Onko sinulla vaikeuksia tallentaa kokouksia Microsoft Teamsissa? Tässä on opas tapaamisen tallentamiseen Microsoft Teamsissa.
Viime vuosina puhelinneuvottelut ovat muuttuneet futuristisesta konseptista todellisuudeksi. Oppilaitokset ja yritykset turvautuvat videokonferenssisovelluksiin, kuten Microsoft Teamsiin, Zoomiin ja Google Meetiin selviytyäkseen pandemian aiheuttamasta tilanteesta.
Pandemian jälkeiset korkeakoulut ja yritysten omistajat luottavat edelleen videoneuvottelusovelluksiin tärkeiden kokousten järjestämisessä.
Microsoft-tiimit on luotettava työkalu, joka yhdistää etäisyyden erottamat ihmiset. Viestisovelluksessa on ominaisuuksia, kuten videopuhelut, chat ja muut työkalut, kuten tiedostojen jakaminen.
Jos haluat parantaa kokousten tehokkuutta, Microsoft Teams voi tallentaa kokouksesi. Tästä on apua, kun haluat käydä läpi, mitä kokouksessa käsiteltiin, tai auttaa niitä, jotka eivät voi osallistua kokoukseen, ja antaa heidän ymmärtää nopeasti keskustelun aiheen.
Autetaan sinua ymmärtämään, kuinka kokouksen tallentaminen Teamsissa toimii ja miten voit aloittaa sen käytön kokouksessa.
Kuka voi äänittää kokouksen Microsoft Teamsissa?
Jos täytät seuraavat vaatimukset, voit käyttää tallennettuja kokouksia Microsoft Teamsissa:
Olet joko kokouksen järjestäjä tai kokouksen järjestäjän organisaation jäsen. Ulkopuoliset osallistujat muista organisaatioista eivät voi tallentaa kokouksia Teamsiin.
Sinulla on jokin alla luetelluista lisensseistä:
Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Premium, M365 Business tai Business Essentials.
Nämä ovat tärkeitä, koska ilmaiset käyttäjät eivät voi tallentaa kokouksia Microsoft Teamsissa.
IT-järjestelmänvalvojasi on ottanut käyttöön tämän kokouksen tallennusvaihtoehdon.
Kun täytät yllä olevat ehdot, voit aloittaa tai lopettaa tallennuksen Microsoft Teamsissa.
Kuka voi nähdä, että tallennus on käynnissä Microsoft Teams -kokouksessa?
Kun aloitat kokouksen tallentamisen Microsoft Teamsissa, kaikki kokouksen osallistujat saavat ilmoituksen, jossa kerrotaan, että heidän reaktiot tallennetaan ja litteroidaan.
Osallistujat näkevät tämän ilmoituksen kaikilla käyttämillään laitteilla, mukaan lukien Microsoft Teams -työpöytäohjelma, Microsoft Teams -sovellus Android- ja iOS-laitteilla sekä Microsoft Teams -verkkosovellus.
Jopa osallistujat, jotka liittyivät kokoukseen soittamalla, voivat kuulla ilmoituksen, kun kokous nauhoitetaan.
Ennen kuin aloitat keskustelun tallentamisen ja litteroinnin, hanki kaikilta kokoukseen osallistuvilta suostumus. Joissakin paikoissa sinun on kysyttävä laillisesti kaikilta lupa ennen kokouksen tallentamista.
Lue myös: Google Meetin käyttäminen Google Classroomissa
Muistettavaa, kun tallennat kokouksen Microsoft Teamsissa
Huomioitavaa ennen kuin aloitat tallennuksen
Ennen kuin alat tallentaa kokouksen, johon osallistut, on tärkeää ymmärtää seuraavat asiat:
- Kaikki tallentamasi kokoukset lähetetään organisaatiosi OneDriveen ja SharePointiin, jotta voit jakaa ne turvallisesti koko organisaatiossasi.
- Järjestäjä tai osallistuja ei voi tallentaa samaa kokousta useita kertoja. Tämä tarkoittaa, että kaksi henkilöä samasta kokouksesta ei voi tallentaa kokousta. Tallennuksen päätyttyä tallennettu tiedosto lähetetään pilveen kaikkien konferenssin osallistujien käyttöön.
- Kun aloitat kokouksen tallentamisen, jos organisaatiosi IT-järjestelmänvalvoja sen sallii, myös reaaliaikainen transkriptio otetaan automaattisesti käyttöön. Voit katsoa tekstin kokouksen aikana ja sen jälkeen.
- Jos olet sen kanavan jäsen, jolla kokous tallennettiin, se näkyy aina kokouksen chatissa tai kanavakeskustelussa.
- Oletuksena kaikki kokouksen osallistujat pääsevät suoraan tallenteeseen.
- Ulkoiset osallistujat ja vieraat eivät pääse käsiksi kokouksen tallenteeseen, ellei sitä ole jaettu heidän kanssaan.
- Nauhoituksen alkaessa, jos tallennuksen aloittanut henkilö on lopettanut tallennusistunnon tai kaikki kokoukseen osallistuneet ovat lähteneet, tallennus pysähtyy.
- Vaikka tallennuksen aloittanut henkilö olisi poistunut kokouksesta, kokouksen tallennus jatkuu.
- Tallennus voi kestää jopa 4 tuntia. Tämä tarkoittaa, että jos olet pitkässä kokouksessa, sinun tulee lopettaa keskustelu tai luoda uusi tallenne 4 tunnin kuluessa.
- Kun aloitat tallennuksen ja joku unohtaa poistua kokouksesta, tallennus pysähtyy 4 tunnin kuluttua.
- Jos konferenssin isännöitsijällä on erityinen noudattava äänityskäytäntö, tallennuskäytäntö mukautetaan henkilön politiikan mukaan, vaikka he olisivat eri organisaatioista.
Tapaamisen tallentaminen Microsoft Teamsissa
Kuinka aloittaa kokouksen tallentaminen Microsoft Teamsissa
Kun olet varmistanut, että yllä olevat vaatimukset täyttyvät, voit helposti aloittaa kokousten tallentamisen Microsoft-tiimit.
Voit tehdä tämän kirjoittamalla kokouksen, johon osallistut, ja napsauttamalla sitten kolmen pisteen painiketta muiden kokoussäätimien vieressä yläreunassa.
Kun näet avattavan valikon, valitse vaihtoehto, jossa lukee "Aloita tallennus".
Tämä aloittaa tallennusistunnon ja kaikille muille kokouksen osallistujille lähetetään ilmoitus
Kuinka lopettaa kokouksen tallentaminen
Kokouksen tallennuksen alkamisen jälkeen voit lopettaa kokouksen milloin tahansa kokouksen aikana napsauttamalla kolmen pisteen kuvaketta kokousnäytön yläosassa ja valitsemalla sitten "Lopeta tallennus" -vaihtoehdon avattavasta valikosta.
Kun tallennus on lopetettu, tallennettu tiedosto käsitellään ja lähetetään organisaatiosi OneDriveen ja SharePointiin sinun ja muiden organisaatiossasi olevien ihmisten nähtäväksi.
Tallenteen käsittelyn jälkeen se on katseltavissa, tallennuksen aloittanut saa ilmoituksen tallennuksesta sähköpostitse ja tallenne näkyy myös kokouschatissa tai kanavakeskustelussa, jossa nauhoitus on tallennettu.
Katso tämä video saadaksesi paremman käsityksen sen toiminnasta.
Lue myös: OneNote Microsoft Teamsissa: OneNoten lisääminen/käyttö Microsoftissa
Mistä löydät tallennetun kokouksen tiedoston Microsoft Teamsista?
Kaikki Microsoft Teamsin tekemät toimet eivät ole yhtä yksinkertaisia kuin Zoom tai Google Meet.
Tiimit käyttävät kahta eri palvelua tallenteidensa tallentamiseen ja järjestämiseen - SharePointia käytetään Kanavissa aloitetuille tallennuksille ja OneDrivea yksityisissä chateissa suoritetuille tallennuksille.
Jos haluat tietää, missä voit katsella ja jakaa Teams-kokouksissa aloittamiasi tallenteita, voit katsoa postauksen alla olevasta linkistä.
Yhteenveto
Olemme yrittäneet selittää asioita, jotka sinun on tiedettävä tapaamisen tallentamisesta Microsoft Teamsissa.
Päätimme koota tämän artikkelin, koska uskomme, että siitä on apua suurimmalle osalle ihmisistä, jotka tietävät, kuinka tärkeää on tallentaa kokous, jotta siihen voidaan viitata tarvittaessa.
Jätä vastaus