શું તમે તમારા પ્રોફેસરને શ્રેષ્ઠ ઇમેઇલ કેવી રીતે મોકલવો અને તમને જરૂરી પ્રતિસાદ કેવી રીતે મેળવવો તે શીખવા માંગો છો? આ લેખ તમને જરૂરી તમામ માહિતી આપશે.
ઈમેલ દ્વારા તમારા પ્રોફેસર સુધી પહોંચવું એ ઘણી બધી બાબતોમાંથી એક છે જે તમારે કૉલેજમાં કરવાની હોય છે. કદાચ તમે ઇચ્છો તેના કરતાં વધુ વખત. ગભરાવાની જરૂર નથી, પરંતુ સંપર્કમાં આવતાં પહેલાં તમારે કેટલીક બાબતો ધ્યાનમાં રાખવી જોઈએ.
યાદ રાખવાની સૌથી અગત્યની બાબત એ છે કે તમે તમારા પ્રોફેસરને મોકલો છો તે દરેક ઇમેઇલ વ્યાવસાયિક હોવો જોઈએ.
યાદ રાખો કે તમે કોને અરજી કરો છો તે તમારા શિક્ષણ પર મોટી અસર કરી શકે છે. ક્ષેત્રના નિષ્ણાત તરીકે, તમારા પ્રોફેસર પાસે તમને જરૂરી માહિતીની ચાવીઓ છે અને તે તમને તમારા માટે યોગ્ય દિશામાં નિર્દેશ કરવામાં પણ મદદ કરી શકે છે. ભાવિ કારકિર્દી.
જ્યારે પણ તમે તેમનો સંપર્ક કરો ત્યારે સકારાત્મક છાપ છોડવી મહત્વપૂર્ણ છે, કારણ કે તમારો પત્ર પ્રભાવિત કરશે કે તેઓ ઇન્ટર્નશિપ અને શિષ્યવૃત્તિ સહિત વધારાની વૃદ્ધિની તકો માટે પહોંચે છે કે કેમ.
પ્રોફેસરને ઈમેલ કરી રહ્યાં છો? આ માર્ગદર્શિકા અનુસરો
પ્રોફેસરનો ઈમેલ સરળ હોવો જોઈએ. તમે જુદા જુદા પ્રસંગોએ ઈમેલ મોકલ્યો છે! જો કે, પ્રોફેસરને ઈમેઈલ કરવું એ મિત્ર કે કુટુંબના સભ્યને ઈમેલ કરવા કરતા અલગ છે.
વ્યવસાયિક ઇમેઇલ શિષ્ટાચાર ઘણીવાર શીખવવામાં આવતું નથી, જે તમારી પ્રથમ ઇમેઇલ મોકલવાનું વધુ તણાવપૂર્ણ બનાવે છે. આ ટીપ્સ તમને યોગ્ય ઈમેલ લખવામાં અને પ્રતિભાવ મેળવવામાં મદદ કરશે.
શુભેચ્છાઓ
એક અનુસાર પરડ્યુ યુનિવર્સિટી દ્વારા પ્રકાશિત લેખ, પ્રોફેસરને એક ઈમેલ "ડિયર" અથવા "હેલો" થી શરૂ થવો જોઈએ. "હાય" આ પરિસ્થિતિ માટે ખૂબ જ કેઝ્યુઅલ છે, તમારા પ્રોફેસર તમને અસંવેદનશીલ માને છે કારણ કે "હાય" ખૂબ અનૌપચારિક છે.
શીર્ષક અને નામ
શુભેચ્છાઓ પ્રોફેસરના નામ અને શીર્ષક દ્વારા અનુસરવામાં આવવી જોઈએ. આ તમારા માટે અતિશય ઔપચારિક લાગે છે, પરંતુ પ્રોફેસર, તેમની સ્થિતિ અને તેમના શિક્ષણ માટે આદર દર્શાવવાની આ એક મહત્વપૂર્ણ રીત છે. શીર્ષકને છોડી દેવાથી અથવા ખોટા શીર્ષકનો ઉપયોગ અજાણતામાં તમારા શિક્ષકને નારાજ કરી શકે છે.
મોટાભાગના શિક્ષકોને તેમના છેલ્લા નામો પછી "પ્રોફેસર" અથવા "ડૉક્ટર" કહેવા જોઈએ. સબમિટ પર ક્લિક કરતા પહેલા તેમના નામની જોડણી તપાસવાની ખાતરી કરો.
સંદર્ભ સેટ કરો
પ્રોફેસરોની સારી સંખ્યા ઘણા વિદ્યાર્થીઓ ધરાવે છે અને તમને જાણવા માટે અને તમારા પ્રશ્નનો જવાબ આપવા માટે સમર્થ થવા માટે પૃષ્ઠભૂમિની જરૂર પડશે. આ ખાસ કરીને સાચું છે જો તમે તેમને પ્રથમ વખત ઇમેઇલ કરી રહ્યાં હોવ.
તમે કોણ છો તે સમજવામાં તેમને મદદ કરવાનો સૌથી સહેલો રસ્તો એ છે કે તમે કયા વર્ગમાં છો અને તમારો વર્ગ કયા દિવસે મળે છે (જો તેમાં બહુવિધ વિભાગો છે). જો તમને ખાતરી છે કે પ્રોફેસર તમારું નામ જાણે છે, તો તમે આ વિભાગ છોડી શકો છો.
તેને ટૂંકા રાખો
પ્રોફેસરને દિવસમાં એક કરતાં વધુ ઈમેલ મળે છે, તેથી ખાતરી કરો કે તમારી વિનંતી સરળ અને સ્પષ્ટ છે. તમારો પ્રશ્ન સ્પષ્ટ કરો જેથી તમારો ઈમેઈલ તેને કંટાળે નહીં.
તમે પ્રશ્નનો જવાબ આપવા માટે અગાઉ લીધેલા કેટલાક પગલાઓની સંક્ષિપ્તમાં સૂચિબદ્ધ કરીને પ્રશ્નનો જવાબ આપવા માટે જરૂરી ઇમેઇલ્સની સંખ્યા પણ ઘટાડી શકો છો.
આમાં અભ્યાસક્રમની તપાસ (શિક્ષકોને ઇમેઇલ મોકલતા પહેલા જરૂરી), સહપાઠીઓ સાથે પૂછપરછ અને સહાયકો સાથે ચેટિંગનો સમાવેશ થાય છે.
સાઇન આઉટ કરો
તમારી સહી અને પછી તમારા નામ સાથે ઈમેલ બંધ કરો. તમારા નામ સાથે એક સરળ "શ્રેષ્ઠ", "ચીયર્સ" અથવા "આભાર" પૂરતું છે. જો તમારા યુનિવર્સિટી ઈમેલ એડ્રેસમાં તમારું પૂરું નામ નથી, તો તમે તમારા હસ્તાક્ષરમાં તમારું પ્રથમ અને છેલ્લું નામ ઉમેરી શકો છો. આ પ્રોફેસર માટે તેમની સિસ્ટમમાં તમને શોધવાનું સરળ બનાવે છે.
સ્પષ્ટ વિષય રેખાઓનો ઉપયોગ કરો
તમારા ઈમેલમાં વિષય રેખા હોવી આવશ્યક છે. વિષય વાક્ય માત્ર પ્રોફેસરને જ મદદ કરતું નથી પણ તમારા ઈમેલને સ્પામ ફોલ્ડરમાં જતા અટકાવે છે. વિષય રેખા સરળ હોવી જોઈએ અને તમારા ઇમેઇલની સામગ્રીને પ્રતિબિંબિત કરવી જોઈએ. "[ક્લાસ નામ] ટેસ્ટ વિશેનો પ્રશ્ન" અથવા "મીટિંગ આમંત્રણ" જેવું કંઈક સારું છે.
વ્યવસાયિક રહો
પ્રોફેસર સાથે તમારો વ્યવસાયિક સંબંધ છે અને આ તમારા ઈમેલમાં પ્રતિબિંબિત થવો જોઈએ. આનો અર્થ એ છે કે સંદેશ લખતી વખતે તમારે સંપૂર્ણ રીતે શબ્દોની જોડણી કરવી પડશે અને સાચા વ્યાકરણનો ઉપયોગ કરવો પડશે (કેપિટલાઇઝેશન અને વિરામચિહ્નો સહિત).
ઇમોજીસનો ઉપયોગ કરશો નહીં. તેઓ કોમ્યુનિકેશનનું એક સામાન્ય સ્વરૂપ બની ગયા છે, પરંતુ વ્યાવસાયિક ઈમેલમાં તેમનું કોઈ સ્થાન નથી. ઈમેલ મોકલતા પહેલા લખવામાં ભૂલો છે તે તપાસવા માટે તેને વાંચો.
તમારે બિનજરૂરી શામેલ કરવાનું પણ ટાળવું જોઈએ વ્યક્તિગત માહિતી ઇમેઇલ્સમાં. જો તમે વર્ગ ચૂકી જાઓ છો, તો તમારે તેનું કારણ સમજાવવાની જરૂર નથી.
તમારા અંગત જીવનને પ્રોફેસર સાથેના તમારા વ્યાવસાયિક સંબંધો સાથે કોઈ લેવાદેવા નથી.
યુનિવર્સિટીના ઈમેલ એડ્રેસ પરથી ઈમેલ મોકલો
તમારી ઈમેઈલ પ્રોફેશનલ દેખાવા માટે યુનિવર્સિટી ઈમેઈલ એડ્રેસનો ઉપયોગ કરો અને ખાતરી કરો કે તમારી ઈમેઈલ યુનિવર્સિટીના સ્પામ ફિલ્ટર્સ પાસ કરે છે. તમારી યુનિવર્સિટી ઈમેઈલ પ્રોફેસરને પણ બતાવે છે કે તમે તેમના વિદ્યાર્થીઓમાંથી એક છો, તેથી તેઓ તમારી માહિતીને વધુ ગંભીરતાથી લે છે.
તમારા પ્રોફેસરને સામાન્ય પ્રશ્ન પૂછવા માટેનો ઈમેઈલ
તમારા શિક્ષકને પ્રશ્નો સાથે ઇમેઇલ કરતા પહેલા અભ્યાસક્રમ અથવા સોંપણી સૂચનાઓ વાંચવાની ખાતરી કરો. ઘણા કિસ્સાઓમાં, તમે જે જવાબ શોધી રહ્યાં છો તે ટર્મના પ્રથમ થોડા દિવસો દરમિયાન સૌથી વધુ વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નોમાં જવાબ આપવામાં આવ્યો હોઈ શકે છે.
તમારા પ્રોફેસરનો સંપર્ક કરતા પહેલા, તમે કોર્સમાં એકત્રિત કરેલી બધી સામગ્રીની સમીક્ષા કરો. છેલ્લી વસ્તુ જે તમે કરવા માંગો છો તે તેમને એવી કોઈ વસ્તુ વિશે ગુસ્સે કરો કે જેના માટે તેઓએ તમને પહેલેથી જ જવાબ આપ્યો છે.
તમારી માહિતીની કાળજીપૂર્વક સમીક્ષા કરીને અને તમે તમારા પ્રોફેસરો સાથે સંપર્કમાં રહો તેની ખાતરી કરીને તમારી પ્રતિબદ્ધતા અને આદર બતાવો.
તમારા વર્ગના અન્ય વિદ્યાર્થીઓ અન્ય મૂલ્યવાન સ્ત્રોત બની શકે છે કારણ કે અમે પહેલાથી જ જણાવ્યું છે. તમારા દરેક પ્રોફેસર થોડા વર્ગો શીખવી શકે છે, વર્ગની બહાર સંશોધન કરી શકે છે અથવા કેમ્પસ અથવા અન્ય જગ્યાએ અન્ય કાર્ય કરી શકે છે.
તેઓએ એક જ માહિતીને ઘણી વખત પુનરાવર્તિત કરવાની જરૂર નથી! જો તમે વર્ગમાં ન પહોંચી શકો, તો શિક્ષકને પૂછશો નહીં કે તમે શું ચૂકી ગયા છો. હંમેશા તમારા સહપાઠીઓને પ્રથમ જાઓ!
કોઈપણ પ્રોફેસરનો ધ્યેય તમને સફળ થવામાં મદદ કરવાનો છે, પરંતુ તે તેમની જવાબદારી નથી. તેમને યોગ્ય તૈયારી અને સાવચેતી સાથે સફળ થવાનો તમારો નિર્ધાર બતાવો.
શિક્ષકોને સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત, વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ્સ કેવી રીતે લખવી તે શીખવું એ તમારા શિક્ષણની માલિકી લેવાની એક શ્રેષ્ઠ રીત છે, તમારા ભાવિ એમ્પ્લોયર માટે તમારી જાતને તૈયાર કરવાનો ઉલ્લેખ ન કરવો!
તમારા પ્રોફેસરને સંદર્ભ માટે પૂછવાનું ઈમેલ ઉદાહરણ
અન્ય પ્રસંગ જ્યાં તમારે પ્રોફેસરને ઈમેલ કરવાની જરૂર પડી શકે છે તે છે જ્યારે તમે કોઈ પ્રોફેશનલ ભલામણ શોધી રહ્યા હોવ. તમારા પ્રોફેસર તેમના ક્ષેત્રના આદરણીય નિષ્ણાત છે, તેથી તેમની સલાહ તમારા શૈક્ષણિક માટે અજાયબીઓ કરી શકે છે અને વ્યાવસાયિક વિકાસ.
જો કે, એ મહત્વનું છે કે તમે સંદર્ભ માંગવા માટે જે માર્ગ અપનાવવાનું નક્કી કરો છો તે તેમના માટે સરળ બને છે, કારણ કે તેઓ વ્યસ્ત છે અને અન્ય ઘણા વિદ્યાર્થીઓ પાસેથી સમાન પૂછપરછ પ્રાપ્ત થઈ શકે છે.
નમ્ર, સંક્ષિપ્ત અને સ્પષ્ટ બનો જ્યારે તમે તેમને કહો કે તમને તેમની પાસેથી શું જોઈએ છે. જો કોઈ ચોક્કસ દિવસે સંદર્ભની જરૂર હોય, તો તેને તમારી વિનંતીમાં સામેલ કરવાની ખાતરી કરો અને તમારી વિનંતી પૂર્ણ કરવા માટે પૂરતો સમય આપો.
જો તમે પ્રક્રિયામાંથી કોઈ સંદર્ભ શોધી રહ્યા છો, તો નીચે આપેલ ઈમેલ ઉદાહરણ તમને મદદરૂપ થશે.
હેલો ડૉ એક્સ
આ તમારા ફોલ 2022 ABC2000 વર્ગ માટે XX છે. મેં તમારા અભ્યાસક્રમનો ખરેખર આનંદ માણ્યો અને એક મહાન સત્ર માટે તમારો આભાર માનવા માંગુ છું. હું હાલમાં આ યુનિવર્સિટીમાં એન્જિનિયરોની વ્યાવસાયિક કૌશલ્યો સુધારવાના હેતુથી ____________ કોર્સ માટે અરજી કરી રહ્યો છું. હું તમને આ ઈમેલ એ પૂછવા માટે મોકલી રહ્યો છું કે શું તમે પર્યાવરણીય ઈજનેરી સંશોધક તરીકે મારી સંભવિતતા પર ટિપ્પણી કરવા ઈચ્છો છો. મારે ફક્ત એક સંદર્ભ તરીકે તમારું નામ અને તમારી સંપર્ક માહિતી ઉમેરવાની જરૂર છે.
ઈમેલ ઉદાહરણ તમારા ગ્રેડ વિશે પૂછપરછ
જ્યારે તમને ગ્રેડ વિશે પ્રશ્નો અથવા ચિંતાઓ હોય, ત્યારે યાદ રાખો કે તમારા શિક્ષક ગોપનીયતાના કારણોસર ઇમેઇલ દ્વારા તમારી સાથે ચોક્કસ માહિતી શેર કરશે નહીં. જો તમે તેમના ઓફિસ સમય દરમિયાન રૂબરૂમાં પ્રશ્નો પૂછી શકતા નથી, તો અનુકૂળ સમયે તમારો સમય અનામત રાખો. તમારા ગ્રેડને લગતી માહિતી વિશે તમારા પ્રોફેસરને કેવી રીતે ઇમેઇલ કરવી તેનું એક સરસ ઉદાહરણ નીચે છે.
શુભ બપોર, પ્રોફેસર એક્સ.
મારું નામ XX છે અને હું તમારા અંગ્રેજી વર્ગમાં છું જે ગુરુવારે, વર્ગ 4231 ધરાવે છે. હું આ અઠવાડિયે તમારા ઑફિસના સમય સુધી પહોંચી શકતો નથી, પરંતુ હું વિચારી રહ્યો હતો કે શું હું મારા નિબંધ # પર ચર્ચા કરવા માટે તમારી સાથે મુલાકાત લઈ શકું? 1 ગ્રેડ. મને તમારી નોંધો સમજવામાં મુશ્કેલી પડી રહી છે, હું તમને સ્પષ્ટ કરવા માટે મળવાની આશા રાખું છું. આ અઠવાડિયે કોઈ દિવસ તમારી સાથે ઠીક રહેશે કે કેમ તે મને જણાવો.
તમારા સમય માટે ખૂબ ખૂબ આભાર અને તમારી બપોર સારી રહે.
શ્રેષ્ઠ,
XX
એક જવાબ છોડો