Δυσκολεύεστε να καταγράψετε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams; Ακολουθεί ένας οδηγός σχετικά με τον τρόπο εγγραφής μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams.
Τα τελευταία χρόνια, η τηλεδιάσκεψη έχει αλλάξει από μια φουτουριστική ιδέα σε μια πραγματικότητα. Τα εκπαιδευτικά ιδρύματα και οι επιχειρήσεις βασίζονται σε εφαρμογές τηλεδιάσκεψης όπως το Microsoft Teams, το Zoom και το Google Meet για να επιβιώσουν από την πανδημία.
Μετά την πανδημία, τα ακαδημαϊκά ιδρύματα και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων εξακολουθούν να βασίζονται σε εφαρμογές τηλεδιάσκεψης για τη διεξαγωγή σημαντικών συναντήσεων.
Οι ομάδες της Microsoft είναι ένα αξιόπιστο εργαλείο που συνδέει άτομα που χωρίζονται από απόσταση. Η εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων διαθέτει λειτουργίες όπως βιντεοκλήσεις, συνομιλία και άλλα εργαλεία όπως κοινή χρήση αρχείων.
Εάν θέλετε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της σύσκεψης, το Microsoft Teams μπορεί να καταγράψει τη σύσκεψή σας. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να αναθεωρήσετε τι συζητήθηκε στη σύσκεψη ή να βοηθήσετε όσους δεν μπορούν να παρακολουθήσουν τη συνάντηση και να τους αφήσετε να κατανοήσουν γρήγορα το θέμα της συζήτησης.
Ας σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε πώς λειτουργεί η εγγραφή μιας σύσκεψης στο Teams και πώς να ξεκινήσετε να τη χρησιμοποιείτε σε μια σύσκεψη.
Ποιος μπορεί να ηχογραφήσει μια σύσκεψη στο Microsoft Teams;
Εάν πληροίτε τις ακόλουθες απαιτήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ηχογραφημένες συσκέψεις στο Microsoft Teams:
Είστε είτε ο διοργανωτής της σύσκεψης είτε μέλος του οργανισμού του διοργανωτή της σύσκεψης. Οι εξωτερικοί συμμετέχοντες από άλλους οργανισμούς δεν μπορούν να καταγράφουν συσκέψεις στο Teams.
Διαθέτετε οποιαδήποτε από τις άδειες που αναφέρονται παρακάτω:
Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business ή Business Essentials.
Αυτά είναι σημαντικά καθώς οι δωρεάν χρήστες δεν μπορούν να καταγράφουν συσκέψεις στο Microsoft Teams.
Η επιλογή εγγραφής αυτής της σύσκεψης είναι ενεργοποιημένη από τον διαχειριστή IT.
Όταν πληροίτε τις παραπάνω προϋποθέσεις, μπορείτε να ξεκινήσετε ή να σταματήσετε την εγγραφή στο Microsoft Teams.
Ποιος μπορεί να δει ότι η Ηχογράφηση γίνεται σε σύσκεψη στο Microsoft Teams;
Όταν ξεκινάτε την εγγραφή μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams, όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη θα λάβουν μια ειδοποίηση που θα δηλώνει ότι η αντίδρασή τους καταγράφεται και μεταγράφεται.
Οι συμμετέχοντες θα μπορούν να βλέπουν αυτήν την ειδοποίηση σε οποιαδήποτε συσκευή χρησιμοποιούν, συμπεριλαμβανομένου του προγράμματος-πελάτη για υπολογιστές Microsoft Teams, της εφαρμογής Microsoft Teams σε Android και iOS και της εφαρμογής web Microsoft Teams.
Ακόμη και οι συμμετέχοντες που συμμετείχαν στη σύσκεψη μέσω κλήσης μπορούν να ακούσουν την ειδοποίηση όταν η σύσκεψη καταγράφεται.
Πριν ξεκινήσετε την ηχογράφηση και τη μεταγραφή της συνομιλίας τους, φροντίστε να λάβετε τη συγκατάθεση όλων όσων συμμετέχουν στη συνάντηση. Ορισμένα μέρη απαιτούν να ζητήσετε νόμιμα την άδεια όλων πριν ηχογραφήσετε τη συνάντηση.
Διαβάστε επίσης: Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google Meet στο Google Classroom
Πράγματα που πρέπει να έχετε υπόψη σας για την εγγραφή μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams
Πράγματα που πρέπει να σημειώσετε πριν ξεκινήσετε την εγγραφή
Προτού αρχίσετε να καταγράφετε μια συνάντηση στην οποία συμμετέχετε, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τα ακόλουθα:
- Όλες οι συσκέψεις που καταγράφετε θα αποστέλλονται στο OneDrive και στο SharePoint του οργανισμού σας, ώστε να μπορείτε να τις μοιραστείτε με ασφάλεια σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.
- Ο διοργανωτής ή ο συμμετέχων δεν μπορεί να ηχογραφήσει την ίδια συνάντηση πολλές φορές. Αυτό σημαίνει ότι δύο άτομα από την ίδια συνάντηση δεν μπορούν να καταγράψουν τη συνάντηση. Μετά την ολοκλήρωση της εγγραφής, το ηχογραφημένο αρχείο θα σταλεί στο cloud για χρήση από όλους τους συμμετέχοντες στη διάσκεψη.
- Όταν ξεκινάτε την εγγραφή μιας σύσκεψης, εάν το επιτρέπει ο διαχειριστής IT του οργανισμού σας, η μεταγραφή σε πραγματικό χρόνο θα ενεργοποιηθεί επίσης αυτόματα. Μπορείτε να δείτε τη μεταγραφή κατά τη διάρκεια και μετά τη σύσκεψη.
- Εάν είστε μέλος του καναλιού όπου καταγράφηκε η σύσκεψη, θα είναι πάντα ορατό στη συνομιλία της σύσκεψης ή στη συνομιλία του καναλιού.
- Από προεπιλογή, όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη έχουν άμεση πρόσβαση στην ηχογράφηση.
- Οι εξωτερικοί συμμετέχοντες και οι προσκεκλημένοι δεν θα έχουν πρόσβαση στην ηχογράφηση της σύσκεψης, εκτός εάν κοινοποιηθεί μαζί τους.
- Όταν ξεκινήσει η εγγραφή, εάν το άτομο που ξεκίνησε την ηχογράφηση έχει τερματίσει τη συνεδρία εγγραφής ή εάν όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη έχουν αποχωρήσει, η εγγραφή θα σταματήσει.
- Ακόμα κι αν το άτομο που ξεκίνησε την ηχογράφηση έχει αποχωρήσει από τη σύσκεψη, η εγγραφή της σύσκεψης θα συνεχιστεί.
- Η εγγραφή μπορεί να διαρκέσει έως και 4 ώρες. Αυτό σημαίνει ότι εάν βρίσκεστε σε μια μεγάλη συνάντηση, θα πρέπει να ολοκληρώσετε τη συζήτηση ή να δημιουργήσετε ξανά μια νέα ηχογράφηση εντός 4 ωρών.
- Όταν ξεκινήσετε την εγγραφή και κάποιος ξεχάσει να αποχωρήσει από τη σύσκεψη, η εγγραφή θα σταματήσει μετά από 4 ώρες.
- Εάν ο συμμετέχων που φιλοξενεί τη διάσκεψη έχει μια συγκεκριμένη συμβατή πολιτική εγγραφής, η πολιτική εγγραφής θα προσαρμοστεί σύμφωνα με την πολιτική του ατόμου, ακόμη και αν προέρχεται από διαφορετικούς οργανισμούς.
Πώς να ηχογραφήσετε μια σύσκεψη στο Microsoft Teams
Πώς να ξεκινήσετε την εγγραφή μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams
Αφού επιβεβαιώσετε ότι πληρούνται οι παραπάνω απαιτήσεις, μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε την εγγραφή συσκέψεων Οι ομάδες της Microsoft.
Για να το κάνετε αυτό, εισαγάγετε τη σύσκεψη που παρακολουθείτε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί με τις τρεις κουκκίδες δίπλα στα άλλα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης στο επάνω μέρος.
Όταν δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε την επιλογή "Έναρξη εγγραφής".
Αυτό θα ξεκινήσει η συνεδρία εγγραφής σας και σε κάθε άλλο συμμετέχοντα στη σύσκεψη θα σταλεί μια ειδοποίηση
Πώς να σταματήσετε την εγγραφή μιας συνάντησης
Αφού ξεκινήσει η εγγραφή της σύσκεψης, μπορείτε να τερματίσετε τη σύσκεψη οποιαδήποτε στιγμή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες στο επάνω μέρος της οθόνης της σύσκεψης και, στη συνέχεια, επιλέγοντας την επιλογή «Διακοπή εγγραφής» από το αναπτυσσόμενο μενού.
Μετά τη διακοπή της εγγραφής, το εγγεγραμμένο αρχείο θα υποβληθεί σε επεξεργασία και θα σταλεί στον οργανισμό σας OneDrive του οργανισμού σας και στο SharePoint για προβολή σε εσάς και σε άλλα άτομα στον οργανισμό σας.
Μετά την επεξεργασία της ηχογράφησης, θα είναι διαθέσιμη για προβολή, το άτομο που ξεκίνησε την εγγραφή θα λάβει ειδοποίηση σχετικά με την εγγραφή μέσω email και η ηχογράφηση θα είναι επίσης ορατή στη συνομιλία της σύσκεψης ή στη συνομιλία του καναλιού όπου καταγράφηκε η ηχογράφηση.
Παρακολουθήστε αυτό το βίντεο για να κατανοήσετε καλύτερα πώς λειτουργεί.
Διαβάστε επίσης: OneNote στο Microsoft Teams: Πώς να προσθέσετε/χρησιμοποιήσετε το OneNote στη Microsoft
Πού βρίσκετε το αρχείο της Ηχογραφημένης σύσκεψης στο Microsoft Teams;
Δεν είναι όλα όσα κάνει το Microsoft Teams τόσο απλά όσο το Zoom ή το Google Meet.
Οι ομάδες χρησιμοποιούν δύο διαφορετικές υπηρεσίες για την αποθήκευση και την οργάνωση των εγγραφών τους - το SharePoint χρησιμοποιείται για εγγραφές που ξεκινούν στα κανάλια και το OneDrive για εγγραφές που ολοκληρώνονται σε ιδιωτικές συνομιλίες.
Εάν θέλετε να μάθετε πού μπορείτε να δείτε και να μοιραστείτε τις ηχογραφήσεις που ξεκινήσατε στις συναντήσεις των ομάδων, μπορείτε να δείτε την ανάρτηση στον παρακάτω σύνδεσμο.
Προβολή και κοινή χρήση εγγραφών
Συμπέρασμα
Προσπαθήσαμε να εξηγήσουμε τα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε σχετικά με τον τρόπο εγγραφής μιας σύσκεψης στο Microsoft Teams.
Αποφασίσαμε να συγκεντρώσουμε αυτό το άρθρο καθώς πιστεύουμε ότι θα βοηθήσει την πλειονότητα των ανθρώπων που γνωρίζουν πόσο σημαντικό είναι να ηχογραφείται μια συνάντηση ώστε να γίνεται αναφορά όταν χρειάζεται.
Αφήστε μια απάντηση