คุณต้องการที่จะเรียนรู้วิธีการส่งอีเมลที่ดีที่สุดไปยังอาจารย์ของคุณและได้รับการตอบกลับที่คุณต้องการ? บทความนี้จะให้ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการ
การติดต่อกับอาจารย์ผ่านอีเมลเป็นหนึ่งในหลายสิ่งที่คุณอาจต้องทำในวิทยาลัย อาจบ่อยกว่าที่คุณต้องการ ไม่จำเป็นต้องตื่นตระหนก แต่มีบางสิ่งที่คุณควรจำไว้ก่อนที่จะติดต่อ
สิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้คืออีเมลทุกฉบับที่คุณส่งถึงอาจารย์ควรมีความเป็นมืออาชีพ
จำไว้ว่าคนที่คุณสมัครอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อการศึกษาของคุณ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้ อาจารย์ของคุณมีกุญแจสำหรับข้อมูลที่คุณต้องการ และยังช่วยชี้แนะแนวทางที่ถูกต้องให้กับคุณได้ อาชีพในอนาคต.
สิ่งสำคัญคือต้องสร้างความประทับใจเชิงบวกทุกครั้งที่ติดต่อพวกเขา เนื่องจากจดหมายของคุณจะมีอิทธิพลต่อว่าพวกเขาเอื้อมมือไปหาโอกาสในการเติบโตเพิ่มเติมหรือไม่ รวมถึงการฝึกงานและทุนการศึกษา
ส่งอีเมล์หาอาจารย์? ปฏิบัติตามคู่มือนี้
อีเมลของอาจารย์ควรจะเรียบง่าย คุณได้ส่งอีเมลในโอกาสต่างๆ! อย่างไรก็ตาม การส่งอีเมลถึงอาจารย์แตกต่างจากการส่งอีเมลถึงเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัว
มารยาทในการใช้อีเมลแบบมืออาชีพมักไม่ได้รับการสอน ซึ่งทำให้การส่งอีเมลฉบับแรกของคุณเครียดยิ่งขึ้น เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่ถูกต้องและได้รับการตอบกลับ
ทักทาย
ตามที่ บทความที่เผยแพร่โดย Purdue Universityอีเมลถึงอาจารย์ควรขึ้นต้นด้วย “Dear” หรือ “Hello” “สวัสดี” เป็นคำง่ายๆ เกินไปสำหรับสถานการณ์นี้ อาจารย์ของคุณจะมองว่าคุณไม่จริงจังเพราะคำว่า “สวัสดี” ไม่เป็นทางการเกินไป
ชื่อเรื่องและชื่อ
คำทักทายควรตามด้วยชื่อและตำแหน่งของศาสตราจารย์ นี่อาจดูเป็นทางการเกินไปสำหรับคุณ แต่เป็นวิธีที่สำคัญในการแสดงความเคารพต่อศาสตราจารย์ ตำแหน่งของเขา และการศึกษาของเขา การละเว้นชื่อหรือใช้ชื่อที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ครูของคุณขุ่นเคืองได้
ครูส่วนใหญ่ควรเรียกว่า "ศาสตราจารย์" หรือ "หมอ" ตามด้วยนามสกุล อย่าลืมตรวจสอบการสะกดชื่อก่อนคลิกส่ง
กำหนดบริบท
อาจารย์จำนวนมากมีนักเรียนจำนวนมากและจะต้องมีพื้นฐานเพื่อที่จะรู้จักคุณและสามารถตอบคำถามของคุณได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณส่งอีเมลถึงพวกเขาเป็นครั้งแรก
วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าคุณเป็นใครคือการบอกพวกเขาว่าคุณอยู่ในชั้นเรียนอะไรและจะเข้าชั้นเรียนวันไหน (ถ้ามีหลายส่วน) หากคุณแน่ใจว่าอาจารย์รู้จักชื่อของคุณอย่างแน่นอน คุณสามารถข้ามส่วนนี้ไปได้
ทำให้สั้น
ศาสตราจารย์ได้รับอีเมลมากกว่าหนึ่งฉบับต่อวัน ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอของคุณเรียบง่ายและชัดเจน ทำให้คำถามของคุณชัดเจนเพื่อที่อีเมลของคุณจะไม่ทำให้เขาเบื่อ
คุณยังสามารถลดจำนวนอีเมลที่ต้องใช้ในการตอบคำถามโดยสรุปขั้นตอนที่คุณได้ทำไปก่อนหน้านี้เพื่อตอบคำถาม
ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบหลักสูตร (จำเป็นก่อนส่งอีเมลถึงครู) การสอบถามเพื่อนร่วมชั้น และการพูดคุยกับผู้ช่วย
ออกจากระบบ
ปิดอีเมลด้วยลายเซ็นและชื่อของคุณ ชื่อของคุณเพียงแค่ "ดีที่สุด" "ไชโย" หรือ "ขอบคุณ" ง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว หากที่อยู่อีเมลมหาวิทยาลัยของคุณไม่มีชื่อเต็ม คุณสามารถเพิ่มชื่อและนามสกุลลงในลายเซ็นได้ สิ่งนี้ทำให้ศาสตราจารย์สามารถค้นหาคุณในระบบได้ง่ายขึ้น
ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน
อีเมลของคุณต้องมีหัวเรื่อง หัวเรื่องไม่เพียงแต่ช่วยศาสตราจารย์ แต่ยังป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมด้วย หัวเรื่องควรเรียบง่ายและสะท้อนถึงเนื้อหาในอีเมลของคุณ บางอย่างเช่น "คำถามเกี่ยวกับการทดสอบ [ชื่อชั้นเรียน]" หรือ "คำเชิญเข้าร่วมประชุม" ก็ใช้ได้
เป็นมืออาชีพ
คุณมีความสัมพันธ์แบบมืออาชีพกับอาจารย์และสิ่งนี้ควรสะท้อนให้เห็นในอีเมลของคุณ ซึ่งหมายความว่าเมื่อเขียนข้อความ คุณต้องสะกดคำให้ครบถ้วนและใช้ไวยากรณ์ที่ถูกต้อง (รวมถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และเครื่องหมายวรรคตอน)
อย่าใช้อิโมจิ พวกเขากลายเป็นรูปแบบการสื่อสารทั่วไป แต่ไม่มีที่ในอีเมลมืออาชีพ อ่านอีเมลเพื่อตรวจสอบการสะกดผิดก่อนส่ง
คุณควรหลีกเลี่ยงการรวมสิ่งที่ไม่จำเป็น ข้อมูลส่วนบุคคล ในอีเมล ถ้าขาดเรียนก็ไม่ต้องอธิบายว่าทำไม
ชีวิตส่วนตัวของคุณไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ทางวิชาชีพกับอาจารย์
ส่งอีเมลจากที่อยู่อีเมลของมหาวิทยาลัย
ใช้ที่อยู่อีเมลของมหาวิทยาลัยเพื่อทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ และดูแลให้อีเมลของคุณผ่านตัวกรองสแปมของมหาวิทยาลัย อีเมลมหาวิทยาลัยของคุณยังแสดงให้อาจารย์เห็นว่าคุณเป็นหนึ่งในนักเรียนของเขา ดังนั้นพวกเขาจึงให้ความสำคัญกับข้อมูลของคุณมากขึ้น
อีเมลสำหรับถามคำถามทั่วไปกับอาจารย์ของคุณ
อย่าลืมอ่านหลักสูตรหรือคำแนะนำเกี่ยวกับงานก่อนที่จะส่งอีเมลถึงครูของคุณพร้อมคำถาม ในหลายกรณี คำตอบที่คุณต้องการอาจได้รับคำตอบในคำถามที่พบบ่อยที่สุดในช่วงสองสามวันแรกของภาคเรียน
ก่อนติดต่ออาจารย์ของคุณ ให้ทบทวนเอกสารทั้งหมดที่คุณรวบรวมไว้ในหลักสูตร สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือทำให้เขาโกรธเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาได้ให้คำตอบคุณไปแล้ว
แสดงความมุ่งมั่นและความเคารพของคุณโดยการตรวจสอบข้อมูลของคุณอย่างรอบคอบและให้แน่ใจว่าคุณได้ติดต่อกับอาจารย์ของคุณ
นักเรียนคนอื่นๆ ในชั้นเรียนของคุณอาจเป็นแหล่งข้อมูลอันมีค่าอีกแหล่งหนึ่งดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว อาจารย์แต่ละคนอาจสอนในชั้นเรียนสองสามชั้นเรียน ดำเนินการวิจัยนอกชั้นเรียน หรือทำงานอื่นๆ ในวิทยาเขตหรือที่อื่น
พวกเขาไม่ต้องทำซ้ำข้อมูลเดิมหลายครั้ง! ถ้าคุณไปห้องเรียนไม่ได้ ก็อย่าถามครูว่าคุณพลาดอะไรไป ไปหาเพื่อนร่วมชั้นก่อนเสมอ!
เป้าหมายของอาจารย์ทุกคนคือการช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ แต่ไม่ใช่ความรับผิดชอบของพวกเขา แสดงความมุ่งมั่นในการประสบความสำเร็จด้วยการเตรียมการและความระมัดระวังอย่างเหมาะสม
การเรียนรู้วิธีเขียนอีเมลที่ชัดเจน กระชับ และเป็นมืออาชีพถึงครูเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเป็นเจ้าของการศึกษาของคุณ ไม่ต้องพูดถึงการเตรียมตัวสำหรับนายจ้างในอนาคตของคุณ!
ตัวอย่างอีเมลขออ้างอิงจากอาจารย์ของคุณ
อีกโอกาสหนึ่งที่คุณอาจต้องส่งอีเมลถึงอาจารย์ก็คือเมื่อคุณกำลังมองหาคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ อาจารย์ของคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญที่น่านับถือในสาขาของเขา ดังนั้นคำแนะนำของเขาจึงสามารถทำสิ่งที่มหัศจรรย์สำหรับวิชาการของคุณและ การพัฒนาวิชาชีพ.
อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือเส้นทางที่คุณตัดสินใจจะขอข้อมูลอ้างอิงต้องทำให้ง่ายสำหรับพวกเขา เนื่องจากพวกเขายุ่งและอาจได้รับคำถามที่คล้ายกันจากนักเรียนคนอื่นๆ หลายคน
สุภาพ รัดกุม และชัดเจนเมื่อคุณบอกพวกเขาว่าคุณต้องการอะไรจากพวกเขา หากจำเป็นต้องใช้ข้อมูลอ้างอิงในวันใดวันหนึ่ง ให้รวมไว้ในคำขอของคุณและให้เวลาเพียงพอในการดำเนินการตามคำขอของคุณ
หากคุณกำลังมองหาข้อมูลอ้างอิงจากกระบวนการ ตัวอย่างอีเมลด้านล่างนี้จะช่วยคุณได้
สวัสดีคุณหมอ X
นี่คือ XX สำหรับคลาส Fall 2022 ABC2000 ของคุณ ฉันสนุกกับหลักสูตรของคุณและต้องการขอบคุณสำหรับภาคเรียนที่ยอดเยี่ยม ฉันกำลังสมัครหลักสูตร _________ ที่มุ่งพัฒนาทักษะวิชาชีพของวิศวกรที่มหาวิทยาลัยแห่งนี้ ฉันส่งอีเมลนี้ถึงคุณเพื่อถามว่าคุณต้องการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับศักยภาพของฉันในฐานะนักวิจัยด้านวิศวกรรมสิ่งแวดล้อมหรือไม่ ฉันแค่ต้องการเพิ่มชื่อของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิงและข้อมูลติดต่อของคุณ
ตัวอย่างอีเมลสอบถามเกรดของคุณ
เมื่อคุณมีคำถามหรือข้อกังวลเกี่ยวกับเกรด โปรดทราบว่าครูของคุณจะไม่เปิดเผยข้อมูลบางอย่างกับคุณทางอีเมลด้วยเหตุผลด้านความเป็นส่วนตัว หากคุณไม่สามารถถามคำถามด้วยตนเองได้ในเวลาทำการ ให้จองเวลาของคุณในเวลาที่สะดวก ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างที่ดีในการส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับข้อมูลเกี่ยวกับเกรดของคุณ
สวัสดีตอนบ่าย ศาสตราจารย์เอ็กซ์
ฉันชื่อ XX และฉันอยู่ในชั้นเรียนภาษาอังกฤษของคุณที่มีวันพฤหัสบดี ชั้นเรียน 4231 สัปดาห์นี้ฉันไม่สามารถไปในเวลาทำงานของคุณได้ แต่ฉันสงสัยว่าฉันจะนัดกับคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับ Essay # ของฉันได้ไหม 1 เกรด ฉันพบว่าเป็นการยากที่จะเข้าใจบันทึกของคุณ ฉันหวังว่าจะได้พบคุณเพื่อชี้แจง แจ้งให้เราทราบหากมีวันใดในสัปดาห์นี้ที่เหมาะกับคุณ
ขอบคุณมากสำหรับเวลาของคุณและขอให้มีช่วงบ่ายที่ดี.
ที่ดีที่สุด
XX
เขียนความเห็น