwan ruwa da agile, ƙirar karkace tana bawa manajoji damar raba aikin zuwa ƙananan ayyuka waɗanda ke bin takamaiman tsari. Wannan tsarin maimaitawa yana ba da damar sassauƙa da gyare-gyare kamar yadda ake buƙata a duk tsawon rayuwar aikin.
- Samfurin Haɓaka: Samfurin matasan yana ba da sassauci ta hanyar ƙyale manajoji su daidaita tsarinsu zuwa buƙatun na musamman na aikin. A cikin yanayin babban samfurin matasan, ana iya haɗa abubuwa daga duk sauran samfuran don magance takamaiman bukatun aikin yadda ya kamata.
Tafiya Gudanar da Ayyukan
Kowane aiki yana tafiya ne ta hanyar tafiya wanda ya ƙunshi manyan matakai guda huɗu kafin a shirya shi ga masu shi ko masu ruwa da tsaki. Bari mu bincika kowane mataki:
1. Fara Aikin: Kashi na farko ana kiransa zangon farawa. Anan ne aka fara aikin, tare da ra'ayin yin tsari. A wannan mataki, an ayyana manufofin aikin, iyakarsa, da gazawarsa.
2. Tsara Don Nasara: Na gaba ya zo lokacin tsarawa. Anan, an fayyace fa'ida da kasafin aikin a hankali. Yi la'akari da shi azaman ƙirƙirar taswirar hanya don aikin ya bi. Wannan matakin yana tabbatar da kowa ya san abin da ya kamata a yi da kuma nawa zai kashe.
3. Yin Abubuwan: Lokacin aiwatarwa shine inda ainihin aikin ke faruwa. Wannan shi ne lokacin da aka aiwatar da tsare-tsaren daga matakan da suka gabata. Yana kama da tsarin ginin gida - maginin sun fara gini ne bisa tsarin gine-ginen.
4. Kunna shi: Mataki na ƙarshe shine lokacin rufewa. Anan ne aka mika aikin da aka kammala ga masu ruwa da tsaki. Kamar kammala littafi ne a ba wa wani ya karanta - an gama aikin, kuma yanzu lokaci ya yi da wasu za su ci gajiyar aiki tuƙuru.
Leave a Reply