Jinsi ya Kurekodi Mkutano kwenye Timu za Microsoft

Je, unatatizika kurekodi mkutano kwenye Timu za Microsoft? Hapa kuna mwongozo wa jinsi ya kurekodi mkutano kwenye Timu za Microsoft.

Katika miaka michache iliyopita, mawasiliano ya simu yamebadilika kutoka dhana ya siku zijazo hadi ukweli. Taasisi za elimu na biashara hutegemea maombi ya mikutano ya video kama vile Timu za Microsoft, Zoom na Google Meet ili kunusuru janga hili.

Baada ya janga, taasisi za kitaaluma na wamiliki wa biashara bado wanategemea maombi ya mikutano ya video kufanya mikutano muhimu.

Matimu ya Microsoft ni chombo cha kuaminika kinachounganisha watu waliotenganishwa na umbali. Programu ya kutuma ujumbe huja na vipengele kama vile simu za video, gumzo na zana zingine kama vile kushiriki faili.

Ikiwa ungependa kuboresha ufanisi wa mkutano, Timu za Microsoft zinaweza kurekodi mkutano wako. Hili ni jambo la manufaa unapotaka kupitia yale yaliyojadiliwa katika mkutano au kuwasaidia wale ambao hawawezi kuhudhuria mkutano na kuwaruhusu kuelewa haraka mada ya mazungumzo.

Hebu tukusaidie kuelewa jinsi kurekodi mkutano kwenye Timu hufanya kazi na jinsi ya kuanza kuutumia kwenye mkutano.

Nani Anaweza Kurekodi Mkutano kwenye Timu za Microsoft?

Ukitimiza mahitaji yafuatayo, unaweza kutumia mikutano iliyorekodiwa kwenye Timu za Microsoft:

Wewe ni mratibu wa mkutano au mwanachama wa shirika la mratibu wa mkutano. Washiriki wa nje kutoka mashirika mengine hawawezi kurekodi mikutano kwenye Timu.

Una leseni zozote -zilizoorodheshwa hapa chini:

Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business, au Muhimu za Biashara.

Hizi ni muhimu kwani watumiaji bila malipo hawawezi kurekodi mikutano kwenye Timu za Microsoft.

Chaguo la rekodi ya mkutano huu limewezeshwa na msimamizi wako wa TEHAMA.

Unapotimiza masharti yaliyo hapo juu, unaweza kuanza au kuacha kurekodi katika Timu za Microsoft.

Ni nani anayeweza kuona kuwa Rekodi inafanyika kwenye Mkutano kwenye Timu za Microsoft?

Unapoanza kurekodi mkutano kwenye Timu za Microsoft, washiriki wote wa mkutano watapokea arifa inayosema kwamba maoni yao yanarekodiwa na kunukuliwa.

Washiriki wataweza kuona arifa hii kwenye kifaa chochote wanachotumia, ikiwa ni pamoja na mteja wa mezani wa Timu za Microsoft, programu ya Timu za Microsoft kwenye Android na iOS, na programu ya wavuti ya Timu za Microsoft.

Hata washiriki waliojiunga na mkutano kwa kupiga simu wanaweza kusikia arifa mkutano unaporekodiwa.

Kabla ya kuanza kurekodi na kunakili mazungumzo yao, hakikisha kupata idhini ya kila mtu anayehusika katika mkutano. Baadhi ya maeneo yanahitaji uombe kibali kwa kila mtu kihalali kabla ya kurekodi mkutano.

Pia Soma: Jinsi ya kutumia Google Meet kwenye Google Classroom

Mambo ya kukumbuka unarekodi mkutano kwenye Timu za Microsoft

Mambo ya kuzingatia kabla ya kuanza kurekodi

Kabla ya kuanza kurekodi mkutano unaohudhuria, ni muhimu kuelewa yafuatayo:

• Mikutano yote utakayorekodi itatumwa kwa OneDrive na SharePoint ya shirika lako ili uweze kuishiriki kwa usalama katika shirika lako lote.
• Mratibu au mshiriki hawezi kurekodi mkutano sawa mara nyingi. Hii ina maana kwamba watu wawili kutoka mkutano huo hawawezi kurekodi mkutano. Baada ya kurekodi kukamilika, faili iliyorekodiwa itatumwa kwa wingu ili kutumiwa na washiriki wote wa mkutano.
• Unapoanza kurekodi mkutano, ikiwa msimamizi wa TEHAMA wa shirika lako ataruhusu, unukuzi katika wakati halisi pia utawezeshwa kiotomatiki. Unaweza kuona manukuu wakati na baada ya mkutano.
• Ikiwa wewe ni mwanachama wa kituo ambapo mkutano ulirekodiwa, utaonekana kila wakati kwenye gumzo la mkutano au mazungumzo ya kituo.
• Kwa chaguomsingi, washiriki wote kwenye mkutano wanaweza kufikia rekodi moja kwa moja.
• Washiriki wa nje na wageni hawataweza kufikia rekodi ya mkutano isipokuwa iwe imeshirikiwa nao.
• Wakati wa kurekodi kuanza, ikiwa mtu aliyeanzisha kurekodi amemaliza kipindi cha kurekodi au kila mtu aliyehusika katika mkutano ameondoka, rekodi itakoma.
• Hata ikiwa mtu aliyeanzisha kurekodi ameondoka kwenye mkutano, rekodi ya mkutano itaendelea.
• Rekodi inaweza kudumu hadi saa 4. Hii inamaanisha kuwa ikiwa uko kwenye mkutano mrefu, unapaswa kukamilisha majadiliano au kuunda upya rekodi mpya ndani ya saa 4.
• Unapoanza kurekodi na mtu akasahau kuondoka kwenye mkutano, kurekodi kutakoma baada ya saa 4.
• Ikiwa mshiriki mwenyeji wa mkutano ana sera mahususi inayotii ya kurekodi, sera ya kurekodi itarekebishwa kulingana na sera ya mtu huyo, hata kama anatoka mashirika tofauti.

Jinsi ya Kurekodi Mkutano kwenye Timu za Microsoft

Jinsi ya kuanza kurekodi mkutano kwenye Timu za Microsoft

Baada ya kuthibitisha kuwa mahitaji yaliyo hapo juu yametimizwa, unaweza kuanza kurekodi mikutano kwa urahisi Matimu ya Microsoft.

Ili kufanya hivyo, ingiza mkutano unaohudhuria, kisha ubofye kitufe cha vitone vitatu karibu na vidhibiti vingine vya mkutano vilivyo juu.

Unapoona menyu kunjuzi, chagua chaguo linalosema "Anza Kurekodi".

Hii itaanza kipindi chako cha kurekodi na kila mshiriki mwingine katika mkutano atatumiwa arifa

Jinsi ya kuacha kurekodi mkutano

Baada ya kurekodi mkutano kuanza, unaweza kutamatisha mkutano wakati wowote wakati wa mkutano kwa kubofya aikoni ya vitone tatu iliyo juu ya skrini ya mkutano na kisha kuchagua chaguo la "Acha Kurekodi" kwenye menyu kunjuzi.

Baada ya kusimamishwa kwa kurekodi, faili iliyorekodiwa itachakatwa na kutumwa kwa shirika lako la OneDrive la shirika lako na SharePoint ili wewe na watu wengine katika shirika lako mtazame.

Baada ya kuchakata rekodi, itapatikana kwa kutazamwa, mtu aliyeanzisha kurekodi atapokea arifa kuhusu rekodi hiyo kupitia barua pepe, na rekodi hiyo pia itaonekana kwenye gumzo la mkutano au mazungumzo ya kituo ambapo rekodi hiyo ilirekodiwa.

Tazama video hii kwa ufahamu bora wa jinsi inavyofanya kazi.

Pia Soma: OneNote katika Timu za Microsoft: Jinsi ya Kuongeza/Kutumia OneNote katika Microsoft

Je, unapata wapi faili ya Mkutano Uliorekodiwa kwenye Timu za Microsoft?

Sio kila kitu ambacho Timu za Microsoft hufanya ni rahisi kama Zoom au Google Meet. 

Timu hutumia huduma mbili tofauti kuhifadhi na kupanga rekodi zao-SharePoint inatumika kwa rekodi zinazoanzishwa katika Vituo, na OneDrive hutumika kwa rekodi zinazokamilishwa katika gumzo la faragha.

Ikiwa ungependa kujua mahali pa kutazama na kushiriki rekodi ulizoanzisha katika mikutano ya Timu, unaweza kuangalia chapisho kwenye kiungo kilicho hapa chini.

Tazama na Shiriki Rekodi

Hitimisho

Tumejaribu kueleza mambo unayohitaji kujua kuhusu Jinsi ya Kurekodi Mkutano kwenye Timu za Microsoft.

Tuliamua kuweka makala hii pamoja kwa kuwa tunaamini kuwa itasaidia watu wengi kujua umuhimu wa kuwa na mkutano uliorekodiwa ili marejeo yafanyike inapohitajika.