Aloitatko yrityshallinnon uraa tai oletko tällä hetkellä mukana yritysohjelmassa? Erilaisten projektinhallintamenetelmien tunteminen voi tehdä matkastasi sujuvamman. Nämä menetelmät paitsi säästävät aikaa, myös parantavat kykyäsi käsitellä työprojekteja onnistuneesti. Tässä oppaassa tutkimme erilaisia projektinhallintamenetelmiä, joiden avulla voit valita sinulle parhaiten sopivan.
Projektinhallinnan menetelmien ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää niille, jotka pyrkivät uraan liiketaloudessa tai jotka ovat tällä hetkellä mukana yritysohjelmassa. Kyse on enemmän kuin vain projektien loppuun saattamisesta; kyse on sen tehokkaasta tekemisestä. Oppimalla nämä menetelmät säästät aikaa, mutta myös varmistat, että työhön liittyvät projektisi toteutetaan tehokkaasti. Tutustutaan erilaisiin projektinhallintamenetelmiin, jotta voit valita mieltymystesi ja tavoitteidesi mukaisen vaihtoehdon.
Projektinhallinnan olennaiset näkökohdat
Projektinhallintaan kuuluu viisi keskeistä elementtiä, jotka edistävät sen onnistumista. Nämä avainkomponentit varmistavat, että projekti on hyvin suunniteltu, toteutettu tehokkaasti, valvotaan tehokkaasti, riskit hallitaan ja viestintä ylläpidetään koko ajan. Tässä on erittely näistä olennaisista elementeistä:
1. Suunnittelu: Ensimmäinen askel projektinhallinnassa on yksityiskohtaisen suunnitelman laatiminen. Tämän suunnitelman tulee kattaa hankkeen laajuus, tavoitteet, aikataulut, resurssit ja budjetti. On tärkeää päivittää ja tarkistaa suunnitelma säännöllisesti varmistaaksesi, että projekti pysyy aikataulussa.
2. Toteutus: Kun suunnitelma on valmis, seuraava vaihe on sen toteuttaminen. Projektipäälliköiden on valvottava erilaisten suunnitelmassa esitettyjen tehtävien suorittamista varmistaakseen, että projekti etenee suunnitellusti.
3. Valvonta ja valvonta: Projektipäälliköillä on tärkeä rooli projektin edistymisen seurannassa. Heidän on tunnistettava kaikki ilmenevät ongelmat ja tehtävä tarvittavat muutokset, jotta kaikki pysyy raiteilla. Keskeiset suoritusindikaattorit (KPI) ovat arvokkaita työkaluja projektin seurantaan ja hallintaan.
4. Riskienhallinta: Useimpiin projekteihin liittyy epävarmuutta, ja tehokkaaseen projektinhallintaan kuuluu riskien tunnistaminen ja vähentäminen. Käsittelemällä mahdollisia ongelmia ennen niiden eskaloitumista projektipäälliköt voivat turvata projektin onnistumisen.
5. Viestintä: Avoin viestintä on elintärkeää koko projektin ajan. Projektipäälliköiden tulee säännöllisesti päivittää sidosryhmiä hankkeen edistymisestä, edistää yhteistyöympäristöä ja varmistaa, että kaikki ovat hyvin perillä.
Keskittymällä näihin viiteen peruselementtiin projektipäälliköt lisäävät todennäköisyyttä saada projektit onnistuneesti päätökseen, saavuttaa tavoitteet ja tyydyttää sidosryhmiä.
Projektinhallintamenetelmät
1. Vesiputousmenetelmä
Monet opiskelijat ja projektipäälliköt etsivät yksinkertaista, vaiheittaista lähestymistapaa projektiensa hallintaan. Jos pidät selkeistä ja suorista menetelmistä, vesiputousmetodologia voi olla juuri sitä mitä tarvitset. Termi "vesiputous" itsessään viittaa prosessin alaspäin suuntautuvaan virtaukseen, jossa jokainen vaihe aloitetaan ja päättyy ennen kuin siirrytään seuraavaan. Tämä lähestymistapa on erityisen tehokas valmistus- ja rakennusprojekteissa. Se voi olla kätevä myös opiskelijoille ja tutkijoille, jotka keräävät ja analysoivat tietoja akateemisia tarkoituksia varten.
Vesiputousmetodologia on yksi projektinhallintamenetelmistä, jossa sinun on seurattava asetettua polkua ja varmistettava, että jokainen vaihe on suoritettu ennen kuin siirryt seuraavaan. Tämä organisoitu rakenne helpottaa edistymisen seurantaa ja minimoi mahdollisuudet, että asiat muuttuvat liian monimutkaisiksi. Olitpa rakentamassa rakennusta tai tekemässä akateemista tutkimusta, vesiputousmetodologia tarjoaa systemaattisen tavan edetä projektissasi, joten se on erinomainen valinta niille, jotka pitävät suoraviivaisesta ja lineaarisesta projektinhallinnasta.
Lue myös: 30 mikrohallintalainausta ja niiden selitys
2. Kriittisen polun menetelmä (CPM)
Kriittisen polun menetelmä (CPM) on hyödyllinen projektinhallintatyökalu, joka auttaa johtajia ymmärtämään ja suunnittelemaan projektin tehtäviä. Sen avulla he voivat tunnistaa kaikki tehtävät ja selvittää, kuinka joustava aikataulu on kunkin kohdalla. CPM:n avulla johtajat luovat kriittisen polun, joka on pisin tehtäväsarja, joka tarvitaan projektin suorittamiseen ajallaan.
Tämä menetelmä on erityisen tehokas pienissä ja keskisuurissa projekteissa. Se yksinkertaistaa tehtävien organisointi- ja ajoitusprosessia ja tarjoaa selkeän tiekartan projektin aikajanalle. Keskittymällä kriittiseen polkuun johtajat voivat priorisoida tehtävät ja varmistaa, että projekti pysyy aikataulussa.
Pohjimmiltaan Critical Path Method virtaviivaistaa projektinhallintaa tarjoamalla suoraviivaisen lähestymistavan tehtävien suunnitteluun ja ajoitukseen. Se on arvokas työkalu projektin tehokkaan ja oikea-aikaisen valmistumisen varmistamiseksi erityisesti pienten ja keskisuurten hankkeiden yhteydessä.
3. Ketterä metodologia
Ryhmätyössä ketterä metodologia on hyödyllinen tapa saavuttaa projektin päätavoitteet. Agile keskittyy yhdessä tekemiseen, joustavuuteen ja asiakkaan tyytyväisyyden varmistamiseen. Tämä auttaa suunnitelmien muuttamisessa ja paranemisessa eri vaiheissa. Yleensä tätä menetelmää noudattavat ihmiset jakavat projektin pienempiin osiin, joita kutsutaan sprinteiksi. Sitten he käyttävät jatkuvaa palautetta parantaakseen tuotetta.
Ketterä on kuin hyödyllinen opas joukkueille. Se näyttää heille, kuinka tehdä hyvää yhteistyötä ja olla valmiita muutoksiin. Kuvittele, että olet matkalla ja sen sijaan, että suunnittelet koko matkaa kerralla, suunnittelet sen pikkuhiljaa. Näin voit muokata suunnitelmiasi helposti, jos jotain odottamatonta tapahtuu.
Ketterästi tiimit voivat olla luovempia ja parantaa asioita askel askeleelta. Se on kuin palapelin rakentamista. Aloitat pienistä paloista, yhdistät ne ja pian sinulla on täydellinen kuva. Ketterä menetelmä on kuin kokoaisi projektin palapelin pala kerrallaan varmistaaksesi, että kaikki sopii oikein.
4. Scrum-metodologia
Scrum-menetelmä on tapa hallita projekteja, joka noudattaa joitain ketterän lähestymistavan keskeisiä ajatuksia. Ketterän menetelmän tapaan Scrum painottaa vahvasti tiimityötä ja yhteistyötä. Aivan kuten ketterässä, Scrum-käyttäjät jakavat projektin eri tehtävät pienempiin, paremmin hallittaviin osiin. Scrum on kuitenkin suunniteltu pienemmille ryhmille, joissa on tyypillisesti enintään kymmenen jäsentä.
Scrumissa nämä tiimit järjestävät lyhyitä kokouksia, joita kutsutaan scrum-kokouksiksi, joko päivittäin tai viikoittain arvioidakseen, kuinka hyvin he edistyvät työssään. Nämä tapaamiset auttavat tiimin jäseniä pysymään samalla sivulla ja käsittelemään mahdollisia haasteita, joita he saattavat kohdata. Ottamalla käyttöön Scrum-metodologian tiimit pyrkivät parantamaan viestintää, lisäämään joustavuutta ja toimittamaan tehokkaasti projektituloksia.
5. Kanban-metodologia
Kanban-metodologia sopii erinomaisesti projekteihin, jotka vaativat selkeän kuvan. Tällä menetelmällä projektipäälliköt näkevät kaikki projektin tehtävät ja organisoivat miten työn tulee sujua. He käyttävät kortteja tai muistilappuja seuratakseen kunkin vaiheen etenemistä. Kanbanin visuaalinen lähestymistapa on loistava tapa päästä eroon projektin ongelmista tai hukkaan panosta.
Monimutkaisen prosessin sijaan Kanban pitää asiat yksinkertaisena. Se on kuin sinulla olisi taulu, jossa on kortteja jokaista tehtävää varten, ja voit siirtää niitä ja näyttää, missä asiat ovat. Tällä tavalla kaikki tiimin jäsenet tietävät, mitä on tehtävä ja mikä on jo valmis. Se on yksinkertainen mutta tehokas tapa hallita projekteja ja varmistaa, että kaikki toimii sujuvasti.
6. PRINCE2 Metodologia
PRINCE2-metodologia on hyödyllinen työkalu projektien hallintaan, jossa jokainen vaihe tarvitsee hyväksynnän ennen kuin siirrytään seuraavaan. Tämän menetelmän käyttäjät jakavat projektin vaiheisiin, ja jokainen vaihe saattaa vaatia hyväksynnän ennen etenemistä. Ennen seuraavan vaiheen aloittamista kuullaan sidosryhmiä ja hankitaan niiden hyväksyntä.
Yksinkertaisesti sanottuna PRINCE2 on tapa organisoida ja hallita projekteja askel askeleelta. Kuvittele talon rakentamista – et alkaisi rakentaa seiniä ennen kuin olet varmistanut, että perustus on vakaa, eikö niin? PRINCE2 noudattaa samanlaista logiikkaa kaikissa projekteissa. Se jakaa koko projektin pienempiin osiin varmistaen, että kaikki on hyväksytty ja hyvässä kunnossa ennen kuin siirrytään eteenpäin. Tämä auttaa pitämään asiat järjestyksessä ja varmistaa, että kaikki mukana olevat, kuten projektin rahoittajat ja työn tekijät, ovat yhtä mieltä jokaisesta vaiheesta.
Joten jos haluat selkeän ja organisoidun tavan hallita projektejasi, PRINCE2 on loistava valinta muiden projektinhallintamenetelmien joukossa. Se on kuin sinulla olisi tiekartta – tiedät minne olet menossa ja varmistat, että kaikki ovat mukana ennen kuin siirryt seuraavalle pysäkille.
Lue myös: 100 esimerkkiä positiivisista ominaisuuksista
Erityyppiset projektinhallintatyylit
Projektinhallintaan sisältyy erilaisia lähestymistapoja tehtävien tehokkaaseen hoitamiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen. Tässä on neljä projektinhallinnan tyyppiä:
Perinteinen projektinhallinta
Perinteinen projektinhallinta on vanhanaikainen tapa työskennellä projekteissa. Tässä menetelmässä tehtävät tehdään peräkkäin tietyssä järjestyksessä. Se on samanlainen kuin seuraavat vaiheet reseptissä. Ihmiset käyttävät tätä menetelmää varmistaakseen, että jokainen tehtävä on valmis ennen seuraavan aloittamista. Se on kuin rakentaisi talon, johon lasketaan perustus ennen seinien pystyttämistä.
Tämä lähestymistapa keskittyy paljon suunnitteluun ja kirjaamiseen. Se tarkoittaa, että kaikki on harkittava huolellisesti ja kirjoitettava ylös ennen aloittamista. Tämä voi rajoittaa projektia, koska sen on pysyttävä suunnitelmassa, vaikka asiat muuttuisivat.
Kaiken kaikkiaan perinteinen projektinhallinta tarkoittaa asioiden tekemistä tietyssä järjestyksessä ja sen varmistamista, että kaikki on suunniteltu ja dokumentoitu ennen aloittamista.
Agile Project Management
Ketterä projektinhallinta on tapa työskennellä yhdessä projekteissa. Se auttaa luomaan tiimihenkeä projektien hallinnassa. Sen sijaan, että tekisit kaiken kerralla, ketterä jakaa tehtävät pienempiin osiin. Nämä pienemmät osat annetaan sitten eri tiimin jäsenten työstettäväksi. Tämä helpottaa tehtävien käsittelyä ja suorittamista.
Perinteisessä projektinhallinnassa kaikki suunnitellaan alussa ja suunnitelmaa seurataan askel askeleelta. Mutta Agilessa suunnitelma voi muuttua projektin edetessä. Se mahdollistaa joustavuuden ja mukauttamisen projektin aikana tapahtuvien tapahtumien mukaan.
Ketterä on kuin legopalikoista rakentamista. Jokainen tiimin jäsen saa tietyn Lego-kappaleen (tehtävän), ja yhdessä he rakentavat projektin. Jos heidän on muutettava jotain, he voivat helposti järjestää Lego-osat uudelleen. Näin tiimi voi mukautua ja tehdä parannuksia koko projektin ajan. Ketterä on joustavampi ja yhteistyökykyisempi tapa hallita projekteja.
Opi projektinhallinta
Lean-projektinhallinnan maailmassa päätavoitteena on karsia turhat askeleet ja lisätä tuottavuutta. Tämä lähestymistapa sisältää datan käyttämisen älykkäiden päätösten tekemiseen ja aina tapojen etsimisen tehdä prosesseista sujuvampia, minimoimalla hukkaa ja säästämällä rahaa.
Lean-projektinhallinnassa on kyse asioiden tekemisestä mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Tämän järjestelmän johtajat työskentelevät kovasti poistaakseen projektista kaikki tarpeettomat osat, jotka eivät tuota lisäarvoa. He käyttävät tietoja valintojensa ohjaamiseen ja etsivät jatkuvasti tapoja tehdä asioista yksinkertaisempia ja vähemmän haaskaavia.
Jatkuva parantaminen on olennainen osa lean-projektinhallintaa. Sen sijaan, että pitäytyisivät samoissa vanhoissa tavoissa tehdä asioita, johtajat etsivät aina parempia menetelmiä. Kevyt projektinhallinta keskittyy tehokkuuteen ja jätteiden vähentämiseen auttaa tiimejä työskentelemään älykkäämmin, ei kovemmin. Tuloksena on virtaviivaistettu prosessi, joka saa työn valmiiksi nopeammin ja vähemmillä resursseilla.
Hybridiprojektinhallinta
Hybridiprojektinhallinta on menetelmä, joka ottaa eri lähestymistapojen parhaat puolet ja yhdistää ne henkilökohtaiseksi lähestymistavaksi. Tätä menetelmää käyttävät ihmiset voivat sekoittaa vesiputouksen vaiheittaisen tavan ja ketterän tiimityöskentelyn erityistarpeiden täyttämiseksi.
Yksinkertaisesti sanottuna hybridiprojektinhallinta on kuin luoda erityinen resepti poimimalla maukkaimmat ainekset eri ruoista. Kuvittele valmistavasi kakkua, jossa valitset suklaareseptin parhaat osat ja yhdistät ne vaniljareseptin herkullisiin elementteihin. Samoin hybridiprojektijohtaminen yhdistää eri projektinhallintatyylien vahvuudet ainutlaatuiseksi ja tehokkaaksi lähestymistavaksi.
Se ottaa esimerkiksi vesiputouslähestymistavan jäsennellyn ja organisoidun luonteen ja yhdistää sen ketterän lähestymistavan joustavuuteen ja yhteistyöhön. Näin tiimit voivat työskennellä yhdessä sujuvasti ja noudattaa selkeää suunnitelmaa samanaikaisesti. Hybridiprojektinhallinnassa on kyse oikean yhdistelmän löytämisestä menestyksen saavuttamiseksi tavalla, joka vastaa projektin erityisvaatimuksia.
Lue myös: 6 Esimerkkejä iästä
Projektinhallinnan elinkaarimallit
Projektinhallintaan kuuluu erilaisten lähestymistapojen käyttäminen hankkeen ohjaamiseksi sen aloittamisesta loppuun. Tähän tarkoitukseen voidaan käyttää viittä pääprojektisyklimallia. Tämän artikkelin aiemmissa osissa tutkimme kahta ensimmäistä mallia: vesiputousmallia ja ketterää mallia. Tarkastellaan nyt kolmea jäljellä olevaa mallia:
- V-malli: Tämä malli on muunnelma vesiputousmallista. Se noudattaa vaiheittaista lähestymistapaa projektin loppuun saattamiseen, mutta esittelee testausvaiheen jokaisen tehtävän jälkeen ennen kuin siirrytään seuraavaan. Tämä varmistaa, että jokainen komponentti testataan perusteellisesti ennen kuin jatkat eteenpäin.
- Spiraalimalli: Yhdistämällä sekä vesiputouksen että ketterän mallin elementtejä spiraalimalli antaa johtajille mahdollisuuden jakaa projektin pienempiin tehtäviin, jotka noudattavat tiettyä järjestystä. Tämä iteratiivinen lähestymistapa mahdollistaa joustavuuden ja mukautukset tarpeen mukaan koko projektin elinkaaren ajan.
- Hybridi malli: Hybridimalli tarjoaa joustavuutta sallimalla johtajien räätälöidä lähestymistapansa projektin ainutlaatuisten vaatimusten mukaan. High hybrid -mallissa voidaan sisällyttää elementtejä kaikista muista malleista vastaamaan tehokkaasti tiettyihin projektitarpeisiin.
Projektinhallinnan matka
Jokainen projekti käy läpi neljä päävaihetta, ennen kuin se on valmis omistajille tai sidosryhmille. Tutkitaan jokaista vaihetta:
1. Projektin käynnistäminen: Ensimmäistä vaihetta kutsutaan aloitusvaiheeksi. Tästä projekti alkaa idean muotoutuessa. Tässä vaiheessa määritellään projektin tavoitteet, laajuus ja rajoitukset.
2. Menestyksen suunnittelu: Seuraavaksi tulee suunnitteluvaihe. Tässä projektin laajuus ja budjetti on hahmoteltu huolellisesti. Ajattele sitä etenemissuunnitelman luomisena projektille, jota seurata. Tämä vaihe varmistaa, että kaikki tietävät, mitä on tehtävä ja kuinka paljon se maksaa.
3. Asioiden tekeminen: Toteutusvaiheessa varsinainen työ tapahtuu. Silloin aiempien vaiheiden suunnitelmat pannaan käytäntöön. Se on kuin talon rakentamisen rakennusvaihe – rakentajat alkavat rakentaa arkkitehdin suunnitelmien mukaan.
4. Kääriminen: Viimeinen vaihe on sulkemisvaihe. Silloin valmis projekti luovutetaan sidosryhmille. Se on kuin kirjan lopettamista ja sen antamista jollekin toiselle luettavaksi – projekti on valmis, ja nyt on muidenkin aika hyötyä kovasta työstä.
Jätä vastaus