Heeft u moeite met het opnemen van een vergadering in Microsoft Teams? Hier vindt u een handleiding voor het opnemen van een vergadering in Microsoft Teams.
De afgelopen jaren is teleconferenties veranderd van een futuristisch concept naar realiteit. Onderwijsinstellingen en bedrijven vertrouwen op videoconferentietoepassingen zoals Microsoft Teams, Zoom en Google Meet om de pandemie te overleven.
Na de pandemie vertrouwen academische instellingen en bedrijfseigenaren nog steeds op videoconferentietoepassingen om belangrijke vergaderingen te houden.
Microsoft Teams is een betrouwbaar hulpmiddel dat mensen, gescheiden door afstand, met elkaar verbindt. De berichtentoepassing wordt geleverd met functies zoals videogesprekken, chatten en andere tools zoals het delen van bestanden.
Als u de efficiëntie van vergaderingen wilt verbeteren, kan Microsoft Teams uw vergadering opnemen. Dit is handig als u wilt bekijken wat er in de vergadering is besproken of als u degenen die de vergadering niet kunnen bijwonen wilt helpen en hen snel het onderwerp van de discussie wilt laten begrijpen.
Laten we u helpen begrijpen hoe het opnemen van een vergadering in Teams werkt en hoe u deze in een vergadering kunt gebruiken.
Wie kan een vergadering opnemen in Microsoft Teams?
Als u aan de volgende vereisten voldoet, kunt u opgenomen vergaderingen gebruiken op Microsoft Teams:
U bent de organisator van de vergadering of een lid van de organisatie van de organisator van de vergadering. Externe deelnemers van andere organisaties kunnen geen vergaderingen opnemen in Teams.
U heeft een van de onderstaande licenties:
Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business of Business Essentials.
Deze zijn belangrijk omdat gratis gebruikers geen vergaderingen kunnen opnemen in Microsoft Teams.
De opnameoptie van deze vergadering is ingeschakeld door uw IT-beheerder.
Wanneer je aan bovenstaande voorwaarden voldoet, kun je de opname starten of stoppen in Microsoft Teams.
Wie kan zien dat de opname plaatsvindt tijdens een vergadering in Microsoft Teams?
Wanneer je begint met het opnemen van een vergadering op Microsoft Teams, ontvangen alle deelnemers van de vergadering een melding dat hun reactie wordt opgenomen en getranscribeerd.
Deelnemers kunnen deze melding zien op elk apparaat dat ze gebruiken, inclusief de Microsoft Teams-desktopclient, de Microsoft Teams-app op Android en iOS en de Microsoft Teams-webapp.
Zelfs deelnemers die aan de vergadering hebben deelgenomen door in te bellen, kunnen de melding horen wanneer de vergadering wordt opgenomen.
Voordat u begint met het opnemen en transcriberen van hun gesprek, moet u de toestemming krijgen van alle betrokkenen bij de vergadering. Op sommige plaatsen moet u wettelijk de toestemming van iedereen vragen voordat u de vergadering opneemt.
Lees ook: Google Meet gebruiken in Google Classroom
Waar u op moet letten als u een vergadering opneemt in Microsoft Teams
Waar u op moet letten voordat u begint met opnemen
Voordat u begint met het opnemen van een vergadering die u bijwoont, is het belangrijk om het volgende te begrijpen:
- Alle vergaderingen die u opneemt, worden naar de OneDrive en SharePoint van uw organisatie verzonden, zodat u ze veilig in uw hele organisatie kunt delen.
- De organisator of deelnemer kan dezelfde vergadering niet meerdere keren opnemen. Dit betekent dat twee personen van dezelfde vergadering de vergadering niet kunnen opnemen. Nadat de opname is voltooid, wordt het opgenomen bestand naar de cloud verzonden voor gebruik door alle conferentiedeelnemers.
- Wanneer u begint met het opnemen van een vergadering en de IT-beheerder van uw organisatie dit toestaat, wordt realtime transcriptie ook automatisch ingeschakeld. U kunt de transcriptie tijdens en na de bijeenkomst inzien.
- Als u lid bent van het kanaal waar de vergadering is opgenomen, is deze altijd zichtbaar in de vergaderingchat of kanaalgesprek.
- Standaard hebben alle deelnemers aan de vergadering direct toegang tot de opname.
- Externe deelnemers en gasten hebben geen toegang tot de opname van de vergadering, tenzij deze met hen is gedeeld.
- Wanneer de opname begint en de persoon die de opname heeft gestart de opnamesessie heeft beëindigd of iedereen die bij de vergadering betrokken is, is vertrokken, stopt de opname.
- Zelfs als de persoon die de opname heeft gestart de vergadering heeft verlaten, gaat de opname van de vergadering door.
- De opname kan tot 4 uur duren. Dit betekent dat als u in een lange vergadering zit, u de discussie binnen 4 uur moet afronden of een nieuwe opname moet maken.
- Wanneer u begint met opnemen en iemand vergeet de vergadering te verlaten, stopt de opname na 4 uur.
- Als de deelnemer aan de conferentie een specifiek compliant opnamebeleid heeft, wordt het opnamebeleid aangepast aan het beleid van de persoon, zelfs als deze van verschillende organisaties is.
Een vergadering opnemen in Microsoft Teams
Een vergadering opnemen in Microsoft Teams
Nadat u heeft bevestigd dat aan de bovenstaande vereisten is voldaan, kunt u eenvoudig beginnen met het opnemen van vergaderingen Microsoft Teams.
Om dit te doen, voert u de vergadering in die u bijwoont en klikt u vervolgens bovenaan op de knop met de drie stippen naast de andere vergaderingsopties.
Wanneer u een vervolgkeuzemenu ziet, selecteert u de optie met de tekst 'Opname starten'.
Hiermee begint uw opnamesessie en elke andere deelnemer aan de vergadering ontvangt een melding
Hoe te stoppen met het opnemen van een vergadering
Nadat de opname van de vergadering is gestart, kunt u de vergadering op elk moment tijdens de vergadering beëindigen door op het pictogram met de drie stippen boven aan het vergaderingsscherm te klikken en vervolgens de optie "Opname stoppen" in het vervolgkeuzemenu te selecteren.
Nadat de opname is gestopt, wordt het opgenomen bestand verwerkt en verzonden naar uw organisatie OneDrive van uw organisatie en SharePoint voor u en andere mensen in uw organisatie om te bekijken.
Nadat de opname is verwerkt, is deze beschikbaar voor weergave, ontvangt de persoon die de opname heeft gestart een melding over de opname via e-mail en is de opname ook zichtbaar in de meetingchat of het kanaalgesprek waar de opname is opgenomen.
Bekijk deze video voor een beter begrip van hoe het werkt.
Lees ook: OneNote in Microsoft Teams: OneNote toevoegen/gebruiken in Microsoft
Waar vind je het bestand van de opgenomen vergadering op Microsoft Teams?
Niet alles wat Microsoft Teams doet is zo simpel als Zoom of Google Meet.
Teams gebruiken twee verschillende services om hun opnamen op te slaan en te ordenen: SharePoint wordt gebruikt voor opnamen die zijn gestart in Kanalen en OneDrive wordt gebruikt voor opnamen die zijn voltooid in privéchats.
Als je wilt weten waar je de opnamen die je in Teams-vergaderingen hebt gestart, kunt bekijken en delen, kun je het bericht in de onderstaande link bekijken.
Conclusie
We hebben geprobeerd uit te leggen wat u moet weten over het opnemen van een vergadering in Microsoft Teams.
We hebben besloten dit artikel samen te stellen omdat we denken dat het de meerderheid van de mensen zal helpen, omdat ze weten hoe belangrijk het is om een vergadering op te nemen, zodat er indien nodig naar kan worden verwezen.
Laat een reactie achter