آیا با ضبط یک جلسه در Microsoft Teams مشکل دارید؟ در اینجا راهنمای نحوه ضبط یک جلسه در تیم های مایکروسافت است.
در چند سال گذشته، کنفرانس از راه دور از یک مفهوم آینده نگر به یک واقعیت تغییر کرده است. مؤسسات آموزشی و کسبوکارها برای زنده ماندن از همهگیری به برنامههای کنفرانس ویدیویی مانند Microsoft Teams، Zoom و Google Meet متکی هستند.
پس از همه گیری، موسسات دانشگاهی و صاحبان مشاغل هنوز برای برگزاری جلسات مهم به برنامه های کنفرانس ویدیویی متکی هستند.
تیم های مایکروسافت ابزار قابل اعتمادی است که افراد جدا شده از راه دور را به هم متصل می کند. برنامه پیام رسانی دارای ویژگی هایی مانند تماس های ویدیویی، چت و ابزارهای دیگر مانند اشتراک گذاری فایل است.
اگر میخواهید کارایی جلسه را بهبود بخشید، تیمهای مایکروسافت میتوانند جلسه شما را ضبط کنند. این زمانی مفید است که بخواهید مطالبی را که در جلسه مطرح شد مرور کنید یا به کسانی که نمی توانند در جلسه شرکت کنند کمک کنید و به آنها اجازه دهید سریع موضوع بحث را درک کنند.
بیایید به شما کمک کنیم تا بفهمید ضبط یک جلسه در Teams چگونه کار می کند و چگونه شروع به استفاده از آن در یک جلسه کنید.
چه کسی می تواند یک جلسه را در تیم های مایکروسافت ضبط کند؟
اگر شرایط زیر را دارید، می توانید از جلسات ضبط شده در Microsoft Teams استفاده کنید:
شما یا سازمان دهنده جلسه هستید یا یکی از اعضای سازمان برگزار کننده جلسه. شرکتکنندگان خارجی از سازمانهای دیگر نمیتوانند جلسات را در Teams ضبط کنند.
شما هر یک از مجوزها را دارید - لیست شده در زیر:
Office 365 Enterprise E1، E3، E5، F3، A1، A3، A5، Business Premium، M365 Business یا Business Essentials.
این موارد مهم هستند زیرا کاربران رایگان نمی توانند جلسات را در تیم های مایکروسافت ضبط کنند.
گزینه ضبط این جلسه توسط سرپرست فناوری اطلاعات شما فعال شده است.
هنگامی که شرایط فوق را دارید، می توانید ضبط را در تیم های مایکروسافت شروع یا متوقف کنید.
چه کسی می تواند ببیند که ضبط در یک جلسه در تیم های مایکروسافت انجام می شود؟
هنگامی که شروع به ضبط یک جلسه در تیم های مایکروسافت می کنید، همه شرکت کنندگان جلسه اعلانی دریافت می کنند مبنی بر اینکه واکنش آنها در حال ضبط و رونویسی است.
شرکتکنندگان میتوانند این اعلان را در هر دستگاهی که استفاده میکنند، از جمله سرویس گیرنده دسکتاپ تیمهای مایکروسافت، برنامه تیمهای مایکروسافت در Android و iOS، و برنامه وب مایکروسافت تیمز، مشاهده کنند.
حتی شرکتکنندگانی که با شمارهگیری به جلسه ملحق شدهاند، میتوانند هنگام ضبط جلسه، اعلان را بشنوند.
قبل از شروع به ضبط و رونویسی مکالمه آنها، حتماً رضایت همه شرکت کنندگان در جلسه را جلب کنید. برخی از مکانها از شما میخواهند که قبل از ضبط جلسه، از نظر قانونی از همه اجازه بگیرید.
همچنین خواندن: نحوه استفاده از Google Meet در Google Classroom
مواردی که باید در نظر داشته باشید هنگام ضبط یک جلسه در تیم های مایکروسافت
نکاتی که باید قبل از شروع ضبط توجه داشته باشید
قبل از شروع ضبط جلسه ای که در آن شرکت می کنید، مهم است که موارد زیر را درک کنید:
- تمام جلساتی که ضبط می کنید به OneDrive و SharePoint سازمان شما ارسال می شود تا بتوانید آنها را به طور ایمن در سراسر سازمان خود به اشتراک بگذارید.
- سازمان دهنده یا شرکت کننده نمی تواند یک جلسه را چندین بار ضبط کند. یعنی دو نفر از یک جلسه نمی توانند جلسه را ضبط کنند. پس از اتمام ضبط، فایل ضبط شده برای استفاده برای همه شرکت کنندگان کنفرانس به ابر ارسال می شود.
- هنگامی که شروع به ضبط جلسه می کنید، اگر سرپرست فناوری اطلاعات سازمان شما اجازه دهد، رونویسی بلادرنگ نیز به صورت خودکار فعال می شود. می توانید رونویسی را در حین و بعد از جلسه مشاهده کنید.
- اگر عضو کانالی هستید که جلسه ضبط شده است، همیشه در چت جلسه یا مکالمه کانال قابل مشاهده است.
- به طور پیش فرض، همه شرکت کنندگان در جلسه می توانند مستقیماً به ضبط دسترسی داشته باشند.
- شرکت کنندگان و مهمانان خارجی نمی توانند به ضبط جلسه دسترسی داشته باشند مگر اینکه با آنها به اشتراک گذاشته شود.
- هنگامی که ضبط شروع می شود، اگر فردی که ضبط را شروع کرده است، جلسه ضبط را به پایان رسانده باشد یا همه افراد درگیر در جلسه را ترک کرده باشند، ضبط متوقف می شود.
- حتی اگر فردی که شروع به ضبط کرده است جلسه را ترک کرده باشد، ضبط جلسه ادامه خواهد داشت.
- ضبط می تواند تا 4 ساعت طول بکشد. این بدان معنی است که اگر در یک جلسه طولانی هستید، باید بحث را کامل کنید یا ظرف 4 ساعت یک ضبط جدید ایجاد کنید.
- وقتی ضبط را شروع می کنید و شخصی فراموش می کند جلسه را ترک کند، ضبط پس از 4 ساعت متوقف می شود.
- اگر شرکتکننده میزبان کنفرانس دارای خطمشی ضبط منطبق بر خاصی باشد، سیاست ضبط مطابق با خطمشی فرد تنظیم میشود، حتی اگر از سازمانهای مختلف باشد.
نحوه ضبط یک جلسه در تیم های مایکروسافت
نحوه شروع ضبط جلسه در تیم های مایکروسافت
پس از تأیید برآورده شدن شرایط فوق، میتوانید به راحتی ضبط جلسات را شروع کنید تیم های مایکروسافت.
برای این کار وارد جلسه ای شوید که در آن شرکت می کنید و سپس روی دکمه سه نقطه کنار سایر کنترل های جلسه در بالا کلیک کنید.
هنگامی که یک منوی کشویی می بینید، گزینه ای را انتخاب کنید که می گوید "شروع ضبط".
با این کار جلسه ضبط شما آغاز می شود و برای هر شرکت کننده دیگری در جلسه اعلان ارسال می شود
چگونه ضبط یک جلسه را متوقف کنیم
پس از شروع ضبط جلسه، می توانید جلسه را در هر زمانی در طول جلسه با کلیک بر روی نماد سه نقطه در بالای صفحه جلسه و سپس انتخاب گزینه «توقف ضبط» از منوی کشویی پایان دهید.
پس از توقف ضبط، فایل ضبط شده پردازش شده و به OneDrive سازمان شما و شیرپوینت برای مشاهده شما و سایر افراد در سازمان شما ارسال می شود.
پس از پردازش ضبط، برای مشاهده در دسترس خواهد بود، شخصی که ضبط را شروع کرده است از طریق ایمیل اعلان ضبط را دریافت می کند و همچنین ضبط در چت جلسه یا مکالمه کانالی که ضبط ضبط شده است قابل مشاهده خواهد بود.
برای درک بهتر نحوه کار این ویدیو را تماشا کنید.
همچنین خواندن: OneNote در تیم های مایکروسافت: نحوه افزودن/استفاده از OneNote در مایکروسافت
فایل جلسه ضبط شده در تیم های مایکروسافت را از کجا پیدا می کنید؟
همه کارهای Microsoft Teams به سادگی Zoom یا Google Meet نیست.
تیم ها از دو سرویس مختلف برای ذخیره و سازماندهی ضبط های خود استفاده می کنند - SharePoint برای ضبط های آغاز شده در کانال ها و OneDrive برای ضبط های تکمیل شده در چت های خصوصی استفاده می شود.
اگر میخواهید بدانید ضبطهایی را که در جلسات تیمها شروع کردهاید کجا ببینید و به اشتراک بگذارید، میتوانید پست را در پیوند زیر بررسی کنید.
مشاهده و اشتراک گذاری موارد ضبط شده
نتیجه
ما سعی کرده ایم نکاتی را که باید در مورد نحوه ضبط یک جلسه در تیم های مایکروسافت بدانید را توضیح دهیم.
ما تصمیم گرفتیم این مقاله را کنار هم بگذاریم، زیرا معتقدیم که برای اکثریت مردم کمک خواهد کرد که بدانند ضبط یک جلسه چقدر مهم است تا در صورت نیاز بتوان به آنها اشاره کرد.
پاسخ دهید