คุณกำลังดิ้นรนกับการบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams หรือไม่? ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การประชุมทางไกลได้เปลี่ยนจากแนวคิดล้ำสมัยไปสู่ความเป็นจริง สถาบันการศึกษาและธุรกิจต่างพึ่งพาแอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอ เช่น Microsoft Teams, Zoom และ Google Meet เพื่อความอยู่รอดจากการแพร่ระบาด
หลังการแพร่ระบาด สถาบันการศึกษาและเจ้าของธุรกิจยังคงใช้แอปพลิเคชันการประชุมทางวิดีโอเพื่อจัดการประชุมที่สำคัญ
ทีมไมโครซอฟท์ เป็นเครื่องมือที่เชื่อถือได้ซึ่งเชื่อมโยงผู้คนที่แยกจากกันตามระยะทาง แอปพลิเคชั่นส่งข้อความมาพร้อมกับฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสนทนาทางวิดีโอ แชท และเครื่องมืออื่นๆ เช่น การแชร์ไฟล์
หากคุณต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุม Microsoft Teams สามารถบันทึกการประชุมของคุณได้ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการทบทวนสิ่งที่ได้พูดคุยในการประชุมหรือช่วยเหลือผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมและให้พวกเขาเข้าใจหัวข้อของการสนทนาได้อย่างรวดเร็ว
มาช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของการบันทึกการประชุมบน Teams และวิธีเริ่มใช้ในการประชุม
ใครสามารถบันทึกการประชุมใน Microsoft Teams ได้บ้าง
หากคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้ คุณสามารถใช้การประชุมที่บันทึกไว้ใน Microsoft Teams:
คุณเป็นผู้จัดประชุมหรือเป็นสมาชิกขององค์กรผู้จัดประชุม ผู้เข้าร่วมภายนอกจากองค์กรอื่นไม่สามารถบันทึกการประชุมใน Teams ได้
คุณมีใบอนุญาตใด ๆ ที่ระบุไว้ด้านล่าง:
Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business หรือ Business Essentials
สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญเนื่องจากผู้ใช้ฟรีไม่สามารถบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams ได้
ตัวเลือกบันทึกของการประชุมนี้เปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบไอทีของคุณ
เมื่อคุณปฏิบัติตามเงื่อนไขข้างต้นแล้ว คุณสามารถเริ่มหรือหยุดการบันทึกใน Microsoft Teams ได้
ใครบ้างที่สามารถเห็นว่าการบันทึกกำลังเกิดขึ้นในการประชุมบน Microsoft Teams
เมื่อคุณเริ่มบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนว่ากำลังบันทึกและถอดเสียงปฏิกิริยาของพวกเขา
ผู้เข้าร่วมจะสามารถเห็นการแจ้งเตือนนี้บนอุปกรณ์ใดๆ ที่พวกเขาใช้ รวมถึงไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Microsoft Teams, แอป Microsoft Teams บน Android และ iOS และเว็บแอป Microsoft Teams
แม้แต่ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมการประชุมโดยการโทรเข้าก็สามารถได้ยินการแจ้งเตือนเมื่อมีการบันทึกการประชุม
ก่อนเริ่มบันทึกและถอดเสียงการสนทนา ต้องได้รับความยินยอมจากทุกคนที่เกี่ยวข้องในการประชุม บางสถานที่กำหนดให้คุณต้องขออนุญาตทุกคนอย่างถูกกฎหมายก่อนบันทึกการประชุม
ยังอ่าน: วิธีใช้ Google Meet ใน Google Classroom
สิ่งที่ต้องจำไว้คือคุณบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams
สิ่งที่ควรทราบก่อนเริ่มบันทึก
ก่อนที่คุณจะเริ่มบันทึกการประชุมที่คุณกำลังเข้าร่วม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสิ่งต่อไปนี้:
- การประชุมทั้งหมดที่คุณบันทึกจะถูกส่งไปยัง OneDrive และ SharePoint ขององค์กรของคุณ เพื่อให้คุณสามารถแชร์ได้อย่างปลอดภัยทั่วทั้งองค์กรของคุณ
- ผู้จัดหรือผู้เข้าร่วมไม่สามารถบันทึกการประชุมเดียวกันได้หลายครั้ง ซึ่งหมายความว่าคนสองคนจากการประชุมเดียวกันไม่สามารถบันทึกการประชุมได้ หลังจากสิ้นสุดการบันทึก ไฟล์ที่บันทึกไว้จะถูกส่งไปยังระบบคลาวด์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมการประชุมทุกคนใช้งานได้
- เมื่อคุณเริ่มบันทึกการประชุม หากผู้ดูแลระบบไอทีขององค์กรอนุญาต การถอดเสียงแบบเรียลไทม์จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติด้วย คุณสามารถดูการถอดเสียงเป็นคำในระหว่างและหลังการประชุมได้
- ถ้าคุณเป็นสมาชิกของแชนเนลที่บันทึกการประชุมไว้ แชนเนลนั้นจะมองเห็นได้ในการแชทของการประชุมหรือการสนทนาแชนเนลเสมอ
- ตามค่าเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการประชุมจะสามารถเข้าถึงการบันทึกได้โดยตรง
- ผู้เข้าร่วมภายนอกและผู้เข้าร่วมจะไม่สามารถเข้าถึงการบันทึกการประชุมได้ เว้นแต่จะมีการแชร์กับพวกเขา
- เมื่อเริ่มการบันทึก หากบุคคลที่เริ่มบันทึกสิ้นสุดเซสชันการบันทึกหรือทุกคนที่เกี่ยวข้องในการประชุมออกไป การบันทึกจะหยุด
- แม้ว่าผู้ที่เริ่มบันทึกจะออกจากการประชุมไปแล้ว การบันทึกการประชุมจะยังดำเนินต่อไป
- การบันทึกสามารถอยู่ได้นานถึง 4 ชั่วโมง ซึ่งหมายความว่าหากคุณอยู่ในการประชุมที่ยาวนาน คุณควรเสร็จสิ้นการสนทนาหรือสร้างการบันทึกใหม่ภายใน 4 ชั่วโมง
- เมื่อคุณเริ่มบันทึกและมีคนลืมออกจากการประชุม การบันทึกจะหยุดลงหลังจาก 4 ชั่วโมง
- หากผู้เข้าร่วมประชุมมีนโยบายการบันทึกที่สอดคล้อง นโยบายการบันทึกจะถูกปรับเปลี่ยนตามนโยบายของบุคคล แม้ว่าจะมาจากองค์กรต่างๆ
วิธีบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams
วิธีเริ่มบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams
หลังจากยืนยันว่าเป็นไปตามข้อกำหนดข้างต้นแล้ว คุณสามารถเริ่มบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดาย ทีมไมโครซอฟท์.
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เข้าสู่การประชุมที่คุณกำลังเข้าร่วม จากนั้นคลิกปุ่มสามจุดที่อยู่ถัดจากตัวควบคุมการประชุมอื่นๆ ที่ด้านบน
เมื่อคุณเห็นเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุว่า "เริ่มการบันทึก"
การดำเนินการนี้จะเริ่มเซสชั่นการบันทึกของคุณ และผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือน
วิธีหยุดบันทึกการประชุม
หลังจากเริ่มบันทึกการประชุมแล้ว คุณสามารถสิ้นสุดการประชุมเมื่อใดก็ได้ในระหว่างการประชุมโดยคลิกไอคอนสามจุดที่ด้านบนของหน้าจอการประชุม จากนั้นเลือกตัวเลือก "หยุดการบันทึก" จากเมนูแบบเลื่อนลง
หลังจากหยุดการบันทึก ไฟล์ที่บันทึกไว้จะถูกประมวลผลและส่งไปยังองค์กรของคุณ OneDrive ขององค์กรและ SharePoint สำหรับคุณและบุคคลอื่นในองค์กรของคุณเพื่อดู
หลังจากประมวลผลการบันทึกแล้ว จะสามารถดูได้ บุคคลที่เริ่มการบันทึกจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการบันทึกทางอีเมล และการบันทึกนั้นจะมองเห็นได้ในแชทของการประชุมหรือการสนทนาในช่องที่มีการบันทึก
ดูวิดีโอนี้เพื่อทำความเข้าใจวิธีการทำงานให้ดียิ่งขึ้น
ยังอ่าน: OneNote ใน Microsoft Teams: วิธีเพิ่ม/ใช้ OneNote ใน Microsoft
คุณหาไฟล์การประชุมที่บันทึกไว้ใน Microsoft Teams ได้ที่ไหน
ไม่ใช่ทุกสิ่งที่ Microsoft Teams ทำจะง่ายเหมือน Zoom หรือ Google Meet
ทีมใช้บริการที่แตกต่างกันสองอย่างในการจัดเก็บและจัดระเบียบการบันทึกของพวกเขา-SharePoint ใช้สำหรับการบันทึกที่เริ่มต้นในแชนเนล และ OneDrive ใช้สำหรับการบันทึกที่เสร็จสิ้นในการแชทส่วนตัว
ถ้าคุณต้องการทราบว่าจะดูและแชร์การบันทึกที่คุณเริ่มต้นในการประชุม Teams ได้จากที่ใด คุณสามารถดูโพสต์ในลิงก์ด้านล่างได้
สรุป
เราได้พยายามอธิบายสิ่งที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการบันทึกการประชุมบน Microsoft Teams
เราตัดสินใจรวบรวมบทความนี้ไว้ด้วยกัน เนื่องจากเราเชื่อว่าบทความนี้จะช่วยให้คนส่วนใหญ่รู้ว่าการบันทึกการประชุมมีความสำคัญเพียงใด เพื่อให้สามารถอ้างอิงได้เมื่อจำเป็น
เขียนความเห็น